Giao tiếp- truyền thông trên xuống
Đó là các thông điệp và thông tin từ cấp quản lý cao nhất gửi xuống các cấp dưới theo chiều từ trên xuống. Chúng bao gồm các chủ đề sau đây:
(i)Thực hiện các mục tiêu và chiến lược: Truyền đạt các mục tiêu và chiến lư ợc mới; cung cấp thông tin về các chỉ tiêu và các hành động, hành vi cần phải thực hiện. Cho chỉ thị, định hướng đối với các cấp dưới trong tổ chức.
(ii)Hướng dẫn công việc, hoạt động : đây là những chỉ thị về cách thực hiện những nhiệm vụ, công việc cụ thể và về mối liên quan giữa chúng với các hoạt độngkhác của tổ chức.
(iii)Quy trình và thực tiễn: là những thông điệp xcá định sứ mệnh, quy tắc, quy phạm, lợi ích, cấu trúc tổ chức
(iv)Phản hồi kết quả: Những thông điệp biểu dương các nhân và đơn vị đã hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ được giao.
(v)Truyền thụ: Những thông điệp được soạn thảo nhằm động viên chấp nhận, tuân thủ sứ mệnh, văn hoá của tổ chức và tham gia tích cực vào các hoạt
110
Người quản lý cần lưu ý đến hiện tượng “suy giảm” nội dung các thông điệp này do đư ợc truyền đạt qua nhiều tầng bậc, nhằm tìm biện pháp khắc phục sự sai lạc hoặc thất thoát thông điệp trong quá trình giao tiếp-truyền thông theo kênh từ trên xuống.
Giao tiếp- truyền thông dưới lên
Giao tiếp- truyền thông dưới lên chính thức bao gồm những thông điệp với luồng chảy từ cấp thấp hơn lên cấp cao hơn trong thứ bậc của tổ chức.
Có năm loại hình giao tiếp-truyền thông dưới lên như sau.
(i)Có vấn đề và ngoại lệ: Đây là những thông điệp mô tả những vấn đề nghiêm trọng và những trường hợp ngoại lệ so với kết quả thường nhật, nhằm cảnh báo cho người quản lý biết được những khó khăn.
(ii)Kiến nghị cải tiến: Những thông điệp này chứa các ý tưởng, các đề xuất cải tiến quy trình, quy phạm liên quan đến nhiệm vụ được giao nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
(iii)Báo cáo kết quả: Những thông điệp này bao gồm các báo cáo định kỳ để thông báo cho cấp quản lý về kết quả làm việc, hoạt động của cá nhân hay đơn vị.
(iv)Phàn nàn, tranh cãi: Đây là những thopong điệp biểu thị sự phàn nàn, sự xung đột cuỉa cấp dưới được chuyển lên cấp trên để tìm biện pháp giải quyết.
(v)Thông tin tài chính kế toán: Những thông điệp này bao gồm những thông tin về chi phí, giá cả, số lượng hàng hoá hay dịch vụ được thực hiện và các khoản thu chi,lợi nhuận, doanh số...mà cá nhân hay đơn vị có liên quan đến.
111
Giao tiếp truyền thông theo chiều ngang
Giao tiếp truyền thông theo chiều ngang là sự trao đổi thông điệp đồng diện hoặc theo đường chéo giữa những người nagng bằng về địa vị công tác hay giữa những người cộng sự.
Giao tiếp truyền thông theo chiều ngang bao gồm ba loại hình chủ yếu sau đây:
(i)Giải quyết vấn đề trong một đơn vị/bộ phận. Những thông điệp loại này xuất hiện giữa các thành viên trong một đơn vbị hoặc bộ phận của tổ chức và chúng liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ.
(ii)Phối hợp liên đơn vị/bộ phận. Những thông điệp loại này tạo điều kiện để hoàn thành những dự án hay nhiệm vụ chung của nhiều đoưn vị/bộ phận trong tổ chức.
(iii)Cố vấn, tham mưu cho cán bộ quản lý ở đơn vị/bộ phận. Những thông điệp loại này thường được các chuyên gia về vận trù học, tài chính, điện toán gửi đến cán bộ quản lý ở các dơn vị, bộ phận hay các cấp khác nhằm giúp họ trong lĩnh vực có liên quan
112
4.Các kênh giao tiếp- truyền thông không chính thức
Các kênh giao tiếp- truyền thông không chính thức tồn tại bên ngoài các kênh có thẩm quyền, chính thức, chúng không bị ràng buộc, gắn kết với cấu trúc thứ bậc, quyền hạn trong tổ chức. Giao tiếp-truyền thông không chính thức cùng tồn tại với giao tiếp-truyền thông chính thức, nhưng có thể nhảy vượt cấp hoặc cắt ngang chiều thẳng đứng của câú trúc chỉ huy để tiếp cận với bất kỳ người nào trong tổ chức.
Quản lý bằng cách rảo quanh (management by wandering around- MBWA)
Kỹ thuật giao tiếp- truyền thông theo cách “quản lý bằng cách rảo quanh” là kỹ thuật giao tiếp truyền thông trong đó người quản lý tương tác trực tiếp với cấp dưới để trao đổi thông tin. Người quản lý hoà mình với cấp dưới, hình thành quan hệ mật thiết với họ và trực tiếp nhận biết qua họ những thông tin về đơn vị, bộ phận nơi họ làm việc. Nếu người quản lý thất bại trong việc sử dụng kênh này, họ sẽ bị cô lập, bị cấp dưới xa lánh và có thái độ thờ ơ, lạnh nhạt với họ
113
Sự đồn đại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sự đồn đại là mạng lưới giao tiếp-truyền thông không chính thức, cá nhân với cá nhân và không thể bị cấm đoán trong tổ chức. Sự đồn đại liên quan đến các thành viên từ mọi hướng, từ người lãnh đạo quản lý cấp cao nhất đến người quản lý trực tiếp cũng như đến chính bản thân họ. Sự đồn đại luôn tồn tại trong bất cứ tổ chức nào, nhưng nó có thể trở thành sức mạnh thống trị khi kênh chính thức không hoạt động. Trong những trường hợp như vậy, sự đồn đại thực sự có tác dụng vì chúng cung cấp thông tin có ý nghĩa trong tường hợp tình thế không rõ ràng, không xác định. Sự đồn đại giúp cho cấp dưới lấp khoảng trống thông tin, cũng như chúng rất mạnh khi có những biến đổi.
114
Chương X : Lãnh đạo