1.5.1 Thủ tục, chứng từ hạch toỏn
Thủ tục hạch toỏn
Đến kỡ thanh toỏn tiền lƣơng kế toỏn tiền lƣơng cú nhiệm vụ lập bảng thanh toỏn tiền lƣơng cho toàn cụng ty dựa vào cỏc chứng từ liờn quan nhƣ bảng chấm cụng, phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành, phiếu bỏo làm thờm giờ ,... sau đú chuyển cho kế toỏn trƣởng ký duyệt và kớ nhận tiếp đú là chuyển đến phũng giỏm đốc xỏc nhận kớ duyệt.Xong thủ tục đú kế toỏn tiền lƣơng chuyển bảng thanh toỏn lƣơng xuống phũng thủ quỹ để thủ quỹ trả lƣơng và cú xỏc nhận của ngƣời lĩnh tiền.Sau khi tất cả cụng nhõn viờn đó lĩnh lƣơng thủ quỹ tiến hành chuyển lại cho kế toỏn tiền lƣơng Bảng thanh toỏn lƣơng để làm chứng từ gốc vào sổ kế toỏn.
Kế toỏn về tiền lƣơng của cỏc doanh nghiệp thƣờng sử dụng cỏc chứng từ sau:
-Bảng chấm cụng
-Bảng thanh toỏn lƣơng -Bảng thanh toỏn tiền thƣởng
-Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành -Phiếu bỏo làm thờm giờ
-Hợp đồng giao khoỏn
-Biờn bản điều tra tai nạn lao động -Phiếu nghỉ BHXH
-Bảng thanh toỏn BHYT
1.5.2 Tài khoản sử dụng
-TK334 - Phải trả ngƣời lao động ,cú 2 TK cấp 2:
TK3341:Phải trả cụng nhõn viờn- phản ỏnh cỏc khoản phải trả và tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải trả cho cụng nhõn viờn của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền cụng ,tiền thƣởng cú tớnh chất lƣơng,bảo hiểm và cỏc khoản phải trả khỏc thuộc về thu nhập của cụng nhõn viờn.
TK3348:Phải trả ngƣời lao động khỏc-phản ỏnh cỏc khoản phải trả và tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải trả cho ngƣời lao động khỏc ngoài cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp về tiền cụng,tiền thƣởng(nếu cú) cú tớnh chất về tiền cụng và cỏc khoản khỏc thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
Bờn nợ: -Cỏc khoản tiền lƣơng ,tiền cụng ,tiền thƣởng cú tớnh chất lƣơng,bảo hiểm
và cỏc khoản khỏc đó trả,đó chi, đó thanh toỏn,tạm ứng,cho ngƣời lao động. -Cỏc khoản khấu trừ vào tiền lƣơng,tiền cụng của ngƣời lao động.
Bờn cú: -Cỏc khoản tiền lƣơng, tiền cụng ,tiền thƣởng cú tớnh chất lƣơng,bảo
hiểm và cỏc khoản khỏc cũn phải trả,phải chi cho ngƣời lao động.
Số dƣ bờn cú:Cỏc khoản tiền lƣơng,tiền cụng, tiền thƣởng cú tớnh chất lƣơng và
cỏc khoản khỏc cũn phải trả ngƣời lao động.
TK334:cú thể cú số dƣ bờn nợ ,số dƣ bờn nợ TK334 rất đặc biệt -nếu cú
phản ỏnh số tiền đó trả lớn hơn số phải trả về tiền lƣơng,tiền cụng,tiền thƣởng và cỏc khoản khỏc cho ngƣời lao động.
TK334: phải hạch toỏn chi tiết theo 2 nội dung:Thanh toỏn lƣơng và thanh
toỏn cỏc khoản khỏc.
-TK 338 phải trả phải nộp khỏc:
TK3382:Kinh phớ cụng đoàn-Phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch và thanh toỏn kinh phớ cụng đoàn ở đơn vị.
TK3383:Bảo kiểm xó hội-Phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch và thanh toỏn bảo hiểm xó hội của đơn vị.
