Chú thích:
•HĐKT : Hợp đồng kinh tế áp dụng cho các loại hình mua hàng không sử dụng Đơn đặt hàng, hoặc một số
•Mua thẳng : Hình thức mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp bằng tiền mặt không lập Hợp đồng kinh tế .
•ĐĐH : Đơn đặt hàng, áp dụng đối với nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng nguyên tắc.
•Mẫu (mua hàng) : Mẫu hàng, gồm: Vật tư – Nguyên vật liệu, phụ
tùng thiết bị và bán thành phẩm gia công, Catalogue mẫu vật tư, mẫu khách cấp,…, sử dụng trong đặt hàng nhà cung cấp để đối chiếu kiểm hàng khi nhập hàng vào Công ty.
Mô tả sơ lược quy trình mua hàng:
Phòng mua hàng cung ứng vật tư (MHCƯVT) tiếp nhận các nhu cầu mua hàng từ các phòng ban: Phòng kinh doanh (KD), Phòng Điều Độ Kế Hoạch Sản Xuất – Kiểm tra chất lượng (ĐĐKHSX - KTCL) và các phòng ban khác, sau đó MHCƯVT triển khai đặt hàng
Đối với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác liên quan, để trình Ban Giám Đốc (BGĐ)ký duyệt mua.
Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện các bước công việc thủ tục mua, bao gồm: Hỏi giá các nhà cung cấp, thỏa thuận các
điều kiện liên quan đến mua hàng, như: Thanh toán, giao nhận hàng,..., với các nhà cung cấp, sau đó nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: Bảng so sánh giá và chọn nhà cung cấp, HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác: Phiếu tạm ứng tiền mặt đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp,...., để trình Ban Giám Đốc ký duyệt mua. (Lưu ý: Các chứng từ trình mua này phải có chữ ký xác nhận của bộ phận hay người đề nghị mua).
Sau khi các HĐKT/ĐĐH đã được BGĐ duyệt, phòng MHCƯVT chuyển các HĐKT/ ĐĐH đến các nhà cung cấp thông qua Fax, Email (Phải yêu cầu nhà cung cấp ký xác nhận HĐKT/ĐĐH và Fax, Email lại công ty sau khi nhà cung cấp đã nhận được HĐKT/ĐĐH) hoặc chuyển trực tiếp đến nhà cung cấp ký xác nhận.
Nhân viên MHCƯVT phát hành các HĐKT/ĐĐH cho các đơn vị phòng ban:
ĐĐKHSX – KTCL, Phòng kế toán tài vụ (KTTV), Bộ phận kho sau khi nhân viên MHCƯVT đã nhận lại HĐKT/ĐĐH từ các Nhà cung cấp đã ký xác nhận. Tiếp theo là các công việc giao nhận, kiểm tra hàng, thanh toán hàng mua:
Đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp: Sau khi các HĐKT/ĐĐH và các chứng từ liên quan (Phiếu tạm ứng tiền mặt) đã được BGĐ
duyệt thì nhân viên MHCƯVT chuyển phiếu tạm ứng tiền đến KTTV để nhận tiền mặt và nhân viên MHCƯVT sẽ mua hàng và thanh toán tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng nhà cung cấp (hoặc thanh toán tại công ty Tín Thành). Sau khi nhân viên
MHCƯVT lấy hàng từ nhà cung cấp, hoặc nhà cung cấp sẽ giao về công ty và giao
đưa cho phòng ban yêu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua. Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng, ...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ giải chi và chuyển bộ chứng từ giải chi này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là việc lưu giữ hồ sơ chứng từ
mua hàng.
Đối với trường hợp mua gián tiếp: Nhân viên MHCƯVT chịu trách nhiệm thực hiện, theo dõi việc mua hàng và trực tiếp thông báo cho phòng ban đưa nhu cầu về thời gian nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, để các phòng ban đưa nhu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua, như kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng hàng so với yêu cầu đặt mua.
Nếu hàng mua kiểm tra không đạt theo yêu cầu thì nhân viên MHCƯVT phụ trách mua hàng báo nhà cung cấp trả, giao đổi lại hàng cho công ty.
Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng,...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ
thanh toán và chuyển bộ chứng từ này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là công việc lưu giữ hồ sơ
chứng từ mua hàng.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ mua hàng: tối đa 01 năm, riêng các hồ sơ mua hàng là máy móc thiết bị, thời hạn lưu trữ không hạn định. Cách lưu hồ sơ mua hàng theo qui định Công ty.