3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp.
2.1.5.Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty
2.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Nhận thức được tầm quan trọng của cụng tỏc kế toỏn và xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được sắp xếp tương đối gọn nhẹ, hợp lý theo mụ hỡnh tập trung với một phũng tài chớnh kế toỏn trung tõm được trang bị mỏy vi tớnh. Cỏc cỏn bộ phũng tài chớnh kế toỏn của cụng ty đều cú tinh thần trỏch nhiệm cao trong cụng việc, chuyờn mụn vững vàng, nhiệt tỡnh và năng động.
Với mụ hỡnh tổ chức kế toỏn trờn, toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được tập trung tại phũng kế toỏn, từ khõu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo kế toỏn, phõn tớch kiểm tra kế toỏn… Cũn ở cỏc Xớ nghiệp khụng tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cụng tỏc hạch toỏn ban đầu, kiểm tra chứng từ, thu thập và ghi chộp vào sổ sỏch. Cuối thỏng,
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 64
chuyển chứng từ cựng cỏc bỏo cỏo về phũng tài chớnh kế toỏn của cụng ty để xử lý và tiến hành cụng việc kế toỏn. Về mặt nhõn sự, cỏc nhõn viờn đú chịu sự quản lý của Giỏm đốc, phũng tài chớnh kế toỏn của cụng ty chịu trỏch nhiệm hướng dẫn kiểm tra đội ngũ nhõn viờn này về mặt chuyờn mụn nghiệp vụ, tạo điều kiện cho họ nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn.
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty bao gồm:
- Trƣởng phũng tài chớnh kế toỏn (Kế toỏn trƣởng): Là người phụ trỏch chung cụng việc của phũng tài chớnh kế toỏn; chịu trỏch nhiệm hướng dẫn chị đạo, kiểm tra cụng việc của cỏc nhõn viờn kế toỏn. Hàng thỏng cú nhiệm vụ lập cỏc bỏo cỏo quyết toỏn đồng thời chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc, Nhà nước về thụng tin do mỡnh cung cấp.
- Phú phũng tài chớnh kế toỏn: tổng hợp, kiểm tra kế toỏn, lập bảng cõn đối số phỏt sinh, bỏo cỏo kết quả sản xuất kinh doanh cuối thỏng, quý, năm.
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
- Kế toỏn tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành: Cú nhiệm vụ tập hợp cỏc chi phớ cú liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm để tớnh giỏ thành sản phẩm.
Trưởng phũng KT tổng hợp, tập hợp chi phớ tớnh gtsp Phú phũng KT vật tư + quỹ KT tiờu thụ KT TSCĐ, thống kờ,tổng hợp theo dừi trợ cấp BHXH Nhõn viờn thống kờ nhà mỏy KT Thanh toỏn
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 65 - Kế toỏn vật tƣ + quỹ: Cú nhiệm vụ theo dừi, hạch toỏn chi tiết và tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, cập nhật thu, chi tiền mặt hàng ngày.
- Kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ thanh toỏn lương, bảo hiểm, thanh toỏn với người mua và thanh toỏn với người bỏn, theo dừi cỏc khoản phải thu, phải trả; tỡnh hỡnh thanh toỏn tạm ứng, sự tăng giảm tiền vay, tiền gửi, trả nợ vay Ngõn hàng.
- Kế toỏn TSCĐ, thống kờ, tổng hợp theo dừi trợ cấp BHXH: theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng giảm của tài sản cố định, trớch khấu hao hàng thỏng, lập bỏo cỏo thống kờ định kỳ, quyết toỏn trợ cấp BHXH.
- Kế toỏn tiờu thụ: làm cụng tỏc viết hoỏ đơn bỏn hàng và theo dừi doanh thu kho thành phẩm.
- Nhõn viờn thống kờ nhà mỏy: theo dừi ghi chộp mọi hoạt động của nhà mỏy về lao động, số lượng sản phẩm sản xuất, tỡnh hỡnh tiờu hao vật tư, lập bỏo cỏo thụng tin kinh tế hàng ngày về phũng tài chớnh kế toỏn cụng ty. Cuối thỏng thực hiện khối lượng sản phẩm dở dang, tổng hợp cỏc số liệu để quyết toỏn chi phớ nhận khoỏn, thu nhập để tớnh lương cho cụng nhõn viờn nhà mỏy.
Tuy cú sự phõn chia giữa cỏc phần hành kế toỏn, nhưng giữa cỏc bộ phận này luụn cú sự kết hợp với nhau. Việc hạch toỏn trung thực, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và kết quả ở khõu này sẽ là nguyờn nhõn, tiền đề cho khõu tiếp theo, đảm bảo cho toàn bộ hệ thống kế toỏn hoạt động cú hiệu quả.
2.1.5.2. Cỏc chớnh sỏch kế toỏn chung
Chế độ kế toỏn ỏp dụng hiện nay tại cụng ty:
+ Niờn độ kế toỏn : bắt đầu từ ngày 01/01 kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp hạch toỏn: VNĐ theo nguyờn tắc hạch toỏn giỏ gốc.
+ Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng: Nhật ký chung
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 66
+ Phương phỏp tớnh giỏ nguyờn vật liệu, sản phẩm hàng húa: Theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cuối kỳ.
+ Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho : phương phỏp kờ khai thường xuyờn.Trị giỏ hàng tồn kho được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cố định.
+ Sản phẩm dở dang cuối kỳ được xỏc định theo sản lượng hoàn thành tương đương và tỷ lệ thu bỡnh quõn theo khoỏn.
+ Phương phỏp kế toỏn tài sản cố định: Đỏnh giỏ theo nguyờn giỏ và khấu hao lũy kế nguyờn giỏ tài sản cố định gồm giỏ mua ghi trờn húa đơn và cỏc chi phớ liờn quan.
* Hỡnh thức kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn đang ỏp dụng tại cụng ty cổ phần Viglacera Đụng Triều là hỡnh thức Nhật ký chung. Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn để hạch toỏn kế toỏn. Phần mềm mà Cụng ty ỏp dụng là Fast Accounting2005của Cụng ty phần mềm tài chớnh kế toỏn Fast, cho phộp lựa chọn giao diện bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh tựy theo yờu cầu của người sử dụng.
Fast Accounting 2005 cú tớnh bảo mật cao do cú mật khẩu cho từng người dựng và cho phộp phõn quyền cho người sử dụng đến từng chức năng của chương trỡnh. Phần mềm này tổ chức cỏc phõn hệ nghiệp vụ sau:
- Phõn hệ kế toỏn tổng hợp
- Phõn hệ kế toỏn tiền mặt và tiền ngõn hàng - Phõn hệ bỏn hàng và cụng nợ phải thu - Phõn hệ mua hàng và cụng nợ phải trả - Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phõn hệ kế toỏn chi phớ và giỏ thành - Phõn hệ quản lý TSCĐ
- Phõn hệ bỏo cỏo thuế - Phõn hệ bỏo cỏo tài chớnh
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 67
Số liệu được cập nhật ở cỏc phõn hệ được lưu ở phõn hệ của mỡnh, ngoài ra cũn chuyển cỏc thụng tin cần thiết sang cỏc phõn hệ khỏc và chuyển sang phõn hệ kế toỏn tổng hợp để lờn cỏc sổ sỏch kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị chi phớ và giỏ thành. Đõy là phần mềm hiện nay đang được rất nhiều cụng ty sử dụng, với phần mềm này giỳp cho cụng ty khai thỏc được cỏc thụng tin kế toỏn và quản trị kinh doanh hiệu quả cao. Ngoài ra, cụng ty cũn sử dụng chương trỡnh Microsoft Word và Microsoft Excel.
Vớ dụ: Giao diện chức năng phần mềm Fast
Đối với phần mềm Fast Accounting, cỏc chứng từ kế toỏn đều được xử lý, phõn loại và định khoản kế toỏn tuỳ theo từng chứng từ trong cỏc phõn hệ nghiệp vụ. Kế toỏn chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào cho mỏy thật đầy đủ và chớnh xỏc, cũn thụng tin đầu ra như: sổ nhật ký chung, sổ cỏi, cỏc sổ chi tiết, cỏc bỏo cỏo kế toỏn đều do mỏy tự xử lý, luõn chuyển, tớnh toỏn và đưa ra cỏc biểu bảng khi cần in.
Quy trỡnh xử lý số liệu trong Fast Accounting 2005 được mụ tả thụng qua sơ đồ sau:
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 68
Sơ đồ 2.4: Quy trỡnh kế toỏn mỏy
Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý và cụng tỏc hạch toỏn, kế toỏn cần phải khai bỏo cỏc đối tượng thụng tin được quản lý trong Fast Accounting ở cỏc danh mục như: Danh mục tài khoản, tiểu khoản, Danh mục khỏch hàng, Danh mục kho, Danh mục vật tư, Danh mục phõn nhúm vật tư, Danh mục tiền tệ... Chẳng hạn, khi khai bỏo Gạch rỗng 2 lỗ mó GR60-2T ta làm cỏc bước như sau: Từ màn hỡnh
Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinhsinh Sổ sỏch kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh Lập chứng từ Chứng từ kế toỏn Nhập cỏc chứng từ vào phõn hệ nghiệp vụ Cỏc tệp nhật ký Chuyển sang sổ cỏi Tệp sổ cỏi Lờn bỏo cỏo
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 69
Windows chọn biểu tượng Fast, kớch đỳp chuột trỏi vào biểu tượng, mỏy chuyển động vào màn hỡnh nhập mật khẩu chương trỡnh, ta gừ mật khẩu vào và bấm Enter
thỡ mỏy sẽ chuyển tới giao diện chớnh của phần mềm kế toỏn. Từ giao diện chớnh này ta chọn “Kế toỏn hàng tồn kho” sau đú chọn “Danh mục từ điển” đến “Danh mục vật tư hàng húa” nhấn F4 hiện ra bảng “thờm vật tư “ rồi sau đú gừ Enter
2.1.5.3. Hệ thống chứng từ kế toỏn của cụng ty
- Nhúm chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, kiểm kờ quỹ…
- Nhúm chứng từ TSCĐ: Biờn bản giao nhận TSCĐ, biờn bản thanh lý TSCĐ…
- Nhúm chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập xuất biờn bản giao nhận, bảng kờ, biờn bản kiểm kờ kho…
- Nhúm chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm cụng, bảng tớnh lương…
- Nhúm chứng từ về bỏn hàng: HĐ GTGT, húa đơn bỏn lẻ…
2.2. Thực trạng tổ chức kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm tại cụng ty tại cụng ty
2.2.1. Đặc điểm và yờu cầu quản lý tại cụng ty
Để cỏc đối tượng kế toỏn liờn quan đến cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm thỡ doanh nghiệp phải tiến hành mó húa cỏc đối tượng kế toỏn liờn quan đến cụng tỏc tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm.
Cỏc đối tượng kế toỏn của Cụng ty cổ phần Viglacera Đụng Triều được mó húa theo phương phỏp mó số gợi nhớ kết hợp với mó số liờn tiếp, tức là ta sử dụng cỏc chữ cỏi đầu tiờn của tờn sản phẩm mang tớnh chất gợi nhớ đến sản phẩm, sau đú dựng mó liờn tiếp để phõn biệt cho cỏc đối tượng. Tựy thuộc vào từng đối tượng mà sử dụng cỏch mó húa phự hợp.
Cụ thể:
- Về mó húa về sản phẩm của Cụng ty: Cụng ty sử dụng phương phỏp gợi nhớ để mó húa cho cỏc loại sản phẩm của Cụng ty:
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 70
Gạch rỗng 2 lỗ: GR60-2T Gạch rỗng 4 lỗ: GR60-4T Gạch rỗng 6 lỗ: GR150-6T
- Về mó húa nguyờn vật liệu: Cụng ty mó húa vật liệu bằng cỏch kết hợp chữ cỏi đầu tiờn và đỏnh số liờn tiếp cho từng loại.
Vớ dụ: Nguyờn vật liệu chớnh đất: Đ0001 Nguyờn vật liệu phụ than: T0002 Nhiờn liệu dầu diezeen: Đi0003 Nhiờn liệu dầu bụi trơn: DB004 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tất cả cỏc đối tượng của Cụng ty đều được mó húa để thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm và quản lý đối tượng. Khi kế toỏn muốn xem cỏc danh mục được mó húa trong Cụng ty thỡ cú thể chọn phớm F5 hoặc chọn xõu lọc để chỉ ra tờn một đối tượng hoặc chỉ cần gừ mó nến biết được mó quản lý của cỏc đối tượng.
2.2.2. Tổ chức đối tƣợng tập hợp chi phớ sản xuất
Đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất là phạm vi, giới hạn mà chi phớ cần được tập hợp. Mặc dự đặc điểm quy trỡnh sản xuất gồm nhiều giai đoạn kế tiếp nhau nhưng vỡ quy mụ doanh nghiệp khụng lớn, số lượng nghiệp vụ ớt nờn cụng ty coi quy trỡnh sản xuất là một quy trỡnh liờn tục, khộp kớn. Do đú, đối tượng tập hợp chi phớ là toàn bộ quy trỡnh sản xuất, đối tượng chịu chi phớ là từng loại gạch. Chi phớ sản xuất được tập hợp theo toàn bộ quy trỡnh sản xuất, sau đú phõn bổ chi phớ cho từng loại gạch theo tiờu thức phõn bổ phự hợp. Từ đú tớnh giỏ thành sản phẩm cho từng loại gạch.