TK3384:Bảo hiểm y tế- Phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch và thanh toỏn bảo hiểm y tế của đơn vị.
TK3389:Bảo hiểm thất nghiệp- Phản ỏnh tỡnh hỡnh trớch và thanh toỏn bảo hiểm thất nghiệp của đơn vị.
Bờn nợ: -Bảo hiểm xó hụi phải trả cho cụng nhõn viờn
-Cỏc khoản BHXH,BHYT,BHTN, KPCĐ đó nộp cho cơ quan quản lớ quỹ bảo hiểm và kinh phớ cụng đoàn.
Bờn cú: -Cỏc khoản trớch lập BH,KPCĐ đó trớch chƣa nộp cho cơ quan quản lớ hoặc kinh phớ cụng đoàn đƣợc để lại cho đơn vị chƣa chi hết.
Số dƣ bờn cú:Cỏc khoản BH,KPCĐ chƣa nộp,KPCĐ chƣa chi ở doanh nghiệp
TK338:Cú thể cú số dƣ bờn nợ - Số dƣ bờn nợ phản ỏnh số đó trả đó nộp
nhiều hơn số phải trả,phải nộp hoặc số bảo hiểm xó hội đó chi trả cụng nhõn viờn chƣa đƣợc thanh toỏn và kinh phớ cụng đoàn vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bự.
Ngoài ra cũn sử dụng cỏc TK liờn quan khỏc:TK111, TK112, TK621, TK627, TK641, TK642...
1.5.3 Kế toỏn tiền lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng trong doanh nghiệp
Kế toỏn tiền lƣơng
Tớnh tiền lương,cỏc khoản phụ cấp theo quy định phải trả người lao động ghi:
Nợ TK622:"chi phớ nhõn cụng trực tiếp"
Nợ TK241:"XDCBDD"-Tiền lƣơng cụng nhõn XDCB và sửa chữa TSCĐ Nợ TK627:"Chi phớ SXC"
Nợ TK641:"Chi phớ bỏn hàng" Nợ TK 642:"Chi phớ QLDN"
Cú TK334:"Phải trả ngƣời lao động"
Tiền thưởng trả cho cụng nhõn viờn
-Khi xỏc định tiền thƣởng trả cụng nhõn viờn từ quỹ khen thƣởng phỳc lợi Nợ TK353:Quỹ khen thƣởng phỳc lợi
Cú TK334:Phải trả ngƣời lao động Khi xuất quỹ chi trả tiền thƣởng ghi
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động Cú TK111,112...
Tớnh tiền BHXH(ốm đau, thai sản,tai nạn...)phải trả cụng nhõn viờn
Nợ TK338:Phải trả phải nộp khỏc(3383) Cú TK334:Phải trả ngƣời lao động
Tớnh tiền lương nghỉ phộp thực tế trả cho cụng nhõn viờn ghi:
Nợ TK622,627,641,642 Nợ TK335:chi phớ trớch trƣớc
Cú TK334:Phải trả ngƣời lao động
Cỏc khoản khấu trừ vào lương
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động Cú TK141:Tạm ứng
Cú TK338:Phải trả phải nộp khỏc Cú TK138:Phải thu khỏc
Tớnh tiền thuế thu nhập cỏ nhõn của cụng nhõn viờn và người lao động khỏc của doanh nghiệp phải nộp nhà nước ghi:
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động
Cú TK333:Thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nƣớc
Khi ứng trước hoặc trả tiền lương cho người lao động
Nợ TK 334:Phải trả ngƣời lao động Cú TK 111,112...
Thanh toỏn cỏc khoản phải trả cụng nhõn viờn và người lao động khỏc
Nợ TK 334:Phải trả ngƣời lao động Cú TK 111,112...
