Khi Công ty được Nhà nước giao hoặc trúng thầu một công trình xây dựng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch, đồng thời lập dự toán cho công trình. Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật tư theo định mức đã được xây dựng. Sau đó, bộ phận vật tư dựa trên hạn mức công trình làm giấy xin mua vật tư trình lên cho Giám đốc duyệt; nếu được Giám đốc chấp nhận thì sẽ cử người đi mua vật tư.
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là xây lắp cầu đường, các công trình xây lắp và duy tu mang quy mô khá lớn, khối lượng nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều, nếu mua nguyên vật liệu về nhập kho thì sẽ tiêu hao một khoản chi phí thuê kho bãi và chi phí vận chuyển từ kho ra chân công trình, vì vậy việc nhập thẳng xuất thẳng vật tư tức là mua vật tư về rồi đổ thẳng đến chân công trình là khá hợp lý.
Thường thì khi mua nguyên vật liệu, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật liệu. Trong hợp đồng này, các bên sẽ soạn thảo các điều khoản quy định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Chẳng hạn, bên cung cấp vật liệu phải đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách mẫu mã, các quy định về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật liệu thì phải đảm bảo thanh toán tiền đầy đủ, đúng hạn, đúng phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Hiện nay, ở Công ty có Ban kiểm nghiệm vật tư riêng vì vậy khi mua vật tư về thì được bộ phận này kiểm nghiệm. Nếu vật tư mua về nhập kho thì thủ kho cùng đại diện của phòng vật tư, kế toán kiểm tra trước khi nhập kho, nếu thấy đủ tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho, đối với vật tư có số lượng và giá trị lớn thì phải lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài không thông qua nhập kho mà đưa thẳng đến chân công trình thì thủ tục nhập kho được tiến hành như sau: khi nguyên vật liệu về đến chân công trình thì người lĩnh vật liệu sẽ kiểm nghiệm và ghi số lượng thực nhập vào hai liên phiếu nhập kho và một giấy giao nhận vật tư, cùng với người giao vật tư người nhận cũng sẽ ký vào các phiếu đó. Một phiếu nhập kho và một phiếu giao nhận vật tư được chuyển cho phòng vật tư, một phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ thanh toán cho người bán; sau đó, phiếu nhập kho được chuyển cho kế toán vật tư để theo dõi chi tiết trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Có thế xây dựng sơ đồ trình tự hình thành vật liệu nhập kho giữa các bộ phận của Công ty như sau: Khi Công ty có nhu cầu mua vật tư phục vụ cho mục đích xây dựng cơ bản, cả hai bên mua và bán sẽ cùng nhau ký kết bản hợp đồng cung cấp vật tư. Phòng vật tư (đại diện cho bên mua vật tư) đứng lên mua vật tư theo đúng hợp đồng đã ký với bên mua, hàng ngày vật tư được đổ đến chân công trình theo đúng các chỉ tiêu về chất lượng cũng như số lượng. Để theo dõi bên mua vật tư sẽ lập một quyển sổ theo dõi việc nhận vật tư và giao cho người nhận vật tư dưới đội chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi. Định kỳ, bắt đầu tổng hợp số vật tư nhận được, phòng vật tư làm phiếu nhập xuất kho, kí vào phiếu theo đúng khối lượng vật tư mua trên hoá đơn GTGT đưa hoá đơn, phiếu nhập xuất kho lên phòng Tài vụ.
2.3.2 Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cp thương mại và xây lắp 368
Tại Công ty cổ phần thương mại và xây lắp368 hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thường xuyên phản ánh quá trình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.