trong thời gian qua
Thực trạng việc theo dõi và kiểm tra hàng vật tư mua về của công ty chỉ được thực hiện giữa ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho và bên giao hàng của nhà cung cấp, mà chưa có sự giám sát của bên thứ ba, điều này dễ xảy ra hiện tượng tiêu cực thông đồng giữa bên nhận và bên giao hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng, số
lượng hàng vật tư mua về không đúng đạt yêu cầu thực mua của công ty. Vì vậy, Công ty nên sắp xếp thêm nhân sự Bảo vệđể giám sát việc kiểm tra nhận hàng vật tư mua về của ĐĐKHSX – KTCL, Bộ phận kho.
Công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về với các thiết bị còn thủ công sơ
sài và cảm tính, do công ty cũng chưa đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụ đo chuyên dùng để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng đạt kết quả chính xác hơn.
Ngoài ra, việc làm thủ tục chứng từ kiểm tra nhập hàng mua do ĐĐKHSX – KTCL đảm trách còn rất chậm chạp, dễ gây ách tắc trong việc làm thủ tứ chứng từ
nhập kho và thanh toán tiền hàng mua. ĐĐKHSX – KTCL cũng nên hỗ trợ kết hợp với MHCƯVT tìm kiếm vật tư, hàng thay thế tương đương hoặc chọn mua nhà cung cấp khác, để dự phòng trường hợp nhà cung cấp cũ giao đổi hàng lại nhiều lần mà không đáp ứng được theo yêu cầu sản xuất của công ty.
Sau mỗi lần mua hàng Công ty Tín Thành thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các yêu cầu mà Công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại,... thì nhà cung cấp cũ đó vẫn
được Công ty duy trì tiếp tục ưu tiên đặt hàng cho các đợt mua hàng tiếp theo. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót do lỗi của nhà cung cấp hoặc do lỗi sản phẩm thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác cho những lần mua hàng tiếp sau. Mặt khác, do Nhân viên mua hàng còn ngại trong việc đàm phán tìm thêm nhà cung cấp mới.
2.4 Nhận xét chung với công tác quản trị mua hàng nội địa tại Công ty Tín Thành
Ngày càng có nhiều đối tác, nhà cung cấp muốn quan hệ hợp tác với công ty, trong thời gian qua có rất nhiều các nhà cung cấp tự tìm đến thương lượng chào bán hàng cho công ty. Vì thế công ty ngày càng có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu.
Công ty đã mua hàng nội địa trong nước, nên có thể tìm kiếm dễ dàng các nhà cung cấp bán các vật tư nguyên vật liệu tương ứng với nhu cầu của công ty,
điều này có thể giúp công ty có thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh khác từ các nhà cung cấp.
Phòng MHCƯVT dễ nắm bắt rõ tình hình nhu cầu cần mua loại vật tư nào mà Công ty thường xuyên mua dùng, do Nhân viên MHCƯVT thường xuyên cập nhật số liệu tồn kho và kiểm soát được tình hình tồn kho nguyên vật liệu.
Với quy mô hoạt đông vừa và nhỏ, đội ngũ nhân sự ít, nên công ty cũng có ưu điểm dễ quản lý, kiểm soát tình hình mọi hoạt động của công ty, dễ dàng phân chia, quản lý và phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn gắn với các công việc giao phó cho từng nhân sự trong phòng, do công tác tổ chức nhân sự trong phòng đơn giản.
Việc quy định trách nhiệm rõ ràng trong việc mua hàng, nhằm đảm bảo cung
ứng hàng vật tư mua về phải thực hiện đúng theo yêu cầu của công ty. Nếu CBCNV nào do chủ quan, thiếu trách nhiệm trong công việc mà gây ra thiệt hại cho công ty thì tuỳ theo mức độ gây ra mà Công ty sẽ xử lý phù hợp với quy định.