Trường hợp trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn bằng sản phẩm
hàng húa bằng đốitượng chịu thuế.Kế toỏn phản ỏnh doanhthu bỏn hàng nội bộ
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động Cú TK3331:Thuế GTGT phải nộp Cú TK512:Doanh thu bỏn hàng nội bộ
-Đối với sản phẩm hàng húa khụng thuộc đối tượng chịu thuế
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động
Cú TK512:Doanh thu bỏn hàng nội bộ
Xỏc định ,thanh toỏn tiền ăn ca cho cụng nhõn viờn
Nợ TK 622,627,641,642,33532
Cú TK334:Phải trả ngƣơi lao động
Khi chi tiền ăn ca cho cụng nhõn viờn và người lao động khỏc doanh nghiệp ghi
Nợ TK334:Phải trả ngƣời lao động
Cú TK111,112:tiền mặt,tiền gửi ngõn hàng
Sơ đồ hạch toỏn TK334
TK141,138,334 TK334 TK622
Cỏc khoản trừ vào lƣơng CNV Tiền lƣơng phải trả CNSX
TK111 TK627
TT lƣơng thƣởng bằng TM Trả lƣơng cho nhõn viờn PX
TK512 TK641,642
Trả lƣơng bằng sản phẩm Trả lƣơng cho nhõn viờn BH,QLDN
TK3331 TK338
BHXH phải trả
Tổ chức kế toỏn cỏc khoản trớch theo lƣơng
Hàng thỏng khi trớch BHXH,BHYT,BHTN,KPCĐ tớnh vào chi phớ sản xuất kinh doanh,kế toỏn ghi sổ theo định khoản
Nợ TK241:xõy dựng cơ bản dở dang Nợ TK622:Chi phớ nhõn cụng trực tiếp Nợ TK627:Chi phớ sản xuất chung Nợ TK641:Chi phớ bỏn hàng
Cú TK3382:Kinh phớ cụng đoàn CúTK3383:Bảo hiểm xó hội Cú TK3384:Bảo hiểm y tế
Cú TK3389:Bảo hiểm thất nghiệp
Tớnh cỏc khoản trừ vào lương cụng nhõn viờn:
Nợ TK334:phải trả ngƣời lao động CúTK3383:Bảo hiểm xó hội Cú TK3384:Bảo hiểm y tế
Cú TK3389:Bảo hiểm thất nghiệp
Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ cho cơ quan chuyờn trỏch cấp trờn quản lớ kế toỏn ghi sổ theo định khoản:
NợTK3382:Kinh phớ cụng đoàn NợTK3383:Bảo hiểm xó hội NợTK3384:Bảo hiểm y tế
NợTK3389:Bảo hiểm thất nghiệp Cú TK111:Tiền mặt
Cú TK112:Tiền gửi ngõn hàng
Tớnh bảo hiểm xó hội phải trả cho cụng nhõn viờn nghỉ ốm đau,thai sản...ghi:
Nợ TK3383:Bảo hiểm xó hội
Cú TK334:Phải trả ngƣời lao động
Sơ đồ hạch toỏn TK338
TK334 TK338 TK622.627,641,642
BHXH trả thay lƣơng CNV DN trich nộp BH,KPCĐ tớnh vào CPSXKD
TK111,112 TK334
Nộp (chi) BH,KPCĐ tại DN Cỏc khoản trớch nộp BH trừ vào lƣơng CNV
1.6 Cỏc hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn tiền lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng trong doanh nghiệp. lƣơng trong doanh nghiệp. lƣơng trong doanh nghiệp.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ cỏi
- Đặc điểm chủ yếu: Sử dụng Sổ Nhật ký – sổ cỏi làm sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất để ghi chộp tất cả cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.
- Hệ thống sổ kế toỏn gồm: Sổ Nhật ký – sổ cỏi và cỏc sổ kế toỏn chi tiết . -Hệ thống sổ sỏch kế toỏn tiền lƣơng và cỏc khoản trớch theo lƣơng bao gồm: Bảng tổng hợp chi tiết, nhật kớ sổ cỏi ,sổ chi tiết cỏc TK334, TK338.
Ghi hàng ngày : Ghi định kỡ hoặc cuối thỏng : Kiểm tra đối chiếu :
Sổ quỹ tiền mặt và sổ tài sản Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ/ thẻ kế toán chi tiết
Nhật ký Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
- Đặc điểm chủ yếu: Sử dụng Sổ Nhật ký chung để ghi chộp tất cả cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đú sử dụng số liệu ở Sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan.
