SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
5.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊUTHỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KÉT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
CPTM THÁI HƯNG
Từ ngày nước ta bước vào đổi mới cho tới nay, nền kinh tế nước ta đã có nhiều chuyển biến tích cực, đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện, các nguồn lực sản xuất của xã hội được giải phóng, đất nước ta dần đi vào ổn định cả về kinh tế chính trị xã hội. Cơ chế đổi mới đã xoá đi cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, xóa đi thời kỳ mà các doanh nghiệp chỉ biết sản xuất kinh doanh theo kế hoạch, sản xuất kinh doanh mà không tính đến đầu ra của sản phẩm hàng hoá.
Sự đổi mới của cơ chế thị trường đã tạo ra một môi trường cho các doanh nghiệp chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng cũng đặt ra những khó khăn và thách thức mới. Ngày nay, ngoài việc tổ chức tốt quá trình sản xuất, các doanh nghiệp còn phải chủ động tìm kiém thị trường tiêu thụ cho sản phẩm,tự hạch toán và tự chịu trách nhiệm trước hoạt động sản xuất kinh doanh của mình . Trong điều kiện kinh tế thị trường chạnh tranh gay gắt hiện nay, công tác tổ chức khâu tiêu hụ trở thành một khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó nhà quản lý cũng phải để tâm tới tính hiệu quả của những hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình đang tiến hành để có những đối sách đúng đắn trong kinh doanh, góp phần lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng bền vững và phát triển.
Để thích ứng với điều kiện mới, các doanh nghiệp đã luôn phải tự hoàn thiện cơ chế quản lý của mình sao cho hoạt động quản lý vừa chặt chẽ nhưng lại vừa linh hoạt và có hiệu quả. Với tư cách là một công cụ quản lý quan trọng,công tác kế toán cũng đòi hỏi phải từng bước hoàn thiện mình.Trong đó kế toán tiêu thụ thành phẩm của các doanh nghiệp sản xuất rất được coi trọng xuất phát từ tầm quan trọng của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp chỉ có được sự bảo đảm chắc chắn khi các doanh nghiệp quản lý và hạch toán tốt khâu tiêu thụ sản phẩm.
Công ty CPTM Thái Hưng là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập cách đây không lâu nhưng đã có những kết quả tốt trong hoạt động kinh doanh cua rmình. Công ty CPTM Thái Hưng đang phải đương đầu với rất nhiều khó khăn trong thời buổi nền kinh tế cạnh tranh gay gắt như hiện nay, mặc dù vậy Công ty vẫn từng bước phát triển, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và mức lương thoả đáng cho người lao động.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, tôi đã rút ra được những ưu nhuợc điiểm cơ bản của công tác này như sau:
Những ưu điểm:
Về mặt xã hội, Công ty đã tạo công ăn việc lam cho hơn 300 công ngân giúp giải quyết một phần tình trạng thất nghiệp của nước ta hiện nay. về bộ máy kế toán , hiện nay công ty áp dụng mô hình tập trung nửa phân tán và mô hình này tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ mà vẫn đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của ké toán trưởng đối với toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của phòng kế toán. Ngoài ra việc áp dụng phần mềmkế toán riêng của công ty đã giảm nhẹ được khối lượng ghi chép của cán bộ phòng kế toán cùng với việc chuyên môn hoá công tác kế toán đã cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin số liệu cho các cấ lãnh đạo và các đối tác kinh doanh.
Công ty chấp hành tốt các chính sách chế độ kế toán tài chính của Nhà nước đồng thời ghi chép kế toán đầy đủ, rõ ràng, hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.
Từ đặc điểm là một donah nghiệp có quy mô lớn, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều, cán bộ kế toán có trình dộ và kinh nghiệm nên Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung để ghi chép trong đó có sử dụng phần mềm kế toán được lập trình và tính toán tạo sổ theo hình thức này. Việc chọn lọc sổ sách để ghi chếp và cả áp dụng phần mềm kế toán đã khắc phục được một số nhược điểm còn tồn tại trong hình thức Nhật ký chung đó là tránh đựơc tình trạng ghi trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ kịp thời và chính xác.
Việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán đã giảm được khối lượng ghi chép, tiết kiệm được thời gian và công sức của cán bộ phòng kế toán, nâng cao tính chính xác và tin cậy của thông tin.Tuy nhiên nó đòi hỏi cán bộ phòng kế toán phải được trang bị những kiến thức cơ bản về máy tính và
phải có đức tính cẩn thận, nó rất quan trọng trong khâu vào chứng từ ban đầu cho máy vi tính.
Quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kệt quả tiêu thụ đã đảm bảo được sự liên hệ chặt chẽ trong việc sử dụng thống nhất nguồn số liệu đặc biệt giữa kế toán tiêu thụ và kế toán mua hàng. Để công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được đễ dàng, hệ thông kế toán mua hàng phải được tổ chức một cách chặt chẽ và hợp lý hơn. Nhờ đó, khối lượng công việc của kế toán tiêu thụ được giảm bớt và bản thân công tác kế toán về mua hàng cũng có nhiều thuận lợi. Kế toán mua hàng là một phần hành riêng biệt trong hệ thống kế toán của Công ty như một trợ thủ đắc lực cho kế toán tiêu thụ – xác định kết quả tiêu thụ trong việc đánh giá Giá vốn hàng bán.
Những nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kệt quả tiêu thụ của Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính khả thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý hiện nay. Những vấn đề tồn tại đó là: Về việc đánh giá hàng hoá, Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để xác định hàng hoá xuất kho, mặt khác giá này chỉ được thực hiện vào cuối kỳ hạch toán khi kế toán giá thành chuyển sang. Chính vì vậy, việc quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất kho hàng hoá trong tháng không được thực hiện theo chỉ tiêu giá trị, công việc bị dồn vào ngày cuối tháng. Do vậy, làm giảm chức năng “ giám đốc bằng tiền” của kế toán, các báo cáo quyết toán thường không đúng thời hạn. Về kế toán thanh toán với khách hàng: Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích khách hàng mua hàng, Công ty đã áp dụng các hình thức thanh toán linh hoạt mềm dẻo, nếu khách hàng chưa có khả năng thanh toán tiền hàng ngay thì được Công ty cho trả chậm song kế toán Công ty lại không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 139).
Trường hợp thật sự khách hàng không có khả năng thanh toán thì Công ty phải hạch toán lỗ. Như vậy Công ty không thực hiện theo chế độ kế toán ban hành, Công ty chưa đảm bảo được nguyên tắc “thận trọng” – Một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán.
Về hạch toán doanh thu bán hàng, là Công ty chuyên kinh doanh các loại thép xây dựng với khối lương hàng hoá tương đới nhiều với đặc điểm là mang giá trị lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá nhiều trong điều kiện thị trường
tiêu thụ mở rộng như hiện nay.Việc giao hàng của Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Chủ yếu giao tại kho nhưng một số trường hợp vẫn phải giao tại những địa điểm do khách hàng yêu cầu. Trượng hợp này chủ yếu giao hàng cho công trình. Việc giao hàng này đựơc chia ra làm nhiều đợt mới hết số lượng ký kết trong hợp đồng thương mại. Mỗi đợt giao hàng, kế toán căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hoá, giấy chấp nhận thanh toán để xác định là hàng đã tiêu thụ phản ánh giá vốn hàng xuất kho theo định khoản:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá
Khi giao hết số lượng hàng trong hợp đồng thương mại thì kế toán mới lập hoá đơn GTGT để giao cho bên công trình với số lương bán bằng tổng số lượng giao của các đợt và lúc này mới xác định doanh thu bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế đầu ra phải nộp
Như vậy là phản ánh không đúng thời điểm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh là phải ghi nhận doanh thu ngay sau khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng hoá đã giao.
Công ty hiện đang có áp dụng hình thức bán hàng qua đại lý và có sử dụng phương thức thanh toán trả chậm. Các đại lý của Công ty có mặt ở nhiều các tỉnh thành trong cả nước. Thế nhưng khi hàng được gửi bán ở đại lý , kế toán không sử dụng tài khoản 157 mà hạch toán luôn vào tài khoản 632 coi như hàng đã tiêu thụ và xác định doanh thu ở lô hàng đó. Việc hạch toán như vậy là chưa chính xác, chưa phản ánh dúng bản chất của hàng hoá được coi là tiêu thụ. Về vấn đề áp dụng chính sách chiết khấu bán hàng, hiện nay để khuyến khích khách hàng mua hàng Công ty đã có chế độ giảm giá đối với khách hàng mua hàng với số lượng lớn và khách hàng thường xuyên nhưng Công ty lại chưa có chính sách chiét khấu đối với những khách hàng thanh toán trước hạn. Điều này không khuyến khích khách hàng trả tiền sớm, như vậy Công ty sẽ có một khoản vốn kinh doanh bị chiếm dụng dưới hình thức nợ phải thu trong khi Công ty cần có vốn lưu động để tiếp tục kinh doanh và mở rộng kinh doanh. Hơn thế nữa, việc thu hồi tiền hàng sớm cũng giúp cho Công ty hạn chế các khoản vay Ngân hàng phải chịu lãi xuất đồng thời giúp cho Công ty tránh được những rủi ro về nợ khó đòi.
Về phương thức bán hàng, hiện nay công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng đó là bán hàng trực tiếp và chuyển hàng theo hợp đồng. Mà mỗi doanh nghiệp khi bỏ vốn ra kinh doanh đều mong muốn đồng vốn của mình được sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao, bên cạnh đó là mong muốn hàng hoá của mình dược tiêu thụ một cách nhanh chóng nhằm thu hồi vốn và mở rộng thị trường. Để làm được điều này thì hai hình thức trên chưa thể đáp ứng được một cách tối ưu.
Về tổ chức kế toán công tác quản trị, ở Công ty CPTM Thái Hưng không tổ chức kế toán công tác quản trị.Tuy cả hai loại kế toán tài chính và kế toán quản trị cùng phục vụ cho mục đích quản lý, đều đề cập đến các sự kiện kinh tế và đều quan tâm tới thu nhập, chi phí, tài sản, công nợ, quá trình luân chuyển vốn , đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu ,...nhưng kế toán quản trị có những đặc trưng riêng biệt mà kế toán tài chính không thể có, kế toán quản trị giúp cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch và quản ký hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán quản trị không những cung cấp những thông tin về quá khứ mà còn tạo độ tin cậy cho những dự đoán trong tương lai và phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp. Có nghĩa là nhìn vào báo cáo quản trị, nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định mà trong tương lai quyết định này rất khả thi mà nếu được thực hiện nó sẽ mang lại hiệu quả cao nhất.
Với những vấn đề còn tồn tại trên, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả là điều hết sức quan trọng tại Công ty CPTM Thái Hưng. Do vậy tôi xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định két quả tiêu thụ ở phần trình bày dưới đây:
5.2 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC