Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp, số liệu trên dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp được ghi trên 1 dòng, bao gồm cả phát sinh Có TK 331, Nợ các tài khoản có liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331, Có các tài khoản có liên quan.
Những nghiệp vụ kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên Có TK 111, 112 được phản ánh ở NKCT số 1 – Ghi có TK 111 - Tiền mặt và NKCT số 2 – Ghi có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng cộng sổ NKCT số 1 và số 2, lấy số tổng cộng ở cột ghi Có TK 111, 112 / Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152.
NKCT số 5 là sổ kế toán tổng hợp, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Căn cứ ghi sổ là: NKCT số 5 của tháng trước và sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán.
Sổ kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trước hết được phản ánh vào Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng loại vật liệu và theo từng đối tượng sử dụng nguyên vật liệu. Sau đó, căn cứ số liệu ở bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ cột giá thực tế ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 theo định khoản ghi Có TK 152, ghi Nợ các tài khoản có liên quan.
Cuối tháng, căn cứ số tổng cộng cột có TK 152 ở Nhật ký chứng từ số 7 để ghi vào sổ cái TK 152 dòng tổng số phát sinh Có.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Căn cứ vào Bảng kê số 3, sổ chi tiết của các xí nghiệp sản xuất, kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng. Bảng phân bổ nguyên vật liệu được mở theo dõi toàn bộ số vật liệu đã xuất dùng cho các công trình trong tháng ở Công ty.
Để quản lý được nguyên vật liệu xuất cho từng xí nghiệp thì trong từng quý, Công ty lập hạn mức vật tư cho mỗi xí nghiệp. Sau đó, khi bắt đầu thi công, Công ty tiến hành ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp. Vật liệu sẽ được cung ứng đến tận chân công trình. Cán bộ cung tiêu chuyển hợp đồng về phòng vật tư của Công ty. Đây là căn cứ để lập phiếu nhập kho, xuất kho; từ đó kế toán nguyên vật liệu ghi sổ nhập - xuất vật liệu và các sổ kế toán có liên quan.
Trong tháng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết cho từng xí nghiệp sản xuất trên cơ sở những chứng từ xuất kho vật liệu cho từng xí nghiệp sản xuất.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết (hai bên nợ các tài khoản và có các tài khoản cân bằng nhau).
SỔ CHI TIẾT SỐ 2 – TK 331 Đơn vị bán: Công ty thiết bị vật tư – BGT
Tháng 03/2010
Đơn vị tính: 1.000 đ
Chứng từ Thanh toán Diễn giải
TK
ĐƯ Phần nhập hàng Phần thanh toán
Số Ngày Số Ngày SL Giá TT VAT Tổng TK 111 TK 112 TK ≠
Dư đầu tháng 10.000
05 02/03 Mua nhựa đường 152.1 100000 12 1.200.00
0
120.000 1.320.00005 25/03 Thanh toán tiền 05 25/03 Thanh toán tiền
mua nhựa đường
1.320.000