Tại Âu Lạc, để đảm bảo mục tiêu cụ thể đối với kiểm toán chu trình HTK, các bước công việc được tiến hành đã được KTV xây dựng theo một quy trình chung. Theo đó các bước thực hiện như sau:
3.1 Xác định hàng tồn kho cuối kỳ
Chứng kiến vào cuộc kiểm kê thực tế tại thời điểm khoá sổ kế toán (nếu giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong BCTC và nếu thời điểm được chỉ định làm kiểm toán trước thời điểm khoá sổ).
Kiểm tra xem khách hàng có tuân thủ các quy định về kiểm kê hàng tồn kho hay không
Trong khi xem xét việc kiểm kê của khách hàng, chú ý tập trung vào những khoản mục có giá trị lớn
Thông qua việc phỏng vấn và quan sát, ghi lại trên giấy làm việc các khoản mục hàng tồn kho đã quá hạn, hư hỏng, chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc hàng thừa.
Đảm bảo rằng các khoản mục bị loại ra khỏi danh mục hàng tồn kho (hàng giữ hộ người khác…) đã được loại ra trong quá trình kiểm kê, được cộng và ghi sổ một cách chính xác, mô tả đặc điểm và lý do khiến chúng bị loại ra.
Thực hiện xác nhận đối với các mặt hàng do người khác hoặc khách hàng giữ, gửi thư xác nhận bên gửi hàng hoặc giữ hàng về số lượng chất lượng. Kết luận về độ tin cậy của kết quả kiểm kê.
Trường hợp không tham gia kiểm kê tại thời điểm kết thúc niên độ :
Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đã thực hiện (báo cáo kiểm kê, cách thức kiểm kê, các chỉ dẫn đối với nhân viên thực hiện ...).
Phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê mà họ đã thực hiện để đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiểm kê đã nhận được.
Thực hiện kiểm kê mẫu một số khoản mục quan trọng tại thời điểm kiểm toán (nếu có thể).
Thu thập danh mục hàng tồn kho tại thời điểm khoá sổ (sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, bảng kê nhập xuất tồn và Biên bản kiểm kê) và thực hiện các công việc đối chiếu số dư của các mặt hàng có giá trị lớn trên sổ kế toán chi tiết, đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, BCTC, báo cáo XNT và số liệu kiểm kê.
Kiểm tra các phát hiện trong kiểm kê đã được khách hàng xử lý hay chưa và có hợp lý hay không ? Trong trường hợp chưa được xử lý thì cần phải xử lý như thế nào?
Thu thập và xem xét các tài liệu liên quan để có được bằng chứng hàng tồn kho được đem ra thế chấp, hoặc hàng tồn kho không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (Phục vụ thuyết minh Báo cáo tài chính).
Đối với công ty ABC: Do kiểm toán viên không thể tham gia kiểm kê tại thời điểm kết thúc niên độ nên KTV tiến hành thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đẫ thực hiện : báo cáo kiểm kê, cách thức kiểm kê, các chỉ dẫn đối với nhân viên thực hiện .
Phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê mà họ đã thực hiện để đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiểm kê đã nhận được.
Kiểm toán viên tiến hành kiểm kê mẫu Thép tại kho CL
Kiểm kê chọn mẫu
KTV chứng kiến kiểm kê Tên khách hàng Trang Tham
chiếu
Kho Nhà Tầng Bộ phận Phòng ban
Ngày Thời gian
Từ đến
Mức độ hoàn thành, mô tả, điều kiện, … Số phiếu kiểm kê Tên hàng tồn kho Đơn vị Số lượng 1 2
Thu thập danh mục hàng tồn kho tại thời điểm khoá sổ (sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, bảng kê nhập xuất tồn và Biên bản kiểm kê) và thực hiện các công việc đối chiếu số dư của các mặt hàng có giá trị lớn trên sổ kế toán chi tiết, đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, BCTC, báo cáo XNT và số liệu kiểm kê.