- Hệ thống sổ kế toỏn gồm: Sổ nhật ký chung, cỏc Sổ Nhật ký chuyờn dựng, Sổ cỏi cỏc tài khoản, cỏc sổ kế toỏn chi tiết TK334,TK338.
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Kiểm tra đối chiếu
Chứng từ kế toán Sổ nhật kí đặc biệt đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ
- Đặc điểm chủ yếu: cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh đƣợc phản ỏnh ở chứng từ gốc đều đƣợc phõn loại để ghi vào cỏc Sổ Nhật ký - chứng từ, cuối thỏng tổng hợp số liệu từ cỏc sổ nhật ký chứng từ ghi vào Sổ cỏi cỏc tài khoản .
- Hệ thống sổ kế toỏn gồm: Sổ Nhật ký - chứng từ, Sổ cỏi cỏc tài khoản, cỏc sổ kế toỏn chi tiết TK334,TK338. Ngoài ra cũn sử dụng cỏc bảng phõn bổ, bảng kờ để tớnh toỏn, tổng hợp, phõn loại, hệ thống húa số liệu phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký- chứng từ
Ghi hàng ngày : Ghi định kỡ hoặc cuối thỏng : Kiểm tra đối chiếu :
Bảng kê (1-11) Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ (1-10) Thẻ và sổ kế toán chi tiết (theo đối t-ợng)
Sổ cái tài khoản
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết (theo đối t-ợng)
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm chủ yếu: cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh đƣợc phản ỏnh ở chứng từ gốc đều đƣợc phõn loại, tổnghợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ, sau đú sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cỏi cỏc tài khoản.
- Hệ thống sổ kế toỏn gồm: Sổ cỏi cỏc tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cỏc sổ kế toỏn chi tiết cỏc TK334,TK338.
Ghi hàng ngày : Ghi định kỡ hoặc cuối thỏng : Kiểm tra đối chiếu :
Sổ quỹ và sổ tài sản
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết theo đối
t-ợng
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối t-ợng
Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng
Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
- Đặc điểm chủ yếu: Cụng việc kế toỏn đƣợc thực hiện theo một chƣơng trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy.Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toỏn và cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
- Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào cũng sử dụng đƣợc nhƣng mẫu sổ sẽ khụng hoàn toàn giống ghi bằng tay.
- Hệ thống sổ kế toỏn gồm: Sổ cỏi cỏc tài khoản,cỏc sổ kế toỏn chi tiết TK334,TK338... phự hợp với từng hỡnh thức sổ kế toỏn mà doanh nghiệp sử dụng.
Ghi hàng ngày : Ghi định kỡ hoặc cuối thỏng : Kiểm tra đối chiếu :
Chứng từ kế toỏn
Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn
-Bỏo cỏo tài chớnh -Bỏo cỏo kế toỏn quản trị MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔKẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CễNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI
XI MĂNG HẢI PHếNG
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CễNG TY THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI XI MĂNG HẢI PHềNG VẬN TẢI XI MĂNG HẢI PHềNG VẬN TẢI XI MĂNG HẢI PHềNG
2.1.1 Lịch sử hỡnh thành và phỏt triển
Giới thiệu chung về cụng ty
Tờn cụng ty : Cụng ty cổ phần thƣơng mại dịch vụ và vận tải xi măng Hải Phũng
Tờn tiếng Anh : Hải Phũng Cement Transport and Trading Join Stock Company
Tờn viết tắt : HPCTT
Biểu tượng của cụng ty :
Giấy chứng nhận ĐKKD : Số 0203000727 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hải Phũng cấp ngày 22/06/2007 Trụ sở chớnh : Số 290 đƣờng Hà Nội – Q.Hồng Bàng – TP.Hải Phũng ĐT: (84-31) 3.525.154 – 3824016 Fax : (84-31) 3.540.417 Email : hpctt@yahoo.com.vn Website : vtxmhp.com Khỏi lược lịch sử hỡnh thành
- Cụng ty cổ phần Thƣơng mại - Dịch vụ - Vận tải Xi măng Hải Phũng tiền thõn là phõn xƣởng Cơ Giới, phõn xƣởng Sửa chữa sà lan, Đoàn vận tải thuỷ của Nhà mỏy xi măng Hải Phũng và Liờn đội vận tải thuỷ, bộ thuộc Cụng ty cung ứng vật tƣ thiết bị số 3 - Bộ Xõy dựng, lịch sử phỏt triển của Cụng ty gắn liền với sự phỏt triển của Nhà mỏy xi măng Hải Phũng.
