- Thủ Quỹ: Phản ỏnh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN THIẫT BỊ PHỤ TÙNG HẢI PHếNG
TẠI CễNG TY CỔ PHẦN THIẫT BỊ PHỤ TÙNG HẢI PHếNG
Về tổ chức, thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ, nội dung cụng tỏc kế toỏn trong Cụng ty do bộ mỏy kế toỏn đảm nhiệm. Do vậy việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn sao cho phự hợp, hợp lý và gọn nhẹ, hoạt động cú hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch kịp thời chớnh xỏc, đầy đủ và hữu ớch cho cỏc đối tƣợng sở dụng thụng tin. Đồng thời phỏt huy và nõng cao trỡnh độ nghiệp vụcủa cỏc cỏn bộ kế toỏn của nhà mỏy để vừa đỏp ứng đƣợc những yờu cầu cơ bản trờn lại phự hợp với đặc điểm sản xuất và đặc điểm tổ chức quản lý Cụng ty đó lƣạ chọn loại hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập chung. Toàn bộ cụng tỏc kế toỏn đƣợc thực hiện tại phũng kế toỏn - tài chớnh của Cụng ty (từ việc ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp đến việc lập bỏo cỏo kế toỏn...).
Việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn theo hỡnh thức tập trung của Cụng ty đó đảm bảo đƣợc sự lónh đạo tập trung thống nhất đối với cụng tỏc kế toỏn kiểm tra, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch kịp thời giỳp cho giỏm đốc nắm bắt kịp thời tỡnh hỡnh hoạt động của Cụng ty.
Do lựa chọn hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn phự hợp nờn phũng kế toỏn luụn hoàn thành tốt cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, đảm bảo xử lý thụng tin tài chớnh kế toỏn một cỏch nhanh chúng ỏp dụng phƣơng phỏp kế toỏn mỏy nhằm làm giảm khối lƣợng cụng việc ghi chộp và tớnh toỏn hàng ngày nhằm nõng cao hiệu xuất cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty.
Phũng kế toỏn tập trung của cụng ty gồm 9 ngƣời hầu hết đều cú trỡnh độ Đại học, bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty đƣợc tổ chức nhƣ sau:
2.2.1. Kế toỏn tiền mặt tại quỹ : Tiền mặt là số vốn bằng tiền đƣợc thủ quỹ bảo
quản trong kột sắt an toàn của Cụng ty. Cụng ty khụng phỏt sinh hoạt động về ngoại tệ hay vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý.
Nguyờn tắc quản lý tiền mặt tại Cụng ty đƣợc chấp hành nghiờm chỉnh cỏc quy định và chế độ quản lý, lƣu thụng tiền tệ hiện hành của Nhà nƣớc.
Thủ quỹ đảm nhận việc thu chi tiền mặt ở quỹ của Cụng ty. Khi phỏt sinh nghiệp vụ về tiền mặt, kế toỏn tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu phiếu chi đƣợc lập làm 2 đến 3 liờn đầy đủ nội dung, cú đủ chữ ký ngƣời thu, ngƣời
nhận, ngƣời cho phộp xuất nhập quỹ, sau đú chuyển cho kế toỏn trƣởng duyệt (riờng phiếu chi phải cú chữ ký của thủ trưởng đơn vị).Một liờn lƣu tại nơi lập phiếu, cỏc liờn cũn lại chuyển cho thủ quỹ để thu (hoặc chi) tiền. Sau khi nhập (hoặc xuất) tiền thủ quỹ phải đúng dấu “đó thu” hoặc “đó chi” và ký tờn vào phiếu thu, giữ một liờn để ghi sổ quỹ, một liờn giao cho ngƣời nộp (hoặc nhận) tiền. Cuối ngày chuyển cho kế toỏn để ghi sổ.
Phiếu chi đƣợc kốm với HĐGTGT ( Liờn 2: Giao cho khỏch hàng) Phiếu thu đƣợc kốm với HĐGTGT ( Liờn 3: Nội bộ)
TK sử dụng: 111- Tiền mặt
Cỏc chứng từ Cụng ty sử dụng trong kế toỏn tiền mặt:
- Phiếu thu - Phiếu chi - Húa đơn GTGT - Giấy nộp tiền
- Giấy thanh toỏn tiền. - Biờn lai thu tiền - Giấy đề nghị tạm ứng
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn tiền mặt tại Cụng ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.6) :
Ghi chỳ:
Sơ đồ 2.6. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tiền mặt tại Cty cổ phần TBPT Hải Phũng
Khi cú nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra, kế toỏn sẽ căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng hoặc mua hàng để lập phiếu thu, phiếu chi; sau đú phiếu thu hoặc phiếu chi sẽ đƣợc chuyển cho thủ quĩ thực hiện cỏc nghiệp vụ thanh toỏn, đồng thời ghi sổ quĩ. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toỏn tổng hợp sẽ vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết tài khoản tiền mặt, từ sổ nhật ký chung sẽ vào sổ cỏi tiền mặt; cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ chi tiết và sổ cỏi đó lập kế toỏn vào sổ tổng hợp chi tiết, bảng cõn đối tài khoản và bỏo cỏo kế toỏn cho quý đú.
Bảng tổng hợp chi tiết 111
Nhật ký chung Sổ chi tiết 111
Phiếu thu, phiếu chi
Sổ cỏi 111
Bảng cõn đối TK Sổ quỹ
Bỏo cỏo kế toỏn
Quan hệ đối chiếu