II. Số phát sinh trong tháng
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ XÂY LẮP
3.2 Các đề xuất kiến nghị với vấn đề nghiên cứu:
Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty em xin có một số ý kiến đề xuất sau, mong rằng Công ty sẽ xem xét để
hoàn thiện và phát huy hơn nữa vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu trong Công ty.
Ý kiến 1: Hoàn thiện Thẻ kho ở Công ty
Thường thì Công ty mở Thẻ kho cho cả năm để theo dõi tình hình từng loại nguyên vật liệu. Tuy nhiên việc chỉ cộng vào cuối trang để chuyển sang trang sau chưa phản ánh kịp thời số tồn kho tại một thời điểm; vì vậy Công ty nên áp dụng phương pháp công luỹ kế ở cột tồn kho thì sẽ luôn luôn phản ánh được số lượng tồn trong kho. Khi đó, sẽ thuận lợi cho việc cung cấp cũng như mua vật liệu về kho, đảm bảo đầy đủ kịp thời vật tư cung cấp cho sản xuất.
Thẻ kho được mở như sau:
THẺ KHO
Số thẻ: 1 Tờ số 09 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường Singapore Mã số: 152.1 Đơn vị tính: kg
Ngày
tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Kiểm kê ngày 01/03 27.500
2/03 05 Ông Minh mua nhập kho 100.000 127.500
8/03 110 XN xây dựng số 5 3.210 124.290
14/03 115 XN xây dựng số 4 6.420 117.870
16/03 118 XN duy tu Đông Anh 6.420 111.450
18/03 125 XN duy tu Gia Lâm 11.770 99.680
22/03 130 XN duy tu Sóc Sơn 11.770 87.910
Cộng luỹ kế cuối tháng 87.910
Ý kiến 2: Hoàn thiện bảng phân bổ nguyên vật liệu
Vì hiện nay Công ty không áp dụng tính giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán vi vậy trên Bảng phân bổ số 2 nên bỏ hẳn cột Giá hạch toán. Cụ thể Bảng phân bổ sẽ như sau:
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị tính: 1.000 đ
STT Ghi Có các TK
TK 152: nguyên liệu, vật liệu
TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4
1 TK 621
XN duy tu Gia Lâm 174.085,2 4.600
XN duy tu Sóc Sơn 141.946,2 4.600
XN duy tu Đông Anh 77.425,2 2.550
XN xây dựng số 4
Đường Láng Trung 53.796,2 2.300
Đường An Dương 73.300
XN xây dựng số 5
Đường Cao Sơn 43.638,1 2.300
Đường vào Kiêu Kỵ 99.189,1
2 TK 627
XN duy tu Gia Lâm 105 925
XN duy tu Sóc Sơn 275,5 462,5
XN duy tu Đông Anh 350 925
XN xây dựng số 4
Đường Láng Trung 175 462,5
Đường An Dương 1.705,1
XN xây dựng số 5
Đường Cao Sơn 315 555 768
Đường vào Kiêu Kỵ 1.110
Cộng 663.380,4 1.220,5 22.495,1 768
Ý kiến 3: Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu
Hiện nay cũng như những đơn vị thuộc ngành xây dựng cơ bản khác, Công ty đang áp dụng định mức tiêu hao vật liệu đối với các công trình; tuy nhiên để quản lý tốt hơn nữa thì đối với nhựa đường - vật liệu duy nhất được dự trữ trong kho – Công ty nên xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật liệu phục vụ cho sản xuất hoặc dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn, không hiệu quả. Định mức dự trữ này sẽ liên tục được hoàn thiện để phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty trong từng thời kỳ.
Nguyên vật liệu công ty xuất dùng cho các công trình nhưng không sử dụng hết phải nhập lại kho, nếu không sẽ gây ra lãng phí nguyên vật liệu, tổn thất về chi phí của công ty. Phần nguyên vật liệu được nhập lại kho kế toán phải theo dõi trên tài khoản 152, cụ thể kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho Có TK 621 : Giá trị nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho
Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách xác chính xác từng loại vật liệu, Công ty nên sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu mà Công ty đang sử dụng. Sổ này phản ánh chi tiết đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách có hệ thống, giúp cho doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, rõ ràng. Theo sổ này, thì mỗi loại nguyên vật liệu có một mã riêng và sắp xếp có trật tự nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại một nhóm, một thứ nguyên vật liệu nào đó.
Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách: ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu trong mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ nhưng nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán.
Vật liệu chính: 152.1
- Nhóm nhựa đường 152.1-1
- Nhóm xi măng 152.1-2
- Nhóm đá 152.1-3
- Nhóm cát 152.1-4
- Tương tự gạch, cấu kiện bê tông là: 152.1-5 và 152.1-6
Vật liệu phụ: 152.2 - Nhóm sơn: 152.2-1 - Nhóm dầu phụ: 152.2-2 - Nhóm vật liệu phụ khác 152.2-3 Nhiên liệu: 152.3 - Nhóm xăng: 152.3-1 - Nhóm Diezel 1 52.3-2 - Nhóm củi 152.3-3 Phụ tùng thay thế: 152.4 - Phụ tùng cơ khí 152.4-1 - Phụ tùng điện 152.4-2 - Phụ tùng khác 152.4-3
Trên đây là cách lập mã vật tư theo từng nhóm vật liệu, ta phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách.
Việc xây dựng hệ thống sổ danh điểm và mã hoá vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu theo thứ tự các loại vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý, hạch toán vật liệu được thuận tiện, chính xác. Công việc này thực hiện tốt sẽ giảm bớt khối lượng công việc tính toán sau này, khi Công ty có sự phân cấp quản lý tài chính thì Sổ
danh điểm vật liệu vẫn phát huy tác dụng là thống nhất mã, ký hiệu vật liệu trong toàn Công ty.
Căn cứ vào nguyên vật liệu chính mà Công ty sử dụng, ta lập Bảng danh điểm vật liệu chính như bảng sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU CHÍNH – KÝ HIỆU 152.1 Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu Tên vật tư ĐV T
Đơn giá Ghi chú
152.1-1 Nhóm nhựa đường 152.1-1- 01 Kg QĐ 15 152.1-1- 02 Kg Giá thị trường 152.1-1- 03 Kg Giá thị trường 152.1-1- 04 Kg Giá thị trường …… 152.1-2 Nhóm xi măng 152.1-2- 01 Xi măng Hoàng Thạch tấn QĐ 15 152.1-2- 10 Xi măng Bỉm Sơn tấn QĐ 15 152.1-2- 20 Xi măng trắng Hải Phòng tấn QĐ 15 152.1-2- 30
Xi măng trắng Trung Quốc tấn QĐ 15 …….
152.1-3 Nhóm đá
152.1-3- 01
Nhóm đá xanh m3 Giá thị trường
152.1-3- 02 Đá 2 x 4 m3 Giá thị trường 152.1-3- 03 Đá 1 x 2 m3 Giá thị trường 152.1-3- 04 Đá 0,5 x 1 m3 Giá thị trường
152.1-3- 05
Đá dăm tiêu chuẩn m3 Giá thị trường
……. 152.1-4 Nhóm cát 152.1-4- 01 Cát đen đổ nền cự ly < 7 km QĐ 15 152.1-4- 02 Cát đen đổ nền cự ly < 10km QĐ 15 152.1-4- 03 Cát đen đổ nền cự ly < 13 km QĐ 15 152.1-4- 04 Cát đen đổ nền cự ly > 13 km QĐ 15 ……. 152.1-5 Nhóm gạch 152.1-5- 01
Gạch đỏ 7x10x20 viên Giá thị trường
152.1-5- 10
Gạch lát vỉa hè viên Giá thị trường
…….
152.1-6 Nhóm cấu kiện bê tông
152.1-6- 01
Vỉa đường 20x20 m2 Giá thị trường
152.1-6- 10
Nắp cống m2 Giá thị trường
…….
