86
•Quyết định nhóm
(i)Ưu điểm :
+Có thêm nhiều thông tin và tri thức hướng vào vấn đề +Có thêm nhiều các phương án lựa chọn
+Tăng thêm sự đồng thuận đối với quyết định được thông ua
+Các thành viên có cơ hội phát triển tri thức và kỹ năng trong việc giải quyết vấn đề nảy sinh trong tương lai
(ii)Nhược điểm
+Thường tốn nhièu thời gian hơn
+Sự bất đồng ý kiến có thể làm chậm quá trình ra quyết định và gây ra cảm giác nặng nề
+”Tư-duy-nhóm” có thể dễ dẫn các thành viên đến việc cố đạt đư ợc thoả thuận bằng mọi giá.
87 • Một số đặc trưng của quyết định nhóm:
+Vấn đề hoặc quyết định được nhiều người thảo luận, tham gia +Sự lôi cuốn nhóm đi từ cung cấp dữ liệu đến đề xuất giải pháp
+Làm tăng “Chủ quyền” và sự cam kết của nhóm trong việc tìm ra giảI pháp
+Khi cam kết của nhóm đã tăng lên, đó là lúc cần ra quyết định •Một số kỹ thuật giải quyết vấn đề thông qua nhóm
+Nhát trí, đồng thuận: trình bày ý kiến và tìm kiếm thoả thuận để hỗ trọ việc ra quyết định
+Động não: làm phát sinh hàng loạt những ý tưởng khác nhau
+Nhóm danh nghĩa: làm phát sinh các ý tưởng và thực hiện việc đánh giá các giải pháp
+Kỹ thuật Delphi: lấy ý kiến của các chuyên gia giỏi nhưng không làm việc gần nhau, sống xa nhau càng tốt.
88
Chương VIII. Đội công tác
1.Đội công tác
Đội công tác là một nhóm thành viên trong một tổ chức gồm ít nhất từ hai người trở lên, tương tác và phối hợp với nhau trong công việc để hoàn thành/đạt được một mục tiêu cụ thể.
Có ba vấn đề cần lưu tâm trong định nghĩa này.
Thứ nhất, quy mô của đội công tác. Con số nhỏ nhất là 2. Có đội công tác lớn tới múc gồm những 70-80 người. Nhưng thông thường, không nên ít hơn 15 thành viên.
Thứ hai, giữa các thành viên trong đội công tác thường xuyên tương tác với nhau.
Thứ ba, các thành viên trong đội công tác cùng chia sẻ thành tựu hoạt động và mục tiêu đạt được
89
2.Mô hình về tính hiệu nghiệm của đội công tác
Tính hiệu nghiệm của đội công tác được xác định dựa trên hai “kết cục”- đầu ra, kết quả của hoạt động sản xuất /dịch vụ và sự thoả mãn cá nhân. Sự thoả mãn cá nhân liên quan đến khả năng của đội đáp ứng những nhu cầu cá nhân của mỗi thành viên trong độ và từ đó duy trì đư ợc các thành viên của đội và những cam kết của họ. Kết quả hoạt động sản xuất/dịch vụ liên quan đến chất lượng và số lượng của việc hoàn thành nhiệm vụ được xác đinh bởi mục tiêu của đội.
Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu nghiệm của đội công tác bắt đầu từ bối cảnh tổ chức- đó là các nhân tố như : cấu trúc tổ chức, chiến lư ợc, môi tường, văn hoá, chế độ khen thưởng, cũng như việc các “nhóm” trong tổ chức hoạt động ra sao. Trong bối cảnh như vậy của tổ chức, người quản lý, lãnh đạo tổ chức sẽ xác định, thành lập các đội.
90 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các đặc trưng quan trọng của đội công tác bao gồm : Loại hình (kiểu) đội, cấu trúc của đội và “chất liệu” của đội. Người quản lý phải quyết định khi nào thì nên thành lập những đội công tác thường trực bên trong tổ chức của mình, khi nào nên thành lập nhựng đội công tác (đội đặc nhiệm) tạm thời. Quy mô và vai trò của đội cũng rất quan trọng. Người quản lý phải cân nhắc và quyết định việc hình thành các đội công tác có phải là cách tốt nhất để hoàn thành một số các nhiệm vụ cụ thể hay không. Điều này cũng liên quan đến việc phân tích chi phí-lợi ích. Nếu giá quá cao, có thể giao nhiệm vụ cho một vài cá nhân, hà tất phải lập ra các đội công tác để thêm phiền hà, tốn kém.