2.4.2 Khuyết điểm
Trong công tác tìm và chọn các nhà cung cấp chủ lực, nhưng công ty chưa thường xuyên tuyển chọn thêm nhà cung cấp chủ lực, nên công ty có thể sẽ gặp khó khăn trong mua hàng khi thị trường có sự biến động về giá cả hàng hóa hoặc nhà cung cấp cũ hiện hữu không có hàng bán, nhà cung cấp cũ giải thể,..., vì công ty quá bị động trong việc lựa chọn nhà cung cấp mua hàng, do nhân viên còn e dè, ngại thương lượng đàm phán tìm nhà cung cấp mới, vì năng lực nghiệp vụ mua hàng còn yếu, chưa chuyên nghiệp.
Đối với công tác thương lượng và đặt hàng thì công ty chưa tận dụng được
ưu thế của người đi mua là Thượng Đế, do số lượng đặt mua của một số vật tư còn hạn chế, số lượng quá ít, đặt mua quá lắc nhắc.
Do việc mua hàng phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, nên việc lập kế hoạch cung ứng mua hàng của công ty chưa đầy đủ, kế hoạch mua hàng đôi khi không sát với thực tế tình hình sản xuất. Và công ty thường phải dùng hàng tồn kho cho các kỳ sản xuất tiếp theo, vì phải mua theo số lượng bán tối thiểu của nhà cung cấp, dẫn tới công ty mua hàng dư gây ra tồn kho nhiều vật tư, làm phát sinh nhiều chi phí, như: Chi phí bảo quản hàng, chi phí lưu kho, làm chậm vòng quay vốn cho công ty,..., cũng làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển mà MHCƯVT chưa thỏa thuận thương lượng được với nhà cung cấp giao miễn phí. Vì vậy, nhân viên MHCƯVT nên cải thiện, trau dồi bổ sung thêm nghiệp vụ thương lượng đàm phán và giao tiếp với các nhà cung cấp.
Công tác kiểm tra chất lượng vật tư mua về với thiết bị kiểm tra còn quá thủ
công và cảm tính, cho nên công ty cần phải trang bịđầu tư thêm thiết bị, dụng cụđo chuyên dùng để kiểm tra chất lượng hàng mua vềđạt kết quả chính xác hơn. Ngoài ra, Công ty cũng phải tăng cường nhân sự hoặc cử nhân viên Bảo vệ giám sát tiến trình việc kiểm tra giao nhận giữa các bộ phận trong công ty với bên giao hàng nhà cung cấp.
Việc phân tích, đánh giá các dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý mua hàng và hoạt động kinh doanh của công ty chưa được chú ý, công tác này của Công ty Tín Thành được thực hiện và theo dõi trên máy vi tính (MS Office: Excel, Word), các công cụ như: Các file, các mẫu văn bản - bảng biểu phục vụ công tác theo dõi, quản lý còn thủ công, do công ty vẫn chưa trang bịđược phần mềm quản lý chuyên dùng phục vụ công tác mua hàng cho công ty.
Do Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, nên còn hạn chế số lượng nhân viên trong bộ phận mua hàng cung ứng vật tư. Đây là một hạn chế lớn đối với công tác mua hàng. Công ty cần tổ chức đào tạo, tuyển dụng thêm nhân viên phụ trách mua hàng thì công tác quản trị mua hàng của Công ty mới
hoạt động có hiệu quả cao, điều này sẽ phù hợp hơn nữa nếu Công ty mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh.
Nhân viên công ty còn non trẻ, trình độ nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, nên khả năng phản ứng giải quyết với các tình huống phát sinh bất ngờ xảy ra còn kém, khả năng giải quyết tình huống chưa linh hoạt, nên làm cho quá trình thương lượng,
đặt hàng đạt hiệu quả không cao và nghiệp vụ kỹ năng mua hàng của nhân viên chưa chuyên nghiệp, còn thiếu sót nhiều kinh nghiệm thực tế.
