II. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT KHẨU MẶT HÀNG LẠC CỦA CÔNG TY VILEXIM TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY.
1.Khắi quát quy trình xuất khẩu lạc.
Để có được một hợp đồng xuất khẩu lạc, để việc thực hiện hợp đồng này phù hợp với những quy định của giao dịch ngoại thương và để một khối lượng lạc lớn qua được biên giới quốc gia không gặp trở ngại về thủ tục về điều kiện chứng từ… các đơn vị kinh doanh phải tiến hành đầy đủ các giao dịch buôn bán. Đối với Công ty VILEXIM, để kết thúc thành công một thương vụ xuất khẩu lạc, công ty đã vạch ra một quy trình xuất khẩu rất rõ ràng, cụ thể bao gồm các bước:
Bước 1: Quảng cáo giới thiệu sản phẩm trên thị trường, chào hàng theo mẫu với các đơn vị liên doanh nước ngoài, đồng thời lập phương án kinh doanh.
Sau giai đoạn nghiên cứu tiếp cận thị trường, để chuẩn bị giao dịch xuất nhập khẩu, Công ty tiến hành tiếp xúc với khách hàng bằng biện pháp quảng cáo.
Công ty thực hiện hoạt động Marketing sản phẩm lạc của mình thông qua các cơ quan thương vụ qua các mối quen biết, qua văn phòng đại diện của Bộ Thương mại tại các nước. Việc quảng cáo giúp Công ty tiếp cận gần hơn các thị trường, giúp cho tên tuổi của Công ty tới gần khách hàng hơn. Công ty cũng trực tiếp đưa các bảng chào hàng tới các đơn vị kinh doanh, chào hàng
được luật pháp coi như là lời đề nghị ký hợp đồng, chào hàng sẽ thể hiện rõ ý
định bán hàng lạc nhân của Công ty trong chào hàng. Công ty đã đưa ra các
điều khoản rất rõ ràng về loại lạc nhân, chất lượng của lạc nhân, số lượng lạc nhân xuất, tổng giá trị lô hàng, đơn giá từng loại lạc điều kiện thanh toán, phương thức giao nhận hàng.
Đối với bạn hàng là khách quen cũ trong chào hàng, Công ty chỉ đưa ra nội dung cần thiết cho đợt giao dịch mới như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số
lượng, giá cả, thời gian giao hàng, còn các điều khoản khác thường được sự
Bước 2: Cùng các đơn vị bạn hàng thoả thuận, đàm phán các điều kiện
đưa ra cho phù hợp với lợi ích cả hai bên, lập phương án giá xuất khẩu chính xác.
Khi người nhận được chào hàng mà không chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng sẽ hoàn giá, đưa ra những đề nghị mới, hai bên sẽ tiến hành trao đổi, thương lượng để đưa ra các điều kiện có lợi nhất đối với cả hai bên. Khi mọi
điều khoản được thoả thuận, Công ty sẽ lập phương án giá xuất khẩu chi tiết gửi lên ban lãnh đạo và phòng tài vụ xét duyệt, trong phương án giá ghi rõ tên hàng, thị trường nhập, số lượng hàng xuất, trị giá USD , giá mua vào, số tiền dành cho các loại phí… Nếu phương án được ban hành được lãnh đạo xét duyệt sẽ tiến hành ký hợp đồng nội và hợp đồng ngoại.
Bước 3: Việc ký hợp đồng nội và hợp đồng ngoại diễn ra theo đúng quy
định của luật trong nước và luật quốc tế. Nó được lập thành văn bản, ghi rõ nội dung mua bán các điều khoản giao dịch đã được thoả thuận và có chữ ký, con dấu của hai bên. Công ty sử dụng văn bản hợp đồng ký kết làm cơ sở thống kê, theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng.
Bước 4: Khi bên mua mở L/C qua ngân hàng, bên xuất khẩu kiểm tra lại các điều khoản của L/C, nếu thấy không phù hợp thì yêu cầu điều chỉnh L/C theo sự thoả thuận giữa hai bên. Nếu mọi thoả thuận được hai bên nhất trí Công ty sẽ tiến hành thu mua lạc.
Bước 5: Trong quá trình thu mua lạc xác định số lượng, kiểm định và kiểm tra 1 lần nhằm đảm bảo hàng đủ số lượng, chất lượng xuất nhập khẩu.
Khi bên mua mở L/C, Công ty bắt đầu thu mua lạc, xin giấy phép xuất khẩu lạc, thuê tàu, làm thủ tục hải quan…Trước khi giao hàng Công ty thực hiện kiểm dịch, kiểm nghiệm ở hai cấp: cấp cơ sở và ở các cửa khẩu. Việc kiểm tra cơ sở có vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất trong hai lần kiểm tra. Kiểm tra ở cửa khẩu chỉ có tác dụng thẩm tra lại kết quảở cơ sở và để
nhân viên hải quan, nhân viên của Vinacontrol, của cơ quan giám định kiểm dịch, các đại diện cùng nhau kiểm tra chủng loại hàng, số lượng, chất lượng… trong giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá phải có đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm tra .
Bước 6: Làm tốt các thủ tục để hàng qua được cửa khẩu như : Làm tờ
khai hải quan, nộp thuế…
Thuê tàu, đóng thuế, mở tờ khai hải quan là những công việc cuối cùng
để hàng có thể xuất cảng. Việc thuê tàu chở lạc thường dựa trên ba căn cứ: những điều khoản ghi trong hợp đồng, đặc điểm của chất lượng lạc và điều kiện vận tải. Việc thuê tàu đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về
tình hình thị trường tàu biển và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Công ty VILEXIM thường uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải như Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), Công ty Đại lý tàu biển (VOSA),…
Để hàng qua được biên giới quốc gia, Công ty phải làm tốt các thủ tục hải quan. Yêu cầu của tờ khai hải quan là trung thực, rõ ràng, chính xác thể
hiện được các nội dung: tên hàng, số lượng tên phương tiện vận tải.. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói,...
Bước 7: Đưa hàng đến cảng, bốc lên tàu.
Mọi thủ tục hoàn tất nhưng để hàng được bốc lên tàu Công ty phải thực hiện các công việc sau:
- Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu lập bảng đăng ký chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải, hoặc thuyền trưởng, hoặc Công ty đại lý tàu biển) đểđổi lấy sơ đồ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng nắm vững ngày giờ xếp hàng. - Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
- Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển thể hiện hàng đã được bốc xong đang đưa sang thị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 8: Thanh lý hoàn toàn hợp đồng.
Khi bạn hàng đã nhận đủ hàng, mọi điều khoản của hợp đồng được thực hiện, bạn hàng đã trả đủ tiền, ta đã giao đủ hàng, thương vụ xuất khẩu lạc kết thúc, hai bên làm biên bản thanh lý hợp đồng, kết thúc quy trình xuất khẩu.
Những lưu ý khi xuất khẩu lạc:
Trên thị trường thế giới một số khá lớn các điều kiện đã được hình thành từ thực tiễn của việc giao dịch, trao đổi mua bán sản phẩm , trong đó nêu rõ nghĩa vụ của người bán và người mua về các mặt hàng như chịu trách nhiệm giao nhận đúng phẩm chất, số lượng… những điều kiện này đã trở thành điều kiện giao dịch được quốc tế chấp nhận. Nó được coi như tập quán thương mại quốc tế phải nhất thiết tuân theo.
* Điều kiện phẩm chất.
Phẩm chất là điều khoản nói lên phẩm chất của hàng hoá mua bán, nghĩa là nói lên tính năng lý hoá, quy cách , kích thước .. của hàng hoá đó.
Để xác định phẩm chất hàng hoá , người ta thường dựa vào phân cấp tiêu chuẩn , dựa vào hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào các chỉ tiêu quen dùng.
Đối với mặt hàng lạc, để xác định chất lượng của nó thường các bên dựa vào sự mô tả hàng hoá kết hợp với tính trọng dụng của lạc. Theo phương pháp này , trên hợp đồng người ta nêu rõ đặc điểm về màu sắc, hình dáng, kích thước, trọng lượng tự nhiên của lạc, tỷ trọng tạp chất trong lạc.
Trên thị trường, lạc dùng để buôn bán quốc tế phải đặt các tiêu chuẩn như vỏ mầu tự nhiên, không nhăn nheo, không bong tróc, hạt mẩy, đều, không lép, không dập nát, tạp chất tối đa không quá 1%, độ ẩm dưới 9%,. độc tố
Aflatoxin càng thấp càng tốt. Về trọng lượng thì lạc càng có trọng lượng lớn càng được ưa chuộng, thông thường các loại lạc được ưa chuộng nhất có trọng lượng từ 80 – 180 hạt/ 100 g, lạc của Mỹ có trọng lượng cao nhất đạt 150h/100g, lạc Việt Nam thua lạc các nước về tỷ lệ hạt / 100 g vì lạc Việt Nam
có độ ẩm và tỷ lệ nấm Aflatoxin cao. Vì vậy muốn nâng cao được giá thì phải chú ý nâng cao chất lượng lạc.
* Điều kiện bao bì:
Lạc xuất khẩu thường được vận chuyển bằng đường biển nên đòi hỏi bao bì có độ bền khá cao phù hợp với loại vận tải này. Bao bì dùng để đựng lạc thường là bao bì tải đay, có thể đựng 50kg / bao. Sau đó các bao đựng lạc
được đóng vào Contaner . Bao đựng lạc yêu cầu phải mới, không rách, không thủng, thường do bên bán cung cấp, giá bao bì được tính vào giá trị cả lô hàng.
* Điều kiện giao hàng.
Về điều kiện này có nhiều nội dung như thời gian, địa điểm , phương thức giao hàng…
Trên thị trường thế giới, người ta áp dụng nhiều điều kiện giao hàng khác nhau nhưng đối với Việt Nam , thông thường khoảng 20 ngày sau khi bên mua mở L/C sẽ tiến hành giao hàng.Việc giao hàng có thể là một lần nếu số
lượng ít hoặc giao hàng từng đợt nếu số lượng lạc lớn, không thể tập hợp đủ
ngay được .
* Điều kiện thanh toán.
Trong việc thanh toán tiền hàng, các bên thường phải xác định các vấn
đề về đồng tiền thanh toán , thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và các điều kiện bảo đảm hối đoái . Đối với việc xuất khẩu lạc Việt Nam , các đơn vị kinh doanh xuất khẩu nói chung và Công ty Vilexim nói riêng do chưa có quan hệ
lâu dài bền vững với thương nhân nước ngoài nên thường phải áp dụng phương thức mở L/ C để đảm bảo giao hàng cho người mua và thanh toán cho người bán. Đây là phương thức phức tạp nên đòi hỏi phải chú ý khi lập L/ C và chấp nhận L/C . Theo tập quán quốc tế, các thương nhân mua lạc Việt Nam sẽ
mở L/C khoảng 15 – 20 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng ( Nếu khách hàng ở Châu Á) và khoảng 20 – 25 ngày trước thời hạn giao hàng ( Nếu khách hàng ở Châu Âu).
Ngoài các điều kiện trên có rất nhiều điều kiện liên quan đến quá trình xuất khẩu lạc như điều kiện khiếu nại , trọng tài, miễn trách, vận tải … mà trong giao dịch buôn bán quốc tế phải rất chú ý.
Việc chú ý các điều kiện trên sẽ đem lại nhiều thuận lợi cho quá trình xuất khẩu lạc. Nó sẽ giúp chúng ta có thêm hiểu biết về tập quán, về những quy định trong buôn bán lạc để từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả
xuất khẩu lạc.