2 Bụng F1 (Đ x L)
2.4.2. Hạch toỏn chi tiết vật liệu.
2.4.2.1. Hạch toỏn chi tiết nhập vật liệu.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dừi tỡnh hỡnh nhập-xuất-tồn kho theo từng doanh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dừi trờn thẻ kho riờng để tiện cho việc ghi chộp, kiểm tra đối chiếu. Trờn cơ sở cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tớnh chớnh xỏc của từng chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất lờn thẻ kho. Do vậy, thẻ kho được dựng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toỏn chi tiết tại phũng kế toỏn.
Đỡnh kỳ sau 15 ngày, thủ kho cú nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lờn phũng kế toỏn. Giữa thủ kho và kế toỏn tại phũng kế toỏn lập phiếu giao nhận chứng từ cú chữ ký xỏc nhận của cả hai bờn khi kế toỏn nhận được chứng từ này.
- Tại phũng kế toỏn: Sau khi nhận được cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lờn, kế toỏn tiến hành kiểm tra, tớnh chớnh xỏc hợp lý của cỏc chứng từ. Sau đú, nếu thấy đạt yờu cầu kế toỏn nhận và ký xỏc nhận vào
thủ kho gửi lờn theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phõn loại theo đối tượng sử dụng ( nếu là chứng từ xuất ) tiếp theo, kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào mỏy vi tớnh để lờn bảng kờ chi tiết nhập vật tư cho từng kho (bảng 2.6).
- Căn cứ trờn phiếu nhập vật liệu vào mỏy vitớnh. Số phiếu nhập.
Ngày .... thỏng
Tờn khỏch hàng (đơn vị bỏn) Tỷ giỏ ngoại tệ (nếu cú) Mó vật tư.
Số lượng vật liệu nhập
Đơn giỏ nhập : tiền VNĐ, ngoại tệ.
Khi nhập xong dữ liệu, trờn mỏy tớnh tự tớnh cột thành tiền theo cụng thức đó cài đặt sẵn.
Thành tiền = số lượng x đơn giỏ.
Từ bảng kờ chi tiết nhập vật tư ở cỏc kho trờn kế toỏn tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập bảng tổng hợp nhập vật tư (bảng 2.7). Tương tự: "Bảng tổng hợp xuất vật tư" (Bảng 2.11) cũng được lờn bằng cỏch dựa vào bảng kờ chi tiết xuất vật tư.
Để theo dừi chi tiết quỏ trỡnh nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dừi thanh toỏn với người bỏn, Cụng ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - Thanh toỏn với người bỏn (bảng 2.8). Đối với khỏch hàng thường xuyờn, kế toỏn mở cho người từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi cú nghiệp vụ mua vật liệu, kế toỏn căn cứ vào chứng từ phiếu nhập ghi chộp vào sổ cuối thỏng, sổ chi tiết sẽ được tớnh toỏn cho từng người bỏn.
- Kết cấu số chi tiết số 2 (sổ chi tiết cụng nợ), cơ sở số liệu và cỏch ghi: + Số dư đầu thỏng: Số dư cuối thỏng trước chuyển sang.
+ Căn cứ vào chứng từ nhập kế toỏn ghi số liệu, ngày , thỏng , nhập, chứng từ, nội dung kế toỏn phỏt sinh, giỏ thực tế quy đổi ra VNĐ (nếu mua bằng ngoại tệ).
+ Căn cứ vào chứng từ thanh toỏn để ghi cột nợ hay cú của tài khoản 331 và đối ứng với cỏc tài khoản cú liờn quan.
+ Tớnh ra số dư cuối thỏng: bằng số dư đầu thỏng (dư cú) cộng (+) cột cú trừ (-) cột nợ.
Cuối mỗi thỏng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toỏn lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dũng trờn nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bỏn.Khi lờn hết cỏc nhà cung cấp, kế toỏn xỏc định tổng số phỏt sinh bờn nợ của tài khoản 331, cú tài khoản 331 tớnh ra số dư cuối thỏng. Số liệu ghi trờn nhật ký chứng từ số 5 vẫn cú thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lờn bảng kờ số 3.