Ngoài ra, Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng mua hàng hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, nói chung trong quá trình mua hàng nếu công ty gặp vướng mắc phát sinh chổ nào thì gỡ rối điều chỉnh khắc phục chổđấy.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong
tương lai
3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai
Công ty Tín Thành hướng đến mục tiêu phát triển trong ngắn hạn và dài hạn:
Mục tiêu ngắn hạn – 01 năm (2011)
Hạ giá thành sản phẩm, để cạnh tranh với các đối thủ doanh nghiệp lớn khác nhưng phải đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Công ty mong muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thị trường trong nước.
Để đạt được mục tiêu trên, từ cuối năm 2008 thì Công ty đã liên tục thực hiện hình thức quảng cáo, mở rộng phát triển nhiều khách hàng mới, như: Mobifone, Marsk Line, JTI,.... Đối với khách hàng hiện tại, công ty luôn cố gắng mang lại sự hài lòng từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng đúng, đủ theo hợp đồng.
Mục tiêu dài hạn – 03 năm (2011- 2013)
Đầu tư công nghệ, tập trung chuyên sâu vào thiết kế và sản xuất.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm, để nhằm thỏa mãn hơn cả sự mong đợi của khách hàng về chất lượng, giá cả và các dịch vụ.
Đầu tư, mở rộng, tăng cường năng lực sản xuất, nâng cao vị thế trong hàng ngũ doanh nghiệp tại Việt Nam và xuất khẩu.
Đầu tư nguồn nhân lực chất lượng cao để nâng tầm phát triển công ty hướng
đến mở rộng xuất khẩu cho những năm tiếp theo.
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho Công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty Tín Thành trong tương lai
Lĩnh vực in ấn bao bì trên thị trường Việt Nam dù đã có lịch sử khá lâu, nhưng đến nay vẫn chưa chính thức có tên trên bản đồ thị trường bao bì trên thế
bì nước nhà phát triển nhanh chóng, công nghiệp hóa, hiện đại hóa, và hội nhập với thế giới.
Công ty Tín Thành là một công ty TNHH với quy mô vừa và nhỏ, thời gian hoạt động chưa lâu dài, nên Công ty tất yếu phải chịu sức ép với các tác động cạnh tranh quyết liệt của các đối thủ lâu năm trên nền kinh tế thị trường. Tuy ngay từ khi mới thành lập, Công ty Tín Thành đã không ngừng vươn lên giành thị trường và chỉ
trong một thời gian ngắn đã đạt được hiệu quả kinh doanh đáng kể. Trong thời gian
đầu sau khi thành lập, Công ty kinh doanh ít lợi nhuận, nhưng những năm gần đây công ty cố gắng nổ lực thực hiện phương hướng đề ra, nên đã góp phần làm cho công ty tăng lợi nhuận đáng kể.
Công ty TNHH SX – DV In Ấn Bao Bì Tín Thành từ khi chính thức được thành lập với sự nỗ lực không ngừng, dù có những bước đi thăng trầm nhưng công ty vẫn vững vàng phát triển. Công ty Tín Thành là nhà sản xuất dịch vụ in ấn bao bì quảng cáo hàng đầu, là thương hiệu lớn không chỉ ở Việt Nam mà còn ở khu vực.
Công ty nghiên cứu, ứng dụng công nghệ tiên tiến để tạo ra các sản phẩm chất lượng, an toàn cho con người, thân thiện với môi trường và phát huy nguồn nội lực về nhân sự, công nghệ,..., cùng các mối quan hệ hợp tác với các khách hàng, nhà cung cấp để cùng phát triển bền vững lâu dài
Công ty Tín Thành trân trọng những tình cảm, những thiện chí, sự ủng hộ, hợp tác của Qúy khách hàng, của Qúy đối tác, của các cộng đồng xã hội trong thời gian qua và mong muốn tiếp tục thắt chặt hơn nữa mối quan hệ tốt đẹp này trong tương lai để cùng phát triển.
