Cùng với tầm quan trọng của khâu mua hàng là khâu quản trị bán hàng, vì đây là khâu quyết định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp nên đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ phục vụ tốt khách hàng về mặt chất lượng và giá cả, mà còn đòi hỏi thái độ phục vụ, trình độ hiểu biết về hàng hóa của nhân viên bán hàng.
Doanh nghiệp kinh doanh 5 nhóm mặt hàng chính: Ngói Thái Lan, Sơn, Gốm đa trang trí, Gạch, Kèo Martruss. Sau đây là doanh số bán của doanh nghiệp:
BẢNG 7. DOANH SỐ BÁN CỦA DOANH NGHIỆP
QUA 3 NĂM 2006- 2008
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Ngói Thái Lan 4.729 6.081 5.939
Sơn 803 749 923
Gốm đá trang trí 845 806 849
Gạch 992 2.420 2.048
Kèo Martruss 3.034 4.974 5.083
Tổng cộng 10.403 15.030 14.842
0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 Ngói Thái Lan Gốm đá trang trí Kèo Martruss 2006 2007 2008
Biểu đồ 2. SO SÁNH DOANH SỐ BÁN CÁC MẶT HÀNG NĂM 2006-2008
Theo biểu đồ trên ta thấy doanh số hàng năm của các mặt hàng như: Ngói, Gạch, Kèo Martruss đều có doanh thu cao đặc biệt là năm 2007 và năm 2008. Các mặt hàng như Sơn và Gốm có doanh thu thấp hơn nhưng vẫn là sản phẩm chính của doanh nghiệp. Dự báo năm 2009 doanh thu của mặt hàng Ngói, Gạch và Kèo Martruss vẫn chiếm vị trí cao.
Để thực hiện quản trị tốt khâu tổ chức bán hàng thì việc bán hàng được tổ chức có sự kết hợp chặt chẽ giữa khâu bán hàng và khâu giao hàng trình tự như sau:
Bước 1: Nhân viên bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, làm
phiếu tính tiền theo 3 liên: liên 1 giao cho kế toán ra hóa đơn thuế giá trị gia tăng cho khách, liên 2 giao cho khách kèm theo hóa đơn VAT để khách thanh toán tiền, liên 3 giữ lại để kiểm tra doanh thu cuối ngày. Trường hợp khách yêu cầu chở trước và sẽ thanh toán ngay sau khi chở đến nơi thì liên 2 này sẽ dùng làm giấy ký nhận của khách hàng và không xuất hóa đơn VAT.
Bước 2: Nhân viên bán hàng ghi phiếu lấy hàng trong kho và chuyển giấy này
cho người giao hàng, người giao hàng chỉ được phép lấy hàng giao khi có phiếu này từ người bán hàng.
Bước 3: Trước khi hàng rời khỏi cửa hàng, thủ kho sẽ kiểm tra lại số hàng
hàng được quyền rời khỏi cửa hàng. Nếu khách hàng là khách thân thuộc của cửa hàng tức là người được chủ cửa hàng cho phép nợ gối đầu khi mua hàng thì người chở hàng sẽ đem theo sổ ký nhận của người khách này để thuận lợi cho việc ký nhận có nhận hàng.
- Sau khi giao hàng theo địa chỉ cần giao, người giao hàng sẽ đem tiền thanh toán của khách và sổ ký về (nếu có).
- Nếu có sổ ký nhận nợ thì kế toán phụ trách phần công nợ sẽ giữ những giấy tờ có liên quan đến khách hàng còn nợ này.
Tổ chức bán hàng của doanh nghiệp còn có các hình thức chiết khấu giảm giá cho khách hàng như:
- Nếu khách hàng mua lẻ mà nằm trong Q. Ninh Kiều thì sẽ được doanh
nghiệp vận chuyển đến nơi cho khách hàng. Hình thức bán lẻ là bán trực tiếp cho khách hàng và thu tiền mặt theo bảng giá bán lẻ tại cửa hàng.
