3. Cho điểm của cỏn bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):
1.2.2.Quy trỡnh kế toỏn
15 - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung; - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – sổ cỏi; - Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ; - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – chứng từ; - Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.
Trong mỗi hỡnh thức, sổ kế toỏn cú những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu sổ, trỡnh tự, phƣơng phỏp ghi chộp và mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mụ, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yờu cầu quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn, điều kiện trang bị kỹ thuật tớnh toỏn để lựa chọn một hỡnh thức kế toỏn phự hợp và phải thuõn thủ theo đỳng quy định của hỡnh thức sổ kế toỏn đú, gồm: cỏc loại sổ và kết cấu cỏc loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trỡnh tự, phƣơng phỏp ghi chộp cỏc loại sổ kế toỏn.
Trƣờng hợp doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – chứng từ thỡ quy trỡnh kế toỏn tăng, giảm, khấu hao TSCĐ đƣợc mụ tả theo sơ đồ số 1.1
16
SƠ ĐỒ 1.1. QUY TRèNH HẠCH TOÁN
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối thỏng hoặc ghi định kỳ: Quan hệ đối chiếu:
* Chứng từ sử dụng:
- Biến động tăng TSCĐ: đối với cỏc nghiệp vụ làm tăng TSCĐ thỡ cần sử dụng cỏc chứng từ sau: Dựa vào tỡnh hỡnh thực tế, cỏc cấp cú thẩm quyền sẽ ra cỏc “Quyết định mua hoặc xõy dựng” để mua hoặc xõy dựng mới TSCĐ. Bờn bỏn sẽ xuất “Húa đơn bỏn hàng” (nếu mua) hoặc nếu là xõy dựng, sẽ cú “Biờn bản nghiệm thu cụng trỡnh” do bờn đƣợc thuờ lập. Sau khi mua hoặc xõy dựng xong, hai bờn sẽ cựng ký vào “Biờn bản giao nhận TSCĐ” và giao cho phũng kế toỏn lƣu giữ và làm căn cứ để ghi sổ kế toỏn.
- Biến động giảm TSCĐ: đối với cỏc nghiệp vụ làm giảm TSCĐ thỡ cần sử dụng cỏc chứng từ sau: khi phỏt sinh việc thanh lý, nhƣợng bỏn TSCĐ, cỏc bờn liờn quan sẽ lập “Biờn bản khảo sỏt TSCĐ xin thanh lý (hoặc nhƣợng bỏn)” Sổ TSCĐ Biờn bản giao nhận TSCĐ, HĐ GTGT, bảng trớch khấu hao TSCĐ Nhật ký chứng từ số 7, số 9, ... Sổ cỏi TK 211, 212, 213, 214, ...
17
để từ đú làm cơ sở để cỏc cấp cú thẩm quyền ra “Quyết định thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ” và thành lập Hội đồng thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ. Hội đồng thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện việc thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ theo đỳng trỡnh tự, thủ tục quy định trong chế độ quản lý tài chớnh và lập “Biờn bản thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ” theo mẫu quy định. Biờn bản đƣợc lập thành hai bản, một bản chuyển giao cho phũng kế toỏn để ghi sổ theo dừi, một bản giao cho đơn vị quản lý, sử dụng TSCĐ. Căn cứ vào Biờn bản thanh lý (nhƣợng bỏn) TSCĐ và “Húa đơn bỏn hàng” (nếu nhƣợng bỏn), cựng cỏc chứng từ liờn quan nhƣ “Phiếu thu” hoặc “Giấy bỏo cú” (nếu thu bằng tiền)… kế toỏn sẽ ghi sổ theo dừi.
- Khấu hao: Căn cứ tỡnh hỡnh tăng, giảm TSCĐ trong thỏng, kế toỏn lập “Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao”, từ đú làm căn cứ để ghi vào sổ kế toỏn.
* Sổ kế toỏn sử dụng: - Kế toỏn tổng hợp:
+ Kế toỏn tăng TSCĐ: từ cỏc chứng từ trờn, kế toỏn TSCĐ ghi vào: Nhật ký chứng từ số 1: Nợ TK 211, 213; Cú TK 111
Nhật ký chứng từ số 2: Nợ TK 211, 213; Cú TK 112 Nhật ký chứng từ số 4: Nợ TK 212; Cú TK 315, 342
Nhật ký chứng từ số 5: Nợ TK 211, 212, 213; Cú TK 111, 112, 315, 342, 331…
Sau đú lấy số liệu từ cột “Cộng cú TK” trờn cỏc Nhật ký chứng từ này để ghi vào cột “Số phỏt sinh” trờn sổ cỏi TK 211, 212, 213.
+ Kế toỏn giảm TSCĐ: từ cỏc chứng từ trờn, kế toỏn TSCĐ ghi vào Nhật ký chứng từ số 9: Ghi cú TK 211, 212, 213; ghi Nợ cỏc TK cú liờn quan.
Sau đú lấy số liệu trờn cột “Cộng cú TK 211 (212, 213)” ghi vào cột “Tổng phỏt sinh cú” trờn sổ cỏi TK 211 (212, 213).
18
+ Khấu hao TSCĐ: sử dụng cỏc chứng từ trờn, kế toỏn TSCĐ ghi: Nhật ký chứng từ số 7: Nợ TK 627, 641, 642…; ghi Cú TK 214 Nhật ký chứng từ số 9: Nợ TK 214; Cú TK 211, 212, 213
Sau đú lấy số liệu trờn cột cụng nợ TK 214 ghi vào cột số phỏt sinh hàng thỏng trờn sổ cỏi TK 214
- Kế toỏn chi tiết.:
+ Kế toỏn tăng TSCĐ: căn cứ vào cỏc chứng từ trờn, kế toỏn TSCĐ lập “Thẻ TSCĐ” để theo dừi chi tiết từng TSCĐ và ghi vào “Sổ TSCĐ”. Đồng thời, tại nơi trực tiếp quản lý, sử dụng TSCĐ, TSCĐ đƣợc theo dừi trờn “Sổ theo dừi TSCĐ và CCDC ở nơi sử dụng” để đối chiếu khi tiến hành kiểm kờ tài sản định kỳ.
