Bước 1: Soạn thảo file khuơn dạng và trang trí như mọi văn bản bình thường
khác. Soạn thảo xong ta lưu văn bản này lại. Ví dụ : ta cĩ khuơn dạng :
Thiệp Mời
------
Nhân dịp lễ tân gia của gia đình chúng tơi. Trân trọng kính mời : … ………
Dến dự tiệc thân mật cùng gia đình chúng tơi vào lúc 19 giờ ngày 05 tháng 06 năm 2005.
Tại nhà hàng Yasaka Sài gịn - Nha Trang. Sự hiện diện của
…... sẽ là niềm vinh hạnh lớn cho gia đình chúng tơi. Trân trọng
Kính mời
Thiệp Mời
------
Nhân dịp lễ tân gia của gia đình chúng tơi. Trân trọng kính mời : … ………
Dến dự tiệc thân mật cùng gia đình chúng tơi vào lúc 19 giờ ngày 05 tháng 06 năm 2005.
Tại nhà hàng Yasaka Sài gịn - Nha Trang. Sự hiện diện của
…... sẽ là niềm vinh hạnh lớn cho gia đình chúng tơi. Trân trọng
Kính mời
Bước 2 : Tạo màn hình soạn thảo mới, soạn thảo tập tin dữ liệu, soạn thảo xong
ta lưu tập tin này lại và đĩng luơn cửa sổ soạn thảo. Ví dụ tập tin dữ liệu gồm các thơng tin sau :
XƯNG HƠ HỌ VÀ TÊN
ƠNG/ BÀ LÝ MINH CHỦ ƠNG/ BÀ NGUYỄN VÕ ĐAN
ANH LÊ SƯ HUYNH
CHỊ NGƠ TIỂU MUỘI
CHÚ TRẦN GIA TRANG
ANH/ CHỊ LÊ THIẾU LÂM
CƠ TRƯƠNG NGA MI
Bước 3: Vào lệnh Tools – Letters and Mailing
– Mail Meger thì xuất hiện cửa sổ :
Bước 4: Chọn Letters, bấm vào Next : Starting document thì xuất hiện hộp
+ Chọn Use the current document . + Chọn Next thì xuất hiện cửa sổ (H.2) + Chọn Use an existing list .
+ Chọn Browse : Mở tập tin chứa dữ liệu ( tạo ở bước 2).
Bước 5 : Vào Menu View – Tooolbar chọn thanh cơng cụ Mail Meger. Bước 6 : Điền dữ liệu vào tập tin khuơn dạng bằng cách :
+ Bấm chuột vào vùng chừa trống thứ nhất.
+ Trên thanh cơng cụ Mail Merge, bấm vào nút Insert Merge Field . + Chọn tên cột dữ liệu tương ứng.
Cứ tiếp tục như trên cho đến khi điền hết các vùng chừa trống trên tập tin khuơn dạng.
Bước 7 : Để tiến hành trộn in ta bấm vào 1 trong 2 nút sau đây :
+ Nếu muốn in kết quả ra máy in thì bấm vào nút Merge To Print.
+ Nếu muốn kết quả lưu sang tài liệu mới ta bấm vào nút Merge to new Document.