- WAREHOUSE
B. Đối với hàng FCL
Bước 1: Nhận Pre-Alert từ bên đầu OL Origin (thường là trước một ngày khi tàu cập cảng)
OL origin gửi Pre-Alert bao gồm các chứng từ: 1 MB/L, 1 HB/L, form pre-alert (tên khách hàng, cảng đến, cảng đi, thời gian đến, thời gian đi…)
OL dest tiến hành kiểm tra thông tin xem hàng hóa đi theo kiểu B/L nào: - Surrendered (non-negotiable)
- Telex-release (điện giao hàng)
- Express B/L (phải kèm theo chữ kí của người đại diện cho carrier) Kiểm tra các thông tin khác xem đã đúng với thông báo chưa.
Kiểm tra chứng từ: kiểm tra số cont, số chì.. trên MB/L và HB/L xem có giống nhau không
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival Notice - NOA ) mà mình đi qua
Kiểm tra trên thông báo hàng đến ngày tàu vào và cảng tàu vào
Bước 3: Làm thông báo hàng đến gửi cho khách hàng (Arrival Notice - NOA)
Sau khi nhận NOA của hãng tàu, OL dest sẽ lập một NOA khác dựa trên thông tin trên NOA nhận được từ hãng tàu và gửi cho khách hàng để họ chuẩn bị đến nhận hàng (thông thường đối với hàng container là trước một ngày tàu đến).
Lưu ý, trường hợp hàng chuyển tải, trên HB/L và MB/L sẽ có số cont khác nhau. Lúc này, trên NOA phải ghi đồng thời cả hai số cont trên MB/L và HB/L.
Bước 4: Khách hàng đến công ty của mình lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - DO)
Tùy vào từng trường hợp và loại vận đơn trong bộ chứng từ hàng hóa mà cách thức nhận hàng và các chứng từ, thủ tục liên quan sẽ khác nhau. Khi đến lấy DO tại OL, khách hàng cần mang theo những giấy tờ sau:
Trường hợp 1: Khách hàng trực tiếp:
• Trường hợp đã có điện giao hàng ( TLX HB/L, SURRENDERED, SEA WAY
BILL…)
- Thông báo hàng đến ( có hoặc không)
• Trường hợp chưa có điện giao hàng, sử dụng BILL gốc ( ORIGINAL BILL OF LADING)
- Giấy giới thiệu của công ty ( bắt buộc )
- Thông báo hàng đến ( có hoặc không)
- BILL Gốc ( ORIGINAL BILL)
Một số trường hợp OB/L phải có ký hậu của ngân hàng
Trường hợp 2: Khách hàng được ủy quyền
Ngoài những giấy tờ trên phải mang theo giấy ủy quyền của công ty ủy quyền
Bước 5: Theo dõi tiến trình lô hàng, đồng thời lập Local Invoice để nhân viên kế toán viết hóa đơn thu phí dịch vụ từ khách hàng
Sau khi đã cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết như ở trên, khách hàng trả phí như trong local invoice và oversea invoice (nếu có).
Bước 6: Sau khi khách hàng đã thanh toán phí, công ty sẽ giao trả lệnh cho khách hàng Chứng từ phát cho khách hàng bao gồm: - 1 HB/L - 1 MB/L - 2 lệnh bên mình - 2 lệnh của hãng tàu ( lệnh gốc),
Khách hàng lấy lệnh xong lên hãng tàu cược vỏ, làm thủ tục hải quan rồi kéo cont về kho khai thác.
Nhận xét: Nhìn vào hai quy trình trên ta thấy, hi9eenj nay công ty mới chỉ tham gia một phần vào chuỗi cung ứng logistics. Đó là tổ chức khai thác kho bãi và tổ chúc vạn chuyển container từ CY đến CY. Quy trình nghiệp vụ mà công ty đang áp dụng là một quy trình khá phức tạp, mất thời gian của khách hàng.
