Trƣờng hợp kiểm nhận hàng hoá mua về nhập kho, nếu số kiểm nhận lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi hoá đơn, Hội đồng hoặc ban kiểm nhận phải lập biên bản kiểm nghiệm (MS 05 - VT) và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán.
Trƣờng hợp kiểm nhận phát hiện thừa :
Vắ dụ 5:
Hàng hóa mua về nhập kho, khi làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho thép hộp 30*60*2.3*6M phát hiện thấy thừa 5 cây, trọng lƣợng 18,3 kg, đơn giá 14.850 ( thuế VAT 10%)
Thủ tục:
*Bộ phận kiểm nhận hàng đã lập biên bản kiểm kê thành 3 bản: 1 bản giao cho phòng ban cung- tiêu; 1 bản giao cho phòng kế toán và 1 bản giao cho đơn vị
bán hàng. Kèm theo chứng từ liên quan để giải quyết.
+Khi bên bán đã nhận đƣợc biên bản cho biết hàng đã giao thừa và đồng ý bán luôn số hàng đã giao thừa. Căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung cho số hàng thừa, ghi:
Nợ TK 156: 1.235.250 Nợ TK 133: 123.525
Có TK 3381: 1.358.775
+Trƣờng hợp bên bán không đồng ý bán mà sẽ nhận lại số hàng giao thừa, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán căn cứ phiếu xuất kho, ghi:
Nợ TK 3381: 1.358.775
Có TK 1561: 1.358.775
+Nếu thừa với số lƣợng lớn do bên giao nhầm kế toán ghi vào TK 002: ỘVật tƣ, hàng hoá nhận giữ hộ, gia côngỢ và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý. Trong thời gian giữ hộ, doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo quản số hàng hoá đó.
TK 331 TK156 (611) 1.358.775 1.235.250
TK 3381 TK 133
1.358.775 123.525
Trƣờng hợp kiểm nhận phát hiện thiếu :
Vắ dụ 6:
Hàng hóa mua về nhập kho, khi làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho 168 cây thép góc L50*50*5*6M phát hiện thấy thiếu 3 cây, trọng lƣợng 67,9 kg, đơn giá 11.550 ( thuế VAT 10%)
Thủ tục:
+ Kế toán chi ghi tăng hàng hóa nhập kho theo giá trị giá của số hàng thực nhận, số hàng thuế, căn cứ vào biên bản kiểm nhận để thông báo cho bên liên quan biết và xác định nguyên nhân.
+Trƣờng hợp thiếu hàng hoá chƣa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156: 129.400.425
Nợ TK 138: 2.352.735
Có TK 111, 112, 331: 131.753.160 +Phản ánh số hàng thiếu chƣa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1381: 2.138.850 Nợ TK 133: 213.885
Có TK 156: 2.352.735