Cụng ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.8
Sổ chi tiết cụng nợ
Tài khoản: 331/H - Phải trả cho người bỏn HN
Khỏch hàng: DNTN - dệt nhón hiệu Thủ Đức (DN03) Từ ngày1/10/2001 - 31/12/2001 Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải đ/ứngTK PS nợ PS cú 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 153H1 114.709.275 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 1331H 11.470.927 31/10 PN 645 Mua PLD 153H1 18.151.350 31/10 PN 645 Mua PLD 1331H 1.815.135 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 153H1 41.542.900 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 1331H 4.154.290 27/11 PN 694 Mua phụ liệu 153H1 81.682.560 27/10 PN 694 Mua phụ liệu 1331H 8.168.250 30/11 UNC 676 TT mua mỏc dệt (Đơn hàng KV) 3111H1 148.907.467 4/12 PN 721 Mua phụ liệu 153H1 32.988.240 4/12 PN 721 1331H 3.298.824 4/12 PN 722 153H1 12.566.160 4/12 PN 722 1331H 1.256.616 4/12 PN 723 153H1 25.961.040 4/12 PN 723 1331H1 2.596.104 19/12 PN 688 3311H1 135.548.006 Tổng phỏt sinh nợ : 284.455.473 Tổng phỏt sinh cú: 360.361.677 Dư cú cuối kỳ: 75.906.204
Mở sổ: NKCT số 5 mỗi thỏng được ghi 1 lần. Trờn cơ sở đó tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết TK 331.
- Kết cấu của số NKCT số 5.
+ Tờn đơn vị bỏn hàng: Tờn khỏch hàng cú quan hệ thanh toỏn với Cụng ty.
+ Cột số dư đầu thỏng: Số dư thỏng trước của tài khoản 331 (chi tiết theo từng đơn vị bỏn).
Cuối thỏng hoặc cuối quý khoỏ sổ nhật ký - chứng từ số 5, xỏc định tổ số phỏt sinh bờn cú TK 331 đối ứng với nợ cỏc TK cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cỏi (Cú TK 331, Nợ cỏc TK).
Việc ghi chộpnhư trờn cho phộp Cụng ty tổng hợp tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với nhà cung cấp, nắm bắt được thụng tin từng nhà cung cấp một cỏch nhanh nhất và đảm bảo tuõn thủ chế độ kế toỏn.
- Bảng kờ số 3 và bảng phõn bố số 2.
Từ bảng tổng hợp nhập vật tư trong thỏng và cỏc nhật ký chứng từ cú
liờn quan số 1,2,5,7,10,... kế toỏn tiến hành lờn bảng kờ số 3 - tớnh giỏ thực tế
vật liệu cụng cụ dụng cụ. Cột hạch toỏn lấy toàn bộ số liệu trờn bảng tổng hợp
nhập vật tư.
Sau khi tớnh toỏn được hệ số chờnh lệch trờn bảng kờ số 3, hệ số này được đưa sang bảng phõn bổ số 2 lấy từ bảng tổng hợp xuất vật tư. Sổ tổng hợp và tổng xuất theo giỏ hạch toỏn, giỏ thực tế được đưa sang bảng kờ số 3 tớnh ra giỏ tồn kho cuối thỏng. Bảng phõn bổ số 2 dựng lờn bảng kờ 4,5,6. Định kỳ 3 thỏng kế toỏn lập bảng kờ và bảng phõn bổ quý.
Cú số liệu và phương phỏp lập bảng kờ số 3.
Chỉ tiờu I: Số dư đầu thỏng: số liệu của phần này được lấy ở dũng tồn cuối thỏng trờn bảng kờ số 3 của thỏng trước đú.
Chỉ tiờuII: Số phỏt sinh trong thỏng: căn cứ vào bảng tổng hợp phỏt sinh nợ TK 1521, 1522, 1523, 153.
