Trong công đoạn này, KTV thu thập thông tin về chính sách kế toán áp dụng: phương pháp kế toán hàng tồn kho (như kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ) và phương pháp xác định giá hàng tồn kho (như giá đích danh, LIFO, FIFO, giá bình quân) được áp dụng tại đơn vị để phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính.
Thu thập quy trình sản xuất, quy chế nội bộ về nhập, xuất hàng tồn kho của đơn vị và mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho của đơn vị từ chức năng mua hàng, nhận hàng, xuất vật tư sản xuất, xử lý hàng thừa thiếu, lưu kho thành phẩm và xuất bán sản phẩm. Lưu ý các điểm yếu để đề xuất với đơn vị hướng khắc phục. Trả lời các câu hỏi về hệ thống kiểm soát NB đính kèm sẽ giúp 1 phần cho kiểm toán viên trong quá trình tìm hiểu HT KSNB.
Nhà máy áp dụng chế độ kế toán VN ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các hướng dẫn sửa đổi bổ sung và các chuẩn mực kế toán việt nam đã được ban hành.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc là ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ
Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính Phương pháp kế toán Hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được tính theo giá gốc + Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên
+ Phương pháp tính giá: theo phương pháp bình quân gia quyền Một số thông tin cơ sở về HTK tại công ty:
Nguyên vật liệu: Phản ánh trên TK 152 bao gồm: bịt đầu cọc, bản má cọc, cát, đá, dầu nhớt thải, gas, mũ cọc, bịt mũi,phụ gia, que hàn, than cám, thép, vữa, xi măng
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: Phản ánh trên TK 154: cọc bêtông, đóng cọc bêtông
Thành phẩm phản ánh trên TK 155 bao gồm: cọc bêtông, ống cống li tâm, cống hộp,cống va rung, cục tải, đai cống, đế cống, gạch bêtông, đế ga, nắp ga, đế cống, nắp đậy tạm, tấm đan, dải phân cách
Hàng gửi đi bán phản ánh trên TK 157 Phân tích sơ bộ bảng cân đối kế toán:
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, các KTV tiến hành phân tích một số chỉ tiêu trên BCTC của khách hàng trong đó chủ yếu trên BCKQKD và Bảng CĐKT nhằm phát hiện những biến động của các chu trình năm nay so với các năm trước. Thông qua thủ tục phân tích đó, KTV có thể xây dựng những thủ tục cần thiết để tìm ra những sai sót, gian lận có thể có. Các thủ tục phân tích sơ bộ thường được sử dụng là: so sánh số dư HTK trên Bảng CĐKT năm nay so với năm trước (chi tiêt cho từng loại HTK), so sánh tỷ trọng HTK trong tổng Tài sản lưu động năm nay so với năm trước, so sánh giá vốn hàng bán trên BCKQKD gắn với so sánh doanh thu thuần năm nay với năm trước...
Đánh giá môi trường kiểm soát và sự ảnh hưởng lên chiến lược kiểm toán: công ty ABC sử dụng phần mềm kế toán để lập BCTC và các sổ sách kế toán, chứng từ nhìn chung là hợp lý nên KTV đánh giá môi trường kiểm soát là hiện hữu, rủi ro thấp.
Tuy nhiên qua xem xét quy trình nhập xuất kho và tính giá thành sản phẩm sản xuất tại nhà máy, KTV nhận thấy Nhà máy ghi nhận lượng NVL xuất kho theo quyết toán vật tư xuất kho cuối tháng do phòng kế hoạch vật tư lập,
bảng quyết toán vật tư này lại được lập dựa trên cơ sở định mức NVL chiếm trong sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Việc làm này không phản ánh được thực tế lượng NVL xuất vào sản xuất hàng ngày cũng như không xác định được mức tiết kiệm hay lãng phí vật tư trong quá trình sản xuất.
Đánh giá chung: Công ty có hệ thống KSNB tương đối tốt.. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát:
Các thử nghiệm kiểm soát này sẽ được thực hiện khác nhau tuỳ vào đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp và được thực hiện từ khâu xuất vật tư vào sản xuất, sản xuất sản phẩm, nhập kho sản phẩm hoàn thành và xuất bán thành phẩm (các thử nghiệm về mua hàng, nhập kho được thực hiện tại quy trình mua hàng và thanh toán).
Thu thập các phiếu yêu cầu sản xuất sản phẩm từ bộ phận lập yêu cầu sản xuất (bộ phận kế hoạch, kinh doanh hoặc bán hàng). Chọn ra một số sản và kiểm tra từ đầu đến cuối quá trình sản xuất, nhập kho và xuất bán sản phẩm đó:
Phiếu yêu cầu sản xuất có được gửi đến bộ phận sản xuất không? Bộ phận kỹ thuật có căn cứ vào phiếu yêu cầu sản xuất để xác định
số lượng vật tư phải xuất dùng vào sản xuất không? Có lập phiếu yêu cầu xuất vật tư vào sản xuất không và có được phê duyệt không?
Đối chiếu các phiếu yêu cầu xuất vật tư trên tại bộ phận kho của đơn vị làm căn cứ xuất kho sản phẩm?
Việc tiếp nhận vật tư xuất kho có đầy đủ chữ ký trên phiếu xuất và biên bản giao nhận vật tư không?
Thu thập báo cáo sản xuất để xác định số lượng sản xuất ra từ lượng vật tư này có phù hợp với phiếu yêu cầu sản xuất không? Chú thích các trường hợp thừa, thiếu và cách thức xử lý.
Sản phẩm hoàn thành có được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho không? Nếu không đảm bảo chất lượng thì xử lý như thế nào? Thành phẩm nhập kho có được các bên ký tá đầy đủ trên phiếu
nhập, biên bản giao nhận không?
Thành phẩm xuất bán có được dựa trên các lệnh bán hàng hay các đơn đặt hàng cụ thể hay không, phiếu xuất kho có được các bên ký nhận đầy đủ không?
Các nghiệp vụ nhập xuất nêu trên có được thủ kho mở thẻ kho theo dõi cụ thể hay không?
Rà soát cách thức hạch toán các nghiệp vụ trên trên phòng kế toán và đối chiếu với các chứng từ gốc lưu lại đây (phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán hàng…).
Định kỳ có đối chiếu giữa kế toán hàng tồn kho và thủ kho không?
Tại công ty ABC:
KTV tiến hành kiểm tra các chứng từ gốc như phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu yêu cầu sử dụng vật tư... Qua đó thấy rằng, các chứng từ này được đánh số liên tục, qua trình sử dụng có đầy đủ chữ ký phê duyệt, có dấu hiệu kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng (đóng dấu phê duyệt). Chứng từ kế toán được lưu trừ một cách khoa học và chắc chắn, phù hợp với chế độ lưu trữ chứng từ. Các chứng từ kế toán được đính kèm với các chứng từ gốc, do đó giúp dễ dàng trong việc tra cứu, kiểm tra.