3.2Kiểm tra hàng tồn kho nhập kho
Đối với nhập mua ngoài nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá tiến hành kiểm tra chọn mẫu nghiệp vụ nhập kho để đảm bảo rằng qui định nội bộ của khách hàng về quản lý và mua sắm hàng tồn kho được thực hiện trên thực tế. Các phiếu nhập có đầy đủ nội dung qui định và chữ ký của những người có liên quan. Đồng thời kiểm tra tính phù hợp với chứng từ gốc đi kèm (hóa đơn mua hàng, lệnh xuất kho của người bán...). Lưu ý kiểm tra kết hợp với chu trình mua hàng và thanh toán.
Đối với việc nhập kho thành phẩm từ sản xuất: Dựa trên kết quả tính giá thành của sản phẩm (TK 154) và số lượng sản xuất để xác định giá trị thành phẩm nhập kho.
3.3 Kiểm tra hàng tồn kho xuất kho
Chọn mẫu một số nghiệp vụ trên sổ kế toán (sổ chi tiết) đối chiếu với phiếu xuất kho để kiểm tra việc ghi sổ, hạch toán có phù hợp và đúng đắn không đồng thời đối chiếu với phiếu yêu cầu sử dụng vật tư và các báo cáo sử dụng vật tư của bộ phận SX (nếu có) hay lệnh bán hàng từ bộ phận bán hàng (Phần này có thể được thực hiện tại khâu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ).
Kiểm tra phương pháp tính giá hàng tồn kho có được áp dụng đúng trên thực tế hay không, nhất quán trong năm và năm trước hay không ? Trường hợp áp dụng không nhất quán trong năm và năm trước cần chỉ ra ảnh hưởng của sự thay đổi này và lý do của sự thay đổi.
Đánh giá tính hợp lý của phương pháp tính giá hàng tồn kho bằng cách so sánh đơn giá ghi sổ bình quân cuối kỳ với đơn giá nhập hàng tồn kho tại những lần cuối trong năm. Đây là kỹ thuật rất quan trọng nhằm phát hiện việc tính giá xuất của HTK có được thực hiện đúng đắn không. Thông thường các đơn giá này có sự chênh lệch sẽ tạo ra nghi ngờ về khả năng tính giá không đúng đắn của khách hàng.
3.4 Kiểm tra chia cắt niên độ:
Chọn một số nghiệp vụ nhập, xuất kho trước và sau ngày khóa sổ kế toán để kiểm tra việc chia cắt niên độ. Việc kiểm tra này là một phần hỗ trợ đắc lực cho chu trình bán hàng và thu tiền.
Kiểm tra phiếu nhập kho đầu năm sau đối với hàng mua đang đi đường để đảm bảo rằng giá trị và số lượng ghi sổ cuối năm là hợp lý
Thu thập phiếu xuất, biên bản giao nhận, thỏa thuận hoặc hợp đồng đại lý có liên quan đến hàng gửi bán tại thời điểm cuối năm. Kiểm tra việc quyết toán các lô hàng này trong đầu năm tiếp theo để đảm bảo rằng việc ghi nhận hàng gửi đi bán là hợp lý.
Với công ty ABC: Trong năm công ty ABC không phát sinh nghiệp vụ hàng
mua đang đi đường. Với khoản hàng gửi đi bán, như phần kiểm tra chi tiết số dư nghiệp vụ 157: hàng mua đang đi đường, ta thấy trong kỳ nhà máy đã xuất bán hàng cho một số đối tượng bên ngoài, đã có nghiệm thu số lượng cọc xuất bán nhưng không ghi nhận các khoản trên mà đang theo dõi trên Tk 157. Đầu năm sau nhà máy mới ghi nhận khoản doanh thu này.
KTV chọn mẫu những hoá đơn cuối cùng của niên độ và những hoá đơn đầu niên độ sau liên quan đến việc nhập xuất hàng để kiểm tra đối chiếu với sổ chi tiết nhằm đảm bảo là đơn vị hạch toán đúng niên độ.
Tên khách hàng: Công ty ABC
Niên độ kế toán: 31/12/2008 Tham chiếu: C
Khoản mục: Người thưc hiện: Mr A
Bước công việc: Kiểm tra chia cắt niên độ Ngày thực hiện: 03/03/2009
Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền
3.5 Kiểm tra dự phòng giảm giá HTK:
Nhằm đảm bảo sự đánh giá đúng đắn về dự phòng giảm giá HTK cuối niên độ, KTV tiến hành:
-Thu thập bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Kiểm tra mức độ hợp lý của việc lập dự phòng