- Đối với các doanh nghiệp mua sỉ sẽ được doanh nghiệp bán theo đơn
giá sỉ, được mua gối đầu. Hình thức bán sỉ là bán buôn cho các cửa hàng khác và bán theo các hợp đồng kinh tế khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn.
Vào mỗi dịp tết trung thu hay tết nguyên đán doanh nghiệp đều có tặng quà cho những khách hàng thường xuyên gắn bó với cửa hàng, giá trị món quà tuỳ theo mức đóng góp của khách hàng vào doanh thu của doanh nghiệp.
Trong quá trình bán hàng, nếu tình hình giá cả trên thị trường có thay đổi thì nhà cung cấp sẽ fax bảng giá mới cho cửa hàng để chủ doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh giá bán hàng hóa.
Trong khâu quản trị bán hàng, việc quản lý chi phí bán hàng hay chi phí vận chuyển là quan trọng nhất. Khâu vận chuyển cho khách hàng chủ yếu bằng xe tải và xe honda 2 bánh. Dưới đây là tình hình chi phí vận chuyển bán hàng thực hiện so với kế hoạch năm 2008 của doanh nghiệp:
BẢNG 8. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ VẬN
CHUYỂN BÁN HÀNG NĂM2008
ĐVT: Triệu đồng
Sản phẩm Chi phí vận chuyển bán hàng Chênh lệch
Kế hoạch Thực hiện Tuyệt đối %
Ngói Thái Tan 33 39 6 18,18
Sơn 21 18 (3) (14,29)
Gốm đá trang trí 41 45 4 9,76
Gạch 28 23 (5) (17,86)
Kèo Martruss 37 47 10 27,03
Tổng cộng 160 172
(Nguồn: Bộ phận kế toán DNTN Hưng Phú)
Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng chi phí vận chuyển cho việc bán hàng năm 2008 vừa qua có nhiều biến động đáng kể. Trong đó chi phí vận chuyển cho mặt hàng Sơn và Gạch thực hiện giảm so với kế hoạch, nguyên nhân của việc giảm chi phí là do trong năm 2008 hai mặt hàng trên tiêu thụ tương đối chậm một phần vì doanh nghiệp mua lượng hàng đầu vào ít hơn so với mọi năm nên khách hàng ít có sự lựa chọn, trong khi đó những mặt hàng khác lại tăng cao, nguyên nhân là do doanh số của những mặt hàng đó tăng kéo theo chi phí vận chuyển hàng hóa tăng, mặt hàng tăng nhiều nhất là Kéo Martruss với mức thực hiện vượt 27,03% so với kế hoạch. Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển năm qua tăng là do giá xăng dầu tăng đột biến làm ảnh hưởng nhiều đến khoản chi phí vận chuyển bán hàng. Bảng số liệu trên cũng cho thấy một điều, chi phí vận chuyển cho việc bán hàng tăng hay giảm phụ thuộc nhiều vào doanh số bán theo tỷ lệ thuận.
Như vậy, có thể đánh giá rằng doanh nghiệp đã thực hiện tương đối tốt khâu quản trị bán hàng vì trong tình hình thị trường như hiện nay đã cân bằng được chi phí vận chuyển bán hàng và lượng tiêu thụ hàng hoá. Ngoài ra, doanh nghiệp nhận biết tầm quan trọng của khâu bán hàng nên đã có sự phân tích rõ ràng và đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa khâu bán hàng và khâu giao hàng nhằm hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro có thể xảy ra đồng thời tiết kiệm chi phí tăng mức lợi nhuận trong giới hạn cho phép. Công tác thường xuyên cập nhật giá cả hàng hóa trên thị trường, thương lượng với nhà cung ứng khi có sự thay đổi giá giúp doanh nghiệp nắm bắt
kịp thời tình hình chung trên thị trường mà có sự điều chỉnh giá phù hợp mang lại hiệu quả cho việc kinh doanh.