Cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản cấu thành nên chất lượng dịch vụ nói chung và dịch vụ tiệc cưới nói riêng. Đây chính là phần hữu hình dễ nhận thấy nhất của dịch vụ. Xét ở một góc độ nào đó thì cơ sở vật chất chính là bộ mặt của khách sạn, là yếu tố đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy khi đến với khách sạn. Vì thế nên yếu tố cơ sở vật chất ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng đầu tiên của khách hàng.
Thực trạng cơ sở vật chất ở bộ phận bàn tại Khách sạn Công Đoàn Việt Nam đã hoạt động khá lâu, một số thiết bị đã cũ, xuống cấp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Vì vậy khách sạn cần phải bổ sung, sửa chữa và thay mới trang thiết bị phục vụ để có thể nâng cao chất lượng dịch vụ tiệc cưới, cụ thể:
+ Khăn ăn, khăn phủ bàn, áo ghế…sau nhiều năm sử dụng đã bị cũ, có những vết ố, có những chiếc khăn phủ bàn đã bị rách nhưng khách sạn vẫn sử dụng. Điều này khiến cho khách hàng một phần nào cảm nhận chất lượng dịch vụ tại khách sạn chưa được đảm bảo. Chính vì vậy, khách sạn cần phải thay mới những đồ dùng đã cũ, hư hỏng để tạo nên sự đồng bộ và tạo nên tâm lý thoải mái khi tiêu dùng dịch vụ tiệc cưới tại khách sạn.
+ Những dụng cụ phục vụ ăn uống như bát, đĩa, thìa, khay bê thức ăn đã cũ và chưa đáp ứng đủ số lượng mỗi khi lượng khách đến đông, đặc biệt là xe đẩy thức ăn đã quá cũ, gây ra tiếng động khi vận chuyển thức ăn từ bếp ra phòng tiệc. Khách sạn cần đầu tư mua mới tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tác nghiệp trong quá trình làm việc.
+ Thường xuyên kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng tại bộ phận bàn, để đảm bảo chúng vẫn hoạt động bình thường tránh tình trạng hỏng hóc trong quá trình diễn ra buổi tiệc cưới, điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy không vui và họ cho rằng điều đó là không may mắn trong ngày trọng đại của họ.
+ Đối với khu vực nhà bếp khách sạn cần phải cần phải đặc biệt chú ý đến hệ thống thoát nước trong và ngoài khu vực bếp phải được sửa sang hoặc thay mới toàn bộ để hạn chế nước tràn trên sàn bếp ảnh hưởng đến việc đi lại của nhân viên. Hiện nay thì khu vực nhà bếp thường có rất nhiều nước rất trơn, việc di chuyển của nhân viên qua khu vực này rất nguy hiểm và khó khăn. Vì vậy cần trang bị thảm chống trơn ở khu vực đi lại giữa nhà hàng với bộ phận bếp để tạo ra sự an toàn cho nhân viên trong quá trình chuyển thức ăn cho khách, đẩy nhanh tốc độ phục vụ mang lại cảm giác hài lòng cho khách hàng và đảm bảo vệ sinh sạch sẽ cho khách sạn.
+ Khách sạn cần phải bảo dưỡng theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng để kiểm tra số lượng cũng như chất lượng của trang thiết bị dụng cụ để kịp thời phát hiện những trang thiết bị không đảm bảo, đem sửa chữa hoặc thay mới. Bên cạnh đó đội ngũ quản lý bộ phận tiệc cần xây dựng những quy định chung về sử dụng cũng như bảo quản trang thiết bị, dụng cụ và phải cụ thể hóa thành nội quy, phổ biến đến mọi nhân viên tại bộ phận có liên quan trong khách sạn. Hướng dẫn nhân viên sử dụng trang thiết bị theo hướng dẫn của nhà sản xuất và giám sát việc thực hiện của nhân viên, có chế độ kỷ luật nếu như nhân viên làm hư hỏng tài sản của khách sạn nhằm nâng cao ý thức bảo vệ tài sản trong khách sạn của nhân viên.
+ Cùng với việc bảo dưỡng, khách sạn cũng cần phải thực hiện nâng cấp, hiện đại hóa, cập nhật các trang thiết bị mới để không bị lạc hậu so với xu hướng phát triển của ngành. Các trang thiết bị chất lượng tốt được lắp đặt đồng đều không những gây ấn tượng và thu hút khách mà còn làm tăng chất lượng của chính sản phẩm dịch vụ mà khách hàng mong đợi.