Để hạn chế tối đa các yếu tố chủ quan và các biểu hiện tiêu cực trong việc thẩm định xét duyệt cho vay, đảm bảo tính khách quan, kịp thời phát hiện các khách hàng kém hiệu quả, dự án kém khả thi. QTDTW chi nhánh Nam Định cần cải tiến và đổi mới quy trình xét duyệt thẩm định và cho vay, kiểm tra giám sát tình hình luân chuyển vốn vay.
Theo quy trình tín dụng, hồ sơ cho vay trước khi lãnh đạo ký duyệt cần phải được kiểm tra, xem xét toàn diện, chính xác và khách quan từ khâu lập hồ sơ, phân tích năng lực điều hành quản lí của chủ doanh nghiệp, tính khả thi của dự án, giá trị tài sản thế chấp, biện pháp thu hồi nợ. Do vậy, nếu để cho một cán bộ tín dụng đảm nhiệm tất cả các khâu như hiện nay thì không tránh khỏi những sai sót do kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ, yếu tố chủ quan vì năng lực của mỗi cán bộ tín dụng là khác nhau. Vì vậy phòng tín dụng nên chia ra làm 2 bộ phận như sau:
- Bộ phận thứ nhất : Có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng về điều kiện và thủ tục vay vốn, tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng, phân loại hồ sơ để xem xét, đánh giá. Bộ phận này chủ yếu làm việc tại chi nhánh, có nhiệm vụ phân tích, xem xét dự án vay vốn trên mọi phương diện . Phát hiện ra những thuận lợi, khó khăn để từ đó đề xuất ý kiến, biện pháp giải quyết đối với từng dự án vay vốn để lãnh đạo có phương án giải quyết thích hợp.
- Bộ phận thứ hai: Bộ phận thẩm định tín dụng hoạt động độc lập với bộ phận thứ nhất.Bộ phận này thường xuyên xuống tận cơ sở để theo dõi, kiểm tra tình
hình sử dụng vốn vay, tài sản thế chấp, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh khách hàng. Trong bộ phận này, chi nhánh nên lựa chọn những cán bộ chuyên môn hoặc am hiểu về một số lĩnh vực như: điện, máy móc, thiết bị để giúp cho công tác thẩm định giá được toàn diện, chính xác, nhanh chóng.
Hai bộ phận này cần có sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng để cùng đưa ra những nhận định chung nhất, tránh tình trạng trống đánh xuôi kèn thổi ngược sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng tín dụng.