- Nhật ký chứng từ số 8: để ghi có các tài khoản 511, 632, 156 Sổ cái: Mở chi tiết cho từng tài khoản.
2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoàn hiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Gas Petrolimex.
2.4.1. Về thanh toán công nợ khách hàng
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay,Công ty phải cạnh tranh gay gắt với các Công ty cùng ngành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng thờng xuyên, mua hàng với khối lợng lớn và chủ yếu là thanh toán chậm, điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn. Trong thời gian qua, công nợ là vấn đề quan tâm hàng đầu của Công ty. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên.
Trong hoạt động kinh doanh hàng hoá, để giữ đợc khách hàng thờng xuyên và cạnh tranh đợc hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh đợc trờng hợp bán chịu. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lợng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Công ty nên có những nguyên tắc sau:
- Tất cả khách hàng của Công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức công nợ bán hàng chung của toàn Công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh trên cơ sở căn cứ lợng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng định mức d nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền Công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trớc 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng phải trả đúng hạn. Trong trờng hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn Công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm 1,5%/ tháng. Công ty ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tợng thờng xuyên thanh toán không đúng hạn, dây da nợ hoặc không có khả năng trả.
- Tuỳ thuộc vào từng đối tợng khách hàng mà Công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà Công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì Công ty không nên bán chịu.
- Phải thờng xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hàng hay không. Đây là một trong những giải pháp quan trọng đảm bảo d nợ an toàn.
- Kế toán công nợ định kỳ 10 - 15 ngày gửi giấy báo công nợ đến khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải th- ờng xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thởng cho khách hàng thanh toán trớc hạn hoặc đúng hạn quy định.
- Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của Công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lợng hành mua đợc hởng chiết khấu, hồi khấu…
- Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trờng hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ.