Thứ nhất : Về sự trùng lặp công việc giữa Phòng kế toán và Phòng vật tƣ trong việc nhập xuất kho vật tƣ
Phiếu nhập, xuất kho khi đã có đầy đủ chữ ký, hợp lý, hợp lệ đƣợc thống kê phòng vật tƣ nhập dữ liệu vào máy tính để quản lý chi tiết, theo dõi sự biến động của vật liệu và làm căn cứ đối chiếu với thủ kho. Kế toán nhận đƣợc phiếu nhập, xuất kho thì kiểm tra chứng từ và nhập dữ liệu vào máy tính. Nhƣ vậy, cả kế toán vật tƣ và thống kê phòng vật tƣ đều thực hiện công việc này. Nếu nghiệp vụ nhập, xuất kho xảy ra thƣờng xuyên thì công tác này gây mất nhiều thời gian.
Thứ hai : Về việc sử dụng phƣơng pháp tính trị giá thực tế NVL xuất kho
Việc tập hợp đúng, đủ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ là cơ sở để tính giá thành chính xác. Công ty đã lựa chọn phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Vì vậy, chỉ đến cuối tháng mới xác định đƣợc đơn giá vật liệu xuất kho, từ đó tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ, lên bảng kê, phiếu xuất rồi mới lắp giá thực tế vào phiếu xuất kho. Công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng nên chƣa đáp ứng đƣợc thông tin nhanh về vật tƣ.
Thứ ba : Về việc quản lý vật liệu
Công tác quản lý, sử dụng vật tƣ, tài sản của Công ty còn chƣa chặt chẽ, vẫn còn hiện tƣợng mất mát, thất thoát, lãng phí NVL. Thủ tục thanh toán, quyết toán về việc bàn giao tài sản, vật tƣ giữa các phân xƣởng với nhau còn chậm chạp. Thứ tƣ: Về việc đào tạo cán bộ sử dụng phần mềm kế toán
Trong đội ngũ cán bộ vẫn tồn tại số ít những ngƣời còn hạn chế về năng lực cũng nhƣ chuyên môn nghiệp vụ, còn thụ động trong công việc, chƣa đáp ứng đƣợc và theo kịp yêu cầu đổi mới của Công ty.
Cho tới gần đây Công ty mới sử dụng hệ thống máy vi tính và phần mềm trong hạch toán kế toán nhƣng chƣa đạt hiệu quả cao do trình độ máy vi tính của nhân viên còn hạn chế. Đội ngũ nhân viên kế toán quá đông (48 ngƣời) mà công việc kế toán NVL chỉ do 1 ngƣời đảm nhận. Việc tính trị giá NVL xuất kho theo
phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ (theo tháng) yêu cầu phải nhanh chóng, chính xác, cung cấp thông tin kịp thời. Do đó, việc bố trí nhân sự chƣa hợp lý. Thứ năm : Về việc vận dụng sổ sách kế toán theo đúng quy định
Hệ thống sổ kế toán ở Công ty có một số mẫu chƣa đúng với mẫu quy định, chƣa đầy đủ nhƣ : Nhật ký chứng từ ghi có TK 152 và 153, Bảng kê số 4…
3.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại
Nguyên nhân khách quan:
- Thứ nhất, do điều kiện tự nhiên: Công ty cổ phần than Vàng Danh –TKV là một doanh nghiệp khai khoáng sản phẩm than nên mọi hoạt động của Công ty đều gắn với tự nhiên từ khâu tổ chức sản xuất đến tổ chức quản lý: máy móc làm việc theo mùa ảnh hƣởng tới tính khoa học và hợp lý trong tính toán khấu hao,…
- Thứ hai, Công ty cổ phần than Vàng Danh –TKV là thành viên trực thuộc Tập đoàn CN than –Khoáng sản Việt Nam nên phải tuân thủ quy định chung của tập đoàn trong quản lý, sản xuất nói chung và trong hạch toán kế toán nói riêng.
Nguyên nhân chủ quan:
- Thứ nhất, do thói quen trong công việc của các công nhân viên trong Phòng Thống kê-Tài chính-Kế toán. Qua quá trình làm việc lâu dài, có những thói quen trong công việc đã đi vào nếp nghĩ, nếp làm của công nhân viên và khó thay đổi.
- Thứ hai, khoa học ngày càng phát triển, việc ứng dụng phần mềm kế toán lại mới đƣợc Công ty đƣa vào sử dụng trong hạch toán kế toán. Việc xử lý các dữ liệu vào phần mềm của các cán bộ nhân viên phòng kế toán còn chậm, chƣa đạt đƣợc hiệu quả sử dụng cao, còn xử lý và lƣu trữ dữ liệu trên sổ sách ghi bằng tay.
- Thứ ba, đội ngũ cán bộ nhân viên trong phòng đa số là những ngƣời lớn tuổi, có kinh nghiệm trong công việc, song chậm bắt kịp tiến bộ của khoa học mới, ngại thay đổi thói quen hàng ngày trong công việc.
- Thứ tƣ, điều kiện học tập lên cao của cán bộ nhân viên còn bị hạn chế vì nhiều lí do: chỉ tiêu đi học của Công ty còn hạn chế, chi phí học tiếp khá cao,.. Hiện tại phòng có tới 16 ngƣời có trình độ trung cấp và cao đẳng.