Những đặc trưng này của đội công tác sẽ ảnh hưởng đến các quá trình nội tại của đội, và các quá trình đó sẽ lại tác động đến kết quả hoạt động cũng như sự thoả mãn. Người lãnh đạo phải thấu hiểu và quản lý các giai đoạn phát triển, tính cố kết, các chuẩn mực, cũng như xung đột trong đội công tác để hình thành nên các đội công tác hiệu nghiệm. Những vấn đề nói trên chịu ảnh hư ởng, tác động của đội công tác , của đặc điểm của tổ chức, của khả năng các thành viên tổ chức cũng như người lãnh đạo trong việc định hướng các quá trình đó theo cách tích cực nhất
91
3. Các kiểu (loại hình) đội công tác
3.1.Các đội công tác chính thức
Các đội công tác chính thức được lập nên như một phần của cấu trúc chính thức của tổ chức. Có hai loại hình đội công tác chính thức thương thấy, đó là đội công tác theo chiều dọc và đội công tác theo chiều ngang. Ngoài ra còn có đội công tác có mục tiêu cụ thể chuyên biệt.
3.2.Các đội công tác tự định hướng (tự quản)
Sự ra đời của các đội công tác loại này xuất phát từ ý tưởng lôi cuốn các thành viên của tổ chức-đặc biệt là những người trực tiếp sản xuất hay hoạt động dịch vụ- vào việc ra quyết định và điều khiển/qủan lý công việc của chính mình. Ban đầu họ tham gia về khía cạnh kỹ thuật như trao đổi thông tin với đồng nghiệp, yêu cầu đồng nghiệp khuyến cáo để cải tiến công tác. Dần dần, hình thức lôi cuốn cấp dưới vào các đội công tác phát triển theo hướng trao quyền tự chủ cho các đội nhiều hơn nữa. Trước hết là các “đội giải quyết vấn đề” sau đó là “đội tự quản”.
92
4.Các đặc trưng của đội công tác
Hai đặc trưng quan trọng nhất của các ‘dội công tác” mà người quản lý phải quan tâm xử lý, đó là quy mô/kích cỡ của đội và vai trò của các thành viên trong đội.
Quy mô
Căn cứ vào thực tiễn, người ta xác định quy mô lý tưởng của đội công tác là 7 thành viên, hoặc có thể dao động từ 5 đến 12 người. Quy mô này khá điển hình cho những đội công tác hoạt động có hiệu quả. Chúng đủ lớn để có được ưu thế về đa dạng hoá kỹ năng, tạo điều kiện cho các thành viên bộc lộ cảm xúc tốt hoặc xấu của mình cũng như xông xáo trong giải quyết vấn đề. Chúng cũng vừa nhỏ để cho phép các thành viên cảm nhận tình thân trong nhóm.
(i)Đội nhỏ (từ 2 đến 4 người) có ưu điểm là sự đồng tình, nhất trí cao hơn, có nhiều câu hỏi đặt ra hơn, trao đổi ý kiến nhiều hơn.. Các thành viên đều mong muốn có quan hệ hoà thuận thân thiện với người khác
93
Báo cáo của đội nhỏ cũng thoả mãn hơn và thường xảy ra những thảo luận cá nhân nhiều hơn. Đội nhỏ có xu thế trở thành đội “không chính thức” và họ có ít đòi hỏi về người lãnh đạo đội.
(ii) Đội lớn (12 người trở lên) dễ có xu hương bất đồng ý kiến và khác biệt về dư luận.Những nhóm nhỏ bên trong một đội lớn cũng dễ hình thành, xung đột giữa các nhóm đó cũng thường xảy ra, ngay từ những việc rất nhỏ nhặt, thường ngày. Những yêu cầu về người lãnh đạo cũng đặt ra thường xuyên hơn, vì thường có những quyết định mang tính tập trung , ít có sự tham gia của các thành viên. Những đội lớn cũng ít tình thân hữu, vì không phải lúc nào mọi người cũng đều có mặt đông đủ...
Vì những lý do đó, với những đội có quy mô trên 20 người, người quản lý thường chia đội thành những “phân đội’ hay “nhóm” để dễ bề làm việc, với hiệu quả cao hơn.
94 •Vai trò của các thành viên trong đội
a/Vai trò chuyên gia công tác:
*Sáng kién : đề xuất giải pháp mới
*Cho ý kiến: nêu ý kiến về giải quyết nhiệm vu, phản hồi về công việc
*Tìm kiếm thông tin
*Tổng kết: liên kết các ý kiến khác nhau trong đội *Truyền nghị lực, sức mạnh
95 b)Vai trò điều tiết cảm xúc xã hội :
*Khuyến khích: nhiệt tình và dễ tiếp thu đối với những ý tưởng của người khác, tán dương và khuyến khích các thành viên trong đội cống hiến cho công việc, nhiệm vụ của đội
*Điều hoà: hoà giải các xung đột nhóm, cá nhân, giúp các bộ phận đang bất đồng ý kiến có sự thoả thuận, thống nhất quan điểm
*Giảm căng thẳng: Kể những câu chuyên bông đùa hoặc tạo ra không khí vui tươi nhằm giảm cảm xúc khi bầu không khí trong đội căng thẳng
*Làm theo: cùng làm theo đội, đồng ý với ý tưởng của các thành viên khác trong đội.
*Thoả hiệp: đặt ý kiến của mình sang một bên để duy trì sự hài hoà trong đội. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
96