152.1-7 Nhóm vật liệu chính khác m3 Giá thị trường
152.1-7- 01
Đất cấp phối cự ly < 10 km m3 Giá thị trường 152.1-7-
10
Gỗ ván
Ý kiến 5: Trích lập dự phòng giám giá hàng tồn kho
Nguyên vật liệu tồn kho của công ty cuối tháng khá lớn nhưng công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động giảm thì công ty sẽ bị thiệt hại do giá mua số nguyên vật liệu tồn kho cao hơn giá hiện tại trên thị trường. Vì vậy kế toán cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và theo dõi trên tài khoản 159, cụ thể kế toán ghi:
Nợ TK 632: Số dự phòng trích lập Có TK 159: Số dự phòng trích lập
Hằng tháng, căn cứ vào giá cả nguyên vật liệu và số lượng nguyên vật liệu tồn kho, kế toán quyết định cho trích lập thêm dự phòng hoặc giảm dự phòng, cụ thể kế toán ghi:
* Trích lập thêm dự phòng: Nợ TK 632: Số dự phòng trích lập thêm Có TK 159: Số dự phòng trích lập thêm * Giảm dự phòng: Nợ TK 159: Số dự phòng giảm
Có TK 632: Số dự phòng giảm
Ý kiến 6: Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào công tác hạch toán vật liệu
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, tính chất hoạt động phức tạp thì việc thu nhận, xử lý thông tin kế toán ngày càng khó khăn và phức tạp. Bên cạnh đó, không chỉ có các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm, sử dụng thông tin kế toán mà còn có rất nhiều các đối tượng khác cũng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp. Do đó, kế toán của doanh nghiệp phải được tổ chức sao cho cung cấp đầy đủ thông tin cho các đối tượng khác đó. Việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin theo cách thủ công hoặc các phương tiện máy tính đơn giản trong kế toán sẽ không thể đáp ứng được yêu cầu phát triển của nền kinh tế, yêu cầu kiểm soát của mỗi đơn vị.
Để giải quyết triệt để và lâu dài vấn đề trên, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán là một yêu cầu tất yếu.
Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý Đây chính là công tác lập sổ danh điểm
Việc mã hoá này cho phép nhận diện và tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, giảm thời gian nhập số liệu.
Tổ chức chứng từ kế toán
Xây dựng được hệ thống danh mục chứng từ cài trong phần mềm kế toán, từ chứng từ gốc kế toán có thể vào máy. Chương trình phải được lập để tự động luân chuyển, xử lý các chứng từ đó và các sổ sách thích hợp (từ các phiếu xuất nhập kho vật liệu máy sẽ tự động vào Bảng kê nhập xuất tồn kho, các NKCT tự động chuyển vào Bảng kê số 3…), đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra.
Cung cấp thông tin
Cuối cùng, từ máy tính sẽ cho ra các báo cáo cũng như các sổ kế toán tổng hợp. Chương trình phải được lập sao cho kế toán viên dễ dàng lấy ra các báo cáo cần thiết nhằm cung cấp thông tin theo đúng yêu cầu của ngươi sử dụng.
Đây thực sự là một bước tiến lớn trong công tác quản lý, phản ánh trình độ phát triển của xã hội và sẽ là một xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp phải tuân theo. Công tác kế toán được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo độ chính xác cao, đỡ mất nhiều công sức trong việc ghi chép sổ sách mà vẫn đảm bảo việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho công tác quản lý.
KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu công tác hạch toán vật liệu phục vụ trực tiếp cho sản xuất ở Công ty cổ phần thương mại và xây lắp368 em thấy không chỉ riêng với Công ty mà đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung việc tổ chức hợp lý, khoa học, chính xác khâu hạch toán vật liệu là hết sức cần thiết, nó là tiền đề cho những khâu tiếp theo của quá trình sản xuất vì khoản chi phí về vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất (65 – 70 %). Thông qua công tác hạch toán vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư ngăn ngừa các hiện tượng tiêu hao, lãng phí, mất mát làm thiệt hại đến tài sản của doanh nghiệp đồng thời góp phần giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn.
Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty em thấy công tác hạch toán vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý vật tư của Công ty. Tổ chức công tác kế toán vật liệu tốt chính là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo Công ty nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất hiệu quả. Do đó, công tác hạch toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung phải không ngừng được hoàn thiện và nâng cao.
Những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tập đã giúp bản thân em củng cố thêm những kiến thức học được ở nhà trường và có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế. Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu tại Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368, do đó phần kiến nghị của báo cáo em đã mạnh dạn nêu ra một số đề xuất được rút ra từ thực trạng của Công ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo – Nguyễn Phú Giang và các cán bộ nhân viên trong phòng tài vụ của Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo chuyên đề này
Hà Nội, tháng 4 năm 2011 Sinh viên