Cỏc loại sản phẩm gạch của nhà mỏy gồm:
- Gạch 2 lỗ
- Gạch 3 lỗ
- Gạch 4 lỗ
- Gạch 6 lỗ
- Gạch đặc
Gạch 2 lỗ được lấy làm chuẩn để tớnh giỏ thành cỏc loại gạch cũn lại. Tất cả cỏc sản phẩm gạch 4 lỗ, 6 lỗ, gạch đặc và sản phẩm gạch mộc khi nhập kho đều
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 71
được quy đổi về gạch 2 lỗ để tớnh giỏ thành theo hệ số quy đổi sẵn của nhà mỏy theo bảng sau:
Biểu 2.2: Bảng hệ số quy đổi sản phẩm của cụng ty
STT Tờn Sản phẩm ĐVT Hệ số quy đổi 1 Gạch 2 lỗ Viờn 1 2 Gạch 3 lỗ Viờn 1.56 3 Gạch 4 lỗ Viờn 2 4 Gạch 6 lỗ trũn Viờn 2.5 5 Gạch 6 lỗ vuụng Viờn 2.5 6 Gạch đặc Viờn 1.4
2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toỏn chi phớ sản xuất tại cụng ty 2.2.2.1. Tổ chức kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp 2.2.2.1. Tổ chức kế toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty chiếm khoảng 30% trong tổng chi phí sản xuất, bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu xuất dùng vào sản xuất trực tiếp trong kỳ. Nguyên vật liệu trực tiếp tham gia vào sản xuất đ-ợc hạch toán trên TK 621. TK 621 được mở chi tiết cho từng nguyờn vật liệu. Nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
- Nguyờn vật liệu chớnh là đất. - Vật liệu phụ là Than.
- Nhiờn liệu gồm dầu điezen, dầu bụi trơn.
- Phụ tựng thay thế như bỏnh răng, băng tải, dõy đai.
Cỏc sổ sỏch sử dụng: Bảng kờ chi tiết xuất nguyờn liệu cho sản xuất, Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, Nhật ký chung, Sổ cỏi TK621.
Tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn nguyờn vật liệu được theo dừi chi tiết trờn TK152 ( chi tiết theo từng khoản nguyờn vật liệu ). Việc nhập – xuất nguyờn vật liệu được theo dừi chặt chẽ thụng qua nhiệm vụ sản xuất cụ thể là kế hoạch sản xuất.
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 72
Phương phỏp tớnh giỏ thành nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cuối kỳ.
* Trỡnh tự kế toỏn:
Căn cứ kế hoạch sản xuất gạch trong thỏng, phũng kỹ thuật tớnh toỏn lượng nguyờn liệu cần thiết, lập yờu cầu cung ứng nguyờn liệu chuyển lờn phũng kế hoạch, phũng vật tư và phú giỏm đốc kỹ thuật xỏc nhận. Sau khi hoàn thành cỏc thủ tục xem xột, xỏc nhận, phũng vật tư lập phiếu xuất kho nguyờn liệu theo yờu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho gồm 3 liờn:
+ Liờn 1: lưu phũng vật tư
+ Liờn 2: lưu phũng tài chớnh kế toỏn + Liờn 3: thủ kho giữ
Thủ kho căn cứ phiếu đề nghị lĩnh vật tư xuất nguyờn liệu và 1 liờn phiếu xuất thực hiện xuất kho, sau đú chuyển chứng từ lờn phũng kế toỏn để thực hiện hạch toỏn. Tại phũng kế toỏn sau khi đối chiếu tiến hành kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ và nhập vào mỏy. Trờn phiếu xuất kho, chỉ ghi số lượng, chưa ghi đơn giỏ và thành tiền.
Từ màn hỡnh giao diện của Fast kế toỏn chọn đường dẫn: Kế toỏn hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ Phiếu xuất kho.
Vớ dụ: ngày 15/01/2010, xuất 68 tấn than cỏm 6 và 278.872kg đất sột phục vụ sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sinh viờn: Nguyễn Hải Linh_Lớp QT1101K 73
Mó giao dịch 4 xuất cho sản xuất Địa chỉ: Phõn xưởng cơ điện
Người nhận hàng: Nguyễn Đức Tài Diễn giải: Phục vụ sản xuất
Mó hàng Tờn hàng D0001 Đất sản xuất gạch T0002 Than cỏm Số px: 15 Ngày ht: 15/01/2010 Ngày lập px: 15/01/2010 Đvt Mó kho Số lượng Kg KH01 278.872 Tấn KH01 68
Sau khi nhập xong dữ liệu nhấn nỳt Lưu
Cuối kỳ, mỏy tớnh tự động tớnh giỏ vốn vật tư xuất kho và tự động điền đơn giỏ, trị giỏ vật tư xuất kho vào cỏc phiếu xuất. Khi nhập cỏc phiếu xuất, nhập kho vật tư phần mềm kế toỏn tự động chuyển số liệu đến cỏc sổ cỏi liờn quan như Sổ