Công ty Tín Thành là mái nhà chung, là nơi hội tụ của những con người ưu tú, giàu kinh nghiệm, đầy nhiệt huyết sáng tạo, biết đoàn kết và sẻ chia, có ý chí vươn lên mạnh mẽ nhằm mang lại những giá trị tốt đẹp.
Công ty Tín Thành đã xác định những đặc tính sau đây: Khách hàng là tiên quyết
Chất lượng là lẽ sống
Giá trị truyền thống song hành cùng sự phát triển
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng của công ty thời gian tới hàng của công ty thời gian tới
3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng
Xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại, để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty.
3.2.1.1 Công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty
Xác định nhu cầu mua hàng công ty thì phải xác định lượng cần dùng, như: Chủng loại, quy cách,…, trong sản xuất ứng với khoảng thời gian sản xuất đó so với lượng hàng tồn kho. Do đó, công ty cần chú trọng hơn nữa công tác phân tích, đánh giá và dựđoán nhu cầu dùng trong sản xuất đối với từng loại mặt hàng hoá và từđó có kế hoạch mua hàng hợp lý phù hợp với kế họach sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Cần phải có dự báo trước số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý, năm đối với các vật tư chủ lực thường dùng sản xuất, như giấy in, sắt thép,…, để
MHCƯVT chủđộng trong công tác chuẩn bị nhập mua hàng, như : Thông báo đến KTTV ngân sách chi tiêu mua vật trong thời gian tới, hoặc MHCƯVT có nhiều thời gian hơn để thuận lợi trong công tác lấy thông tin hỏi hàng từ nhiều nhà cung cấp,…, Ngoài ra, Công ty cũng nên tăng lượng lượng hao hụt đối với vật tư: Giấy, decal, mực in, hóa chất in trong sản xuất lên 15%/ Lượng thực dùng sản xuất, nhằm hạn chế rủi ro thiếu hụt lượng vật tư cần dùng đủ để sản xuất cho một lô sản phẩm, do lượng hao hụt tăng nhiều hơn 10% hao hụt dự tính ban đầu.
Ngoài ra, nếu Công ty Tín Thành có điều kiện tài chính phù hợp, thì Công ty Tín Thành nên trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng cho công tác mua hàng, để
nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty được càng đạt hiệu quả hơn. Chẳng hạn, Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh công ty theo từng thời kỳ phát triển như sau:
Với quy mô như hiện nay, hoặc mở rộng quy mô sản xuất theo như mục tiêu dài hạn trên thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng FAST, với giá mua khoảng gần 10 000 USD.
Với quy mô mở rộng sản xuất như các công ty bao bì đối thủ lớn mạnh, như: Công ty cổ phần bao bì Biên Hòa (SOVI); Công ty cổ phần giấy Sài Gòn,..., thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng ORACLE của Công ty FPT, với giá mua khoảng gần 01 Triệu USD.
3.2.1.2 Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực
Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lý đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra một cách thường xuyên, đều đặn thì công ty cần phải cải thiện các điểm:
Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín, những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo hàng kịp thời gian giao, đảm bảo đúng số
lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên, Công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ về chất lượng hàng hoá, giá cả, các dịch vụ sau bán hàng,... so với các nhà cung cấp khác.
Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới và từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu chủ lực để có thể cung cấp hàng hoá cho công ty.
Công ty nên cố gắng tìm kiếm những sản phẩm nguyên vật liệu mới, hàng thay thế tương đương, để đảm bảo có lợi nhất về mọi mặt. Nếu công ty cần duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp thì sẽ nhanh chóng nắm bắt được nhiều thông tin mua hàng trên thị trường và được nhà cung cấp sẽưu tiên hơn trong việc đặt mua hàng. Ví dụ: Nhân dịp cuối năm, Công ty tổ chức Tiệc Tất Niên thì MHCƯVT nên đề xuất mời một số nhà cung cấp chủ lực thường mua