- Yờu cầu về hỡnh thức thể chất
3.2.1.1.2. Giải quyết thủ tục cho khỏch một cỏch nhanh chúng:
Hiện nay khi khỏch dến Nhà khỏch thỡ việc làm thủ tục dăng ký và thanh toỏn là những cụng đoạn chiếm nhiều thời gian. Điều này khụng những gõy khú chịu cho khỏch mà cũn ảnh hưởng đến khụng gian khu vực đún tiếp khi khỏch đến theo đoàn. Do vậy lễ tõn nờn làm thủ tục cho khỏch một cỏch nhanh chúng hơn. Muốn vậy cỏc hồ sơ của khỏch phải cú ự chuẩn bị trước cụ thể như sau :
* Thủ tục đăng ký phũng :
Nhõn viờn lễ tõn nờn chuẩn bị trước hồ sơ đăn ký của khỏch một ngày trước khi khỏch đến. Hồ sơ gồm cỏc tài liệu sau
- Phiếu khẳng định đặt phũng
- Phiếu đăng ký khỏch sạn
- Phiếu khai bỏo tạm trỳ
- Phong bỡ đựng phiếu ăn sỏng, phiếu đồ uống
Hồ sơ sau khi đó kiểm tra xong được xếp vào ngăn tủ, nờn xếp hồ sơ theo vần tờn khỏch để dễ tỡm khi khỏch đến
Trờn hồ sơ nờn cú ký hiệu riờng đối vơi từng loại khỏch để chỳ ý trong phục vụ và đún tiếp. Nhõn viờn lễ tõn nờn cú 2 quyển sổ một mầu xanh chuyờn dựng để ghi cỏc khỏch quốc phũng khụng thu tiền và một quyển mầu đỏ ghi cỏc đối tượng khỏch cũn lại cú thu tiền. Như vậy trong việc thanh toỏn tiền cho khỏch sẽ tiến hành nhanh chúng hơn và lễ tõn khụng bị nhầm lẫn tài liệu.
* Thủ tục thanh toỏn cho khỏch :
Thụng thuờng khi cú thụng tin khỏch trả buồng thỡ lễ tõn sẽ chuẩn bị hồ sơ thanh toỏn. Thời gian trả buồng chậm nhất là 14 giờ nờn việc thanh toỏn cho khỏch thường rơi vào ca 1.
Để thuận tiện hơn cho việc thanh toỏn lễ tõn nờn chuẩn bị dầy đủ hồ sơ trong đú cú cỏc húa đơn, sau đú phụ tụ một bản gửi lờn phũng trước cho khỏch. Như vậy khỏch cú thể xem trước, khi làm thủ tục thanh toỏn sẽ nhanh hơn rất nhiều. Điều này sẽ giảm bớt thời gian chờ đợi của khỏch tại quầy lễ tõn, đặc biệt là khi cú nhiều khỏch thanh toỏn một lỳc.
Để thuận tiện cho khỏch, Nhà Khỏch Hải Quõn cần cú dịch vụ trả phũng nhanh giỳp khỏch thanh toỏn và trả phũng mà khụng mất thời gian chờ đợi ở quầy lễ tõn lõu.
Hỡnh thức trả phũng nhanh được ỏp dụng với những khỏch thanh toỏn bằng thẻ tớn dụng. Vào buổi sỏng sớm của ngày trả phũng, nhõn viờn lễ tõn chuyển một bản photocopy húa đơn thanh toỏn tổng hợp của khỏch đến phũng. Khỏch sạn cú cỏc phiếu trả phũng nhanh ở trong phũng của khỏch hoặc ở quầy lễ tõn. Trước khi khỏch rời khỏi khỏch sạn họ sẽ điền tờn, số phũng và ký vào phiếu trả phũng nhanh. Khỏch đưa lại phiếu cho lễ tõn và rời khỏi khỏch sạn mà khụng phải làm thủ tục thanh toỏn với nhõn viờn thu ngõn. Sau đú nhõn viờn thu ngõn sẽ ghi tổng số tiền mà khỏch tiờu dựng vào liờn của thẻ tớn dung đó được cà khi khỏch đăng ký khỏch sạn. Chữ ký của khỏch trờn liờn của thẻ (khi khỏch đăng ký) hoặc trờn phiếu trả phũng nhanh được ngõn hàng chấp nhận và thanh
toỏn lại cho khỏch sạn. Khỏch sạn sau đú gửi húa đơn thanh toỏn theo địa chỉ của khỏch
*Giải phỏp quản lý nhõn viờn trong việc giải quyết phàn nàn của khỏch:
Trong một số trường hợp nhõn viờn lễ tõn vẫn phõn biệt đối xử với từng loại khỏch và vẫn cũn tồn tại việc lễ tõn khụng nhiệt tỡnh chớnh vỡ vậy bộ phận lễ tõn nờn chuẩn bị một hũm thư gúp ý được bố trớ ngay ở quầy lễ tõn cú ghi số điện thoại của trưởng bộ phận .
Ngoài ra mỗi nhõn viờn lễ tõn sẽ trang bị một biển tờn đeo ở trước ngực. Điều này sẽ dễ thuận tiện cho việc theo dừi của trưởng bộ phận đối với mỗi nhõn viờn của mỡnh. Với mỗi trường hợp khỏch cú kiến nghị hoặc phàn nàn mà khụng được giải quyết khỏch cú thể gọi điện lờn gặp thẳng trưởng bộ phận để được trực tiếp giải quyết hoặc trong một số trường hợp nhõn viờn cú thỏi độ khụng phải với khỏch khỏch cú thể nhớ tờn nhõn viờn ấy rồi ghi nờn ý kiến của mỡnh bỏ vào hũm thư gúp ý chỡa khoỏ trưởng bộ phận giữ. Đến cuối mỗi thỏng hũm thư này sẽ được mang ra tổng kết những nhõn viờn bị phờ bỡnh sẽ bị khiển trỏch và trừ vào tiền thưởng.
Bằng phương phỏp này trưởng bộ phận sẽ quản lý nhõn viờn được tốt hơn và nhõn viờn cũng cú được thỏi độ làm việc nghiờm tỳc hơn. Đặc biệt sẽ khụng cú trường hợp những phàn nàn của khỏch khụng được giải quyết, đồng thời gúp phần tạo nờn tõm lý thoải mỏi và khỏch cảm thấy mỡnh được tụn trọng khi những thắc mắc của mỡnh được quan tõm và thực hiện.