Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống kinh doanh
Giải thích ký hiệu: : Quan hệ chỉ huy trực tuyến
: Quan hệ phối hợp thực hiện
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống kinh doanh
Giám đốc điều hành: có chức năng giám sát, điều hành toàn bộ hệ thống của toàn Công ty
Phòng kế hoạch kinh doanh : Phát triển thị trƣờng xây dựng các mối quan hệ và tìm kiếm đối tác. Thực hiện các chính sách nhằm thúc đẩy doanh thu bán hàn
Giám đốc điều hành Phòng Thị trƣờng Phòng Tài chính kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch kinh doanh Kho hàng
S/v : BÙI KIM CÚC – LỚP QT 1105K
59
Phòng thị trường có chức năng sau :
+ Thực hiện công tác gia dịch, maketing và lập các biểu báo giá. Định kì báo cáo thống kê số lƣợng giá trị của hàng hóa dịch vụ mua vào bán ra cho ban giám đốc
+ Hàng ngày ra thị trƣờng và tìm kiếm quảng cáo giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trƣờng, tiếp cận các công trình xây dựng chuyên môn
Phòng kỹ thuật :Chịu trách nhiệm quản lý các hợp đồng lắp đặt, đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động trong lắp đặt, để đảm bảo thực hiện tốt tiến độ và chất lƣợng các hợp đồng.
Phòng tài chính-kế toán: Tham mƣu giúp việc cho giám đốc trong công tác tài chính- kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, thống kê theo đúng quy định của Nhà nƣớc, của ngành, lập các báo cáo tài chính, theo dõi sự biến động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn hình thành tài sản, thực hiện chức năng giám sát bằng tiền của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ðây là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, quản lý Công ty, theo dõi tài sản hàng hóa, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh... đồng thời tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác quản lý tài chính, giúp lãnh đạo sớm có phƣơng hƣớng hoạch định kế hoạch kinh doanh cho kỳ sau.
Công ty TNHH Minh Hải là một trung tâm thƣơng mại lớn với nhiều chủng loại mặt hàng lên khi xuất hàng đi bán cho các siêu thị , đại lý, cửa hàng…thì về phía Công ty và khách hàng, nhà cung cấp có sự thỏa thuận, ký kết trên hợp đồng nguyên tắc hay hợp đồng kinh tế kèm theo đơn đặt hàng. Khi Công ty nhận đƣợc đơn đặt hàng từ các đối tác thì phòng kinh doanh và phòng kế toán phải có trách nhiệm kiểm tra mọi nội dung, điều khoản trong hợp đồng, sau khi kiểm tra xong tính hợp lý về số lƣợng mặt hàng, đơn giá và điều khoản thanh toán thì phòng kinh doanh có trách nhiệm trình Ban giám đốc công ty xem xét và phê duyệt, khi Ban giám đốc đồng ý với các nội dung trong hợp đồng thì phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng và thông báo cho bên khách hàng, nhà cung cấp.
S/v : BÙI KIM CÚC – LỚP QT 1105K
60
- Việc kiểm tra hàng hóa cũng là một khâu vô cùng quan trọng. Bộ phận kỹ thuật phải kiểm tra về số lƣợng, chủng loại, mẫu mã, quy cách xem hàng hóa có đạt tiêu chuẩn nhƣ trong hợp đồng mà các bên đã ký kết hay không. Sau khi bộ phận kỹ thuật đã kiểm tra và đánh giá mặt hàng đó đảm bảo thì sẽ chuyển cho trƣởng phòng kinh doanh .
- Việc xuất nhập hàng thì thủ kho là ngƣời có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa về số lƣợng, chủng loại, mẫu mã, quy cách trong đơn đặt hàng để việc xuất - nhập hàng cho đúng và chính xác tránh xảy ra sai sót .
Sau khi việc xuất –nhập kho đã hoàn thành thì phòng kinh doanh căn cứ vào các phiếu xuất - phiếu nhập kho của thu kho và kế toán kho tiến hành lập biên bản bàn giao. Trong biên bản bàn giao nêu rõ địa điểm giao nhận hàng và số lƣợng chủng loại trong đơn đặt hàng để hai bên nhận và bên giao xác nhận tính chính xác và giao biên bản này cho ngƣời đi giao hay nhận hàng chuyển cho các đối tác, lấy cơ sở làm căn cứ để làm thủ tục thanh toán.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng