Xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm còn tồn tại, để hoàn thiện tốt hơn công tác quản trị mua hàng tại công ty.
3.2.1.1 Công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty
Xác định nhu cầu mua hàng công ty thì phải xác định lượng cần dùng, như: Chủng loại, quy cách,…, trong sản xuất ứng với khoảng thời gian sản xuất đó so với lượng hàng tồn kho. Do đó, công ty cần chú trọng hơn nữa công tác phân tích, đánh giá và dựđoán nhu cầu dùng trong sản xuất đối với từng loại mặt hàng hoá và từđó có kế hoạch mua hàng hợp lý phù hợp với kế họach sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Cần phải có dự báo trước số lượng vật tư hàng mua theo tuần, tháng, quý, năm đối với các vật tư chủ lực thường dùng sản xuất, như giấy in, sắt thép