+ Kế toỏn giảm TSCĐ: khi TSCĐ giảm, kế toỏn TSCĐ ghi vào 2 dũng cuối trờn Thẻ TSCĐ về ngày thỏng và lý do giảm TSCĐ và ghi vào cột “ghi giảm TSCĐ” trờn “Sổ TSCĐ”. Đồng thời, tại nơi quản lý và sử dụng TSCĐ, ghi vào phần “ghi giảm TSCĐ và CCDC” trờn “Sổ theo dừi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng”.
+ Khấu hao: Khấu hao đƣợc kế toỏn TSCĐ ghi theo từng năm vào cột “giỏ trị hao mũn TSCĐ” trờn “Thẻ TSCĐ” và cột “khấu hao TSCĐ” trờn “Sổ TSCĐ”. Khụng theo dừi khấu hao trờn “Sổ theo dừi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng”.
* Kiểm tra, đối chiếu số liệu cuối kỳ.
Cuối thỏng khúa sổ, cộng số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký – chứng từ cú liờn quan, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc sổ này với cỏc Thẻ TSCĐ; Sổ TSCĐ; Sổ theo dừi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng; Bảng phõn bổ và khấu hao TSCĐ. Lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký – chứng từ liờn quan ghi trực tiếp vào Sổ cỏi cỏc tài khoản 211, 212, 213, 214.
19
Số liệu tổng cộng trờn cỏc sổ, thẻ chi tiết vào cuối thỏng đƣợc dựng để lập cỏc “Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản” để đối chiếu với Sổ cỏi cỏc tài khoản 211, 212, 213, 214. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số liệu tổng cộng ở Sổ cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký – chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
20 * Sơ đồ kế toỏn:
- Kế toỏn tăng TSCĐ:
Sơ đồ 1.2. Quy trỡnh hạch toỏn tăng TSCĐ
TK 211,213
Đỏnh giỏ tăng, nhận biếu tặng…)
Cỏc trường hợp tăng khỏc (nhận lại vốn đầu tư, TK 222,223,412,711,…
Đầu tư bằng vốn chủ sở hữu Thanh toỏn ngay
TK 414,431,441… Nhận cấp phỏt, nhận vốn gúp TK 411 TK 331 Nguyờn Giỏ Tài Sản Cố Định Tăng Trong Kỳ TK 133 TK 111,112,341…
21 - Kế toỏn giảm TSCĐ:
Sơ đồ 1.3. Quy trỡnh hạch toỏn giảm TSCĐ
TK 33311
TK 214 TK 211,213
TK 811
Thuế GTGT đầu ra phải nộp Do nhượng bỏn, thanh lý (nếu cú)
TK 111,112,152,131 TK 1331
Giỏ nhượng bỏn, thanh lý TSCĐ (khụng thuế) Và cỏc khoản thu hồi khỏc từ thanh lý
Thuế GTGT đầu vào
TK 711
TK 334,338,152,214…
Giỏ dịch vụ thuờ ngoài (chưa thuế GTGT) Cỏc chi phớ liờn quan đến thanh lý, nhượng bỏn tự làm
GTCL chưa thu hồi (nếu cú) của TSCĐ thanh lý, nhượng bỏn Giỏ trị HMLK của TSCĐ thanh lý, nhượng bỏn
22
* Đặc trƣng của cỏc hỡnh thức kế toỏn khỏc trong doanh nghiệp.
Trƣờng hợp doanh nghiệp ỏp dụng cỏc hỡnh thức kế toỏn khỏc, nhƣ: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – sổ cỏi thỡ quy trỡnh tăng, giảm và khấu hao cú cỏc đặc điểm cơ bản sau:
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung: đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là: tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Với hỡnh thức kế toỏn này, khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan, kế toỏn phản ỏnh vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. Đồng thời, tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong thỏng đều đƣợc phản ỏnh đầy đủ vào “Sổ Nhật ký chung”. Căn cứ vào số liệu trờn “Sổ nhật ký chung” để ghi vào “Sổ cỏi” cỏc tài khoản liờn quan theo từng nghiệp vụ.
- Hỡnh thức Nhật ký – Sổ cỏi: đặc trƣng của hỡnh thức này là cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đƣợc kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cỏi. Căn cứ để ghi vào Nhật ký – Sổ cỏi là cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại.
Khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, kế toỏn ghi vào sổ “Nhật ký – sổ cỏi”. Mỗi chứng từ gốc đƣợc ghi trờn một dũng và đồng thời ở cả hai phần “nhật ký” và “sổ cỏi” trờn sổ này. Sau khi ghi trờn sổ nhật ký – sổ cỏi, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toỏn ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cỏc tài khoản liờn quan.
23 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ: đặc trƣng của hỡnh thức kế toỏn này là: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn, Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đƣợc đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải đƣợc kế toỏn trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toỏn.
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại” đó đƣợc kiểm tra, đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập “Chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào “Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ”, sau đú đƣợc dựng để ghi vào “Sổ cỏi”. Cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan sau khi làm căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dựng để ghi vào cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: đặc trƣng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn đƣợc thực hiện theo một chƣơng trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kế hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định ở trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định của Nhà nƣớc.
Cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Phần mềm kế toỏn đƣợc thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhƣng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
24