2.3.2.2 Đánh giá về cơ sở vật chất kĩ thuật a. Hệ thống kho bãi a. Hệ thống kho bãi
Tại Hải Phòng
Tổng diện tích kho bãi khoảng trên 90.000 m2 bao gồm 3 bãi chính:
- Bãi Đông Hải 1: 45.000m2 trong đó : 35.000 m2 kho ngoại quan và 10.000 m2
CFS
- Bãi Đông Hải 2: 21.000m2 - Bãi Đoạn xá : 15.000m2
Các dịch vụ kho bãi gồm:
- Cho thuê kho Ngọai quan và CFS
- Phân loại hàng hóa
- Đóng và rút hàng
Trong đó: Kho ngọai quan và CFS Hải Phòng có địa chỉ: 242 Chùa Vẽ, Đông Hải 1, Hải An, Hải Phòng. Tel: 031 741517 Fax: 031 766231 Diện tích: 45000 m2 Xe nâng : 3 Chiếc Palet: 3000 chiếc Nhân lực : 21 Người
Tại Hải Dương:
Kho ngoại quan hải Dương ở địa chỉ: KM 48, Quốc lộ 5,
Hải Dương
Xe nâng: 16 chiếc Các dịc vụ bao gồm:
- Kho ngoại quan – kho hàng chung
- Phân lại và đóng gói hàng hóa
- Các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng nếu có.
Đánh giá về chất lượng kho bãi
-Tình trạng kho bãi tốt, sạch sẽ , đặc biệt là hệ thống kho ngoại quan và CFS đáp ứng dược tiêu chuẩn chất lượng cao.
-Tuy nhiên diện tích kho bãi như trên vẫn còn là quy mô nhỏ so với tiềm năng phát triển của công ty
▪ Kho CFS Hải Phòng
- Trong tháng 4 đã bắt đầu áp dụng khai báo Hải quan bằng phần mềm mới, trong thời gian đầu có nhiều khó khăn do ách tách tại Cơ quan hải quan khi đăng ký tờ khai gây thời gian kéo dài.
- Đã xảy ra hiện tượng dồn ứ hàng cục bộ nên đã phải sử dụng thêm vỏ container để chứa hàng & đã gây phát sinh một số chi phí bồi dưỡng Hải quan & lưu container
- Hiện nay xe nâng đã rất cũ, thường xuyên bị hỏng & rỏ dầu nặng khi khai thác nên phát sinh nhiều phí vệ sinh container.
- Sản lượng kho CFS tháng 04/2014 đạt 3.220 FRT, doanh thu 427.808.256 đồng và lợi nhuận 163.668.233 đồng tương ứng tăng 36% , 29% & 33% so với tháng 03/2014.
▪ Kho Bonded Hải Phòng
- Từ tháng 3 kho bắt đầu tìm hiểu thủ tục hải quan & lập phương án mở rộng kho bãi ngoại quan thành 5.000 m2 theo quy định của Cơ quan Hải quan.
- Làm việc với INTERSERCO để hợp tác kinh doanh hàng qua kho ngoại quan để xuất sang nước thứ 3.
- Sản lượng kho ngoại quan tháng 04/2014 đạt 2.417 FRT, doanh thu 273.645.389 đồng và lợi nhuận 91.974.008 đồng tương ứng bằng 106%, 56% & 42% so với tháng 03/2014. Nguyên nhân do tháng 4 chủ yếu xuất kho hàng của tháng 3 & cuối tháng 4 có nhập 1 lượng hàng lớn Sumitomo về bãi ngoại quan.
▪ Kho Bonded Hải Dương
- Kho số 2 có diện tích 5.600 m2 đã được Sabic kiểm tra & sẵn sàng để sử dụng nhưng với lượng hàng như hiện tại vẫn chưa cần sử dụng đến kho này.
- Sản lượng/ Doanh thu/Lợi nhuận của kho Hải Dương trong tháng 04 đạt 5.826 MT/ 918.472.507 đồng/ 121.892.190 đồng bằng tương ứng 74%, 76% và 84% so với tháng 03/2014.