Giai đoạn từ 10/9/1899 đến 6/1955
- Ngày 10/9/1899 Cụng ty Xi măng Poúclan nhõn tạo Đụng Dƣơng đƣợc thành lập cũng chớnh là ngày ra đời của Nhà mỏy xi măng Hải Phũng và của Đoàn vận tải thuỷ, Đoàn vận tải bộ. Cụng ty Xi măng Poúclan nhõn tạo Đụng Dƣơng độc quyền khai thỏc nguyờn liệu tại khu nỳi đỏ vụi Tràng Kờnh nằm ở vựng hữu ngạn sụng Đỏ Bạc cỏch Hải Phũng 17km theo đƣờng chim bay và khai thỏc đất sột tại bói sụng cửa Cấm, toàn bộ khối lƣợng khai thỏc đƣợc đoàn vận tải thuỷ vận chuyển về Nhà mỏy là nguyờn liệu chớnh để sản xuất xi măng.
Giai đoạn từ ngày 6/11/1955 đến ngày 10/3/1997
- Hoà bỡnh đƣợc lập lại trờn miền Bắc, Nhà mỏy Xi măng Hải Phũng phỏt động nhiều phong trào thi đua nhƣ phong trào thi đua “Ba nhất” , phong trào thi đua “Bốn ngọn cờ hồng” với khẩu hiệu hành động “Hóy sản xuất nhiều xi măng cho Tổ quốc”, trong cuộc chiến tranh phỏ hoại của đế quốc Mỹ ra miền Bắc, Nhà mỏy xi măng Hải Phũng nhanh chúng chuyển mọi hoạt động từ thời bỡnh sang thời chiến đảm bảo duy trỡ và đó sản xuất nhiều chủng loại xi măng để xõy dựng cỏc cụng trỡnh quan trọng nhƣ cụng trỡnh Lăng Bỏc, Bảo tàng Hồ Chớ Minh, nhà mỏy xi măng Bỉm Sơn, nhà mỏy Kớnh đỏp cầu, nhà mỏy thuỷ điện Hoà Bỡnh, cầu Thăng Long… Cỏn bộ cụng nhõn viờn đơn vị vận tải luụn hoàn thành nhiệm vụ tiếp nhận vận chuyển hàng triệu tấn sản phẩm đầu ra để đảm bảo cho sản xuất đƣợc thƣờng xuyờn liờn tục, ngoài ra đơn vị cũn tiếp nhận và vận chuyển hàng triệu tấn hàng hoỏ thiết bị từ cảng Hải Phũng đến chõn cỏc cụng trỡnh xõy dựng nhà mỏy xi măng Bỉm Sơn Thanh Hoỏ, nhà mỏy Kớnh Đỏp Cầu, nhà mỏy bờ tụng Đạo Tỳ, bờ tụng Xuõn Mại,Cung văn hoỏ Lao động Hữu nghị Việt Tiệp, nhà mỏy xi măng Bỳt Sơn, tham gia chiến dịch giải toả cảng Hải Phũng đƣa hàng đến cỏc tỉnh phớa Bắc.
- Sau giải phúng miền Nam theo sự chỉ đạo của Chớnh phủ, đơn vị đó tập trung toàn lực để cựng cỏc ngành đƣờng sụng, đƣờng biển vận chuyển tiờu thụ hàng chục triệu tấn xi măng cho cỏc tỉnh phớa Nam để bỡnh ổn giỏ cả thị trƣờng và xõy dựng đất nƣớc.
Giai đoạn từ ngày 1/4/1997 đến ngày 28/2/2004
- Theo định hƣớng phỏt triển của ngành xi măng và từng bƣớc chuẩn bị cỏc