IV.1. Bấm nút View Merge Data trên thanh cơng cụ Mail Merge :
Trên thanh cơng cụ Mail Merge ta bấm vào nút View Merge Data thì ta thấy các dữ liệu đã được hiển thị trên tập tin khuơn dạng. Sau đĩ bấm tiếp vào các nút sau đây để dịch chuyển xem từng mẫu tin :
• Next Record () : Sang mẫu tin kế tiếp. • Previous Record (): Sang mẫu tin trước đĩ. • Firt Record (|): Về mẫu tin đầu tiên.
• Last Record (|) : Về mẫu tin cuối.
IV.2. Nút Start Mail Merge :
Cho phép chọn lựa các thơng số trước khi tạo ra tập tin kết quả. Khi bấm vào nút này thì xuất hiện cửa sổ :
• Tại mục Merge to :
+ Chọn New document thì kết quả được đưa sang 1 tài liệu mới. + Chọn Printer thì kết quả được đưa ra máy in.
+ All : Tất cả các mẫu tin
+ From…To… : Chỉ trộn các mẫu tin trong phạm vi đã quy định. • Tại mục When merging records :
+ Don’t print blank lines … : Khơng in các phiếu trống khi trong bảng dữ liệu cĩ dịng trống.
+ Print blank lines … : Sẽ in phiếu trống khi bảng dữ liệu cĩ dịng trống. Cuối cùng bấm vào Merge thi hành lệnh.
IV.4. Edit Data Source :
• Nút Add new : Thêm mẫu tin mới. • Nút Delete : Xố mẫu tin hiện hành.
• Nút Restore : Khơi phục dữ liệu vừa xố trong vùng tin. • Nút Fìnd… : Tìm kiếm mẫu tin.
• Nút View Source : Chuyển sang màn hình dạng bảng. Ví dụ ứng dụng :
1. Hãy soạn thảo phiếu điểm của học viên và lưu thành tập tin DIEM.DOC sau đây :
2. Hãy soạn thảo danh sách các học viên và lưu thành tập tin DS.DOC:
Trung Tâm Tin Học WA CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
: (058) – 885254 Độc Lập –Tự Do – Hạnh Phúc
: 232 Dã Tượng – Nha Trang
PHIẾU ĐIỂM
Họ Và Tên : ---
Ngày Sinh : --- Nơi Sinh : --- Điểm của các mơn học :
Điện Tốn Căn Bản (Dos-Win95) : Kỹ Thuật Soạn Thảo văn bản (Word) :
Tạo Lập Bảng Tính (Excel) : ---
TM. Ban Điều Hành Trung Tâm Ký Tên
Họ Và Tên Ngày Sinh Nới Sinh ĐTCB WORD EXCEL
Lưu Thủ Túc 01/01/1976 Hà Nội 8.00 8.50 7.00 Bất Phục Hồi 24/02/1977 Sài Gịn 5.00 6.00 7.50 Ngơ Sơn Hà 12/06/1975 Bến Tre 6.00 9.00 8.00 Huỳnh Đinh 11/10/1978 Sài Gịn 7.00 9.00 6.00 Đào Tẩu Tán 09/09/1975 Cà Mau 8.00 8.00 5.00 Lý Châu Sơn 12/12/1977 Hà Nội 9.00 9.00 9.00 Lê Minh Núi 04/06/1978 Cà Mau 5.00 5.00 5.00
Chu Nhã Liêm
09/10/1976 Sài Gịn 7.00 7.00 8.00
3. Dùng chức năng Mail Merge để liên kết hai tập tin trên để tạo ra các phiếu điểm.
Chương IX : IN ẤN VĂN BẢN I. HEADER AND FOOTER :
I.1. Khái niệm :
Trong văn bản nhiều trang, ta cần đầu mỗi trang dịng tiêu đề gọi là tiêu đề đầu trang (Header), nếu dịng tiêu đề này đặt ở cuối mỗi trang gọi là tiêu đề cuối trang (Footer).
Header : Thường dùng để đặt tên cuốn sách, chương sách, tên tác giả, … Footer : Thường dùng để đặt số thứ tự của trang in.
I.2. Các kiểu tiêu đề :
Kiểu thứ 1: Tất cả các trang cĩ cùng 1 tiêu đề.
Kiểu thứ 2 : Tiêu đề trang đầu tiên khác với tiêu đề của các trang cịn lại. Vào lệnh : File - Page Setup - Layout -Different First Page - OK
Kiểu thứ 3: Tiêu đề trang lẻ khác với tiêu đề trang chẵn
Vào lệnh : File - Page Setup - Layout -Different Odd and Even- OK
Kiểu thứ 4 : Kết hợp cả 3 kiểu trên nghĩa là tất cả các trang đều cĩ tiêu đề. Trong đĩ tiêu đề trang đầu tiên khác với tiêu đề các trang cịn lại, trong các trang cịn lại tiêu đề trang lẻ khác với tiêu đề trang chẵn. Chọn cả hai lệnh kiểu 2 và kiểu 3.
Vào lệnh View - Header and Footer thì xuất hiện cửa sổ :
Ngồi việc nhập văn bản vào tiêu đề, ta cịn được phép bấm vào các nút chức năng trên thanh cơng cụ Header and Footer để chèn thêm thơng tin vào tiêu đề.
Insert Page Number Chèn vào số thứ tự của trang in .
Insert Number of Page Chèn vào một số chỉ tổng số trang của tài liệu.
Format Page Number Định dạng lại số thứ tự trang in.
Insert Date Chèn ngày hệ thống vào tiêu đề.
Insert Time Chèn giờ hệ thống vào tiêu đề. Page Setup Vào màn hình Page Srtup.
Show/ Hide document text Bật /Tắt phần văn bản khi dặt tiêu đề.
Same as Previous Nếu chọn mục này thì tiêu đề của phân đoạn này sẽ giống tiêu đề của phân đoạn trước.
Show Next Xem tiêu đề kế tiếp nếu tài liệu cĩ nhiều tiêu đề. Show previous Xem tiêu đề trước nếu tài liệu cĩ nhiều tiêu đề. Switch between header
and footer
Chuyển đổi giữa tiêu đề đầu và tiêu đề cuối trang
Close Đĩng cửa sổ đặt tiêu đề. Trở về màn hình soạn thảo.