c. Ngành nghề kinh doanh
3.3.3 Kiểm soát và đánh giá
Hiện nay công ty đang tiến hành công việc kiểm soát của mình dựa trên 3 loại hình kiểm soát đó là kiểm soát trước, trong và sau khi thực hiện
♦ Trước công việc: Để tập trung vào việc phòng ngừa có những sai lệch trong quá trình hoạt động của mình công ty đã thực hiện các công việc sau:
- Kiểm soát bằng hồ sơ và tài liệu: Công ty xây dựng và áp dụng quy trình dạng văn bản nhằm quy định một cách thống nhất từ việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt in ấn, ban hành sửa đổi… cho tới khâu lưu giữ bảo quản hồ sơ, tài liệu của công ty. Các văn bản này sẽ được in sao cho các bộ phận liên quan để tiện cho việc tra cứu, đánh giá và phổ biến cho nhân viên thi hành. Các văn bản ban hành như: quy trình nghiệp vụ giao nhận, quy chế công ty, sổ tay chất lượng…
- Kiểm soát nhân viên: Công ty kiểm soát nhân viên ở giai đoạn đầu thông qua việc đưa ra các chỉ tiêu tuyển dụng như trình độ, đạo đức… Sử dụng phỏng vấn trực tiếp để tuyển dụng
- Kiểm soat cơ sở vật chất kỹ thuật: Đối với nhà xưởng, kho bãi công ty kiểm soát thông qua các tiêu chí đánh giá nhà thầu xây dựng, các điều khoản ràng buộc trong hợp đồng… Đối với các phương tiện vận chuyển công ty chủ trương kiểm soát tải trọng, độ an toàn của các phương tiện này thông qua các hồ sơ pháp lý của từng phương tiện
- Kiểm soát dịch vụ: Công ty kiểm soát dịch vụ của mình cung cấp thông qua các ý kiến phản hồi của khách hàng về tình trạng hàng hóa, thời gian giao nhận…sau mỗi lần kết thúc hợp đồng để từ đó rút ra kinh nghiệm cho những lần thực hiện hợp đồng tiếp theo
- Kiểm soát tài chính: Thông qua việc tính toán một cách chi tiết các công việc công ty đưa ra một bản dự toán tài chính cho các năm và dựa vào đó để thực hiện phân bổ ngân sách
♦ Trong công việc: Trong quá trình thực hiện hoạt động công ty kiểm soát chủ yếu thông qua những giám sát viên ( ban giám đốc, trưởng phòng, trưởng nhóm…) trực tiếp chỉ đạo với những người dưới quyền. Cuối mỗi tuần các phòng ban sẽ họp và đánh giá tình hình hoạt động của mình và rút kinh nghiệm để điều chỉnh. Đối với những nhân viên thực hiện không đúng công việc gây tổn thất cho công ty ban lãnh đạo sẽ nhắc nhở, xử lý trực tiếp hoặc thông qua các văn bản.
♦ Sau công việc: Đối với phương pháp kiểm tra này công ty thực hiện các công việc như sử dụng báo cáo tài chính, bảng thống kê các phàn nàn khiếu nại của khách hàng, gặp gỡ trao đổi trực tiếp với khách hàng thông qua các cuộc họp khách hàng… để đánh giá tình hình hoạt động của công ty. Sau đó, công ty sẽ tiến hành các cuộc họp nội bộ để phân tích và đề ra các phương pháp khắc phục.