Chỉ tiờu III: Cộng số dư đầu thỏng và số phỏt sinh trong thỏng.(Chỉ tiờu I + chỉ tiờu II).
Chỉ tiờu IV: Hệ số chờnh lệch.
Chỉ tiờu V: Xuất dựng trong thỏng, căn cứ vào dũng tổng cộng của bảng phõn bổ số 2.
Kế toỏn tổng hợp mở sổ cỏi cho tài khoản chi tiết 1521, 1522, 1523, 1524, 1527, 1531 theo định kỳ quý (3 thỏng 1 lần) kế toỏn khụng mở tài khoản tổng hợp 152, 153. Cuối quý căn cứ vào nhật ký chứng từ lờn bảng kờ 3, kế toỏn cõn đối tài khoản lờn sổ cỏi.
Mẫu bảng kờ số 3 và bảng phõn bổ số 2 ( bảng 2.12 và 2.13) .
2.4.2.2. Hạch toỏn chi tiết xuất vật liệu.
- Tại kho: Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ được lập thành 2 liờn. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày thỏng năm xuất kho và ký vào cỏc liờn của phiếu (ghi rừ họ tờn) giao cho người vận chuyển mang theo từng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Thủ kho nhập sau khi nhận hàng xong ghi số thực nhập vào cột 5, ngày thỏng nhập và cựng với người vận chuyển ký vào cỏc liờn của phiếu. Một liờn thủ kho nhập giữ lại, cũn một liờn thủ kho xuất giữ để ghi vào thẻ kho, sau đú chuyển lờn phũng kế toỏn ghi đơn giỏ thành tiền vật tư xuất.
Căn cứ vào phiếu xuất vật tư thủ kho tiến hành ghi số thực xuất vào thẻ kho (cỏc bước đó trỡnh bày ở phần nhập kho) . Thẻ kho được dựng để ghi chộp chung cho cả nhập và xuất kho.
- Tại phũng kế toỏn: Dựa trờn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho nhập lờn đó được kiểm tra tớnh chớnh xỏc, kế toỏn tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Đối với phiếu xuất kho, kế toỏn tớnh theo phương phỏp giỏ trung bỡnh đó nờu trờn và ghi đơn giỏ vào cột đơn giỏ trờn phiếu xuất kho. Sổ chi tiết vật tư theo dừi chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu như mở tại kho.
Định kỳ, cuối thỏng hoặc vào một thời điểm nào đú theo yờu cầu của trưởng phũng kế toỏn, số liệu trờn sổ chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho về nhập xuất tồn. Giỏ trị tồn kho vật liệu được theo dừi trờn sổ chi tiết vật tư.
- Mẫu sổ chi tiết vật tư: Bảng 2.9.
- Mẫu bảng kờ chi tiết vật tư: Bảng 2.10. - Mẫu bảng tổng hợp xuất vật tư: Bảng 2.11.
Cụng ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.10
Bảng kờ phiếu xuất bao gúi
Chứng từ
Diễn giải Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
N Số
2/8 PX16397 Nhà mỏy sợi Vinh - NM01 KBG XuấtVTBG 1522V1 BG0003 - ống giấy 5057 IK cỏi 40.000.000 495.000 19.800.000 BG0009 - ống giấy 4020 mộc cỏi 40.500.000 400.000 16.200.000 Cộng 80.500.000 36.200.000 Cụng ty Dệt May Hà Nội Bảng 2.11 Bảng tổng hợp xuất vật liệu Từ ngày1/1/2002 - 31/1/2002
TT Mó NX Diễn giải Giỏ trị
1 1312 H Phải thu của khỏch hàng PL - HN 880.000 2 154H31 Chi phớ SXKD dở dang HN - DN 18.443.622 3 154H81 Chi phớ SXKD dở dang HN gia cụng dệt kim 80.275.926 4 621D Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp HĐ 61.606.671
5 .... .... ....
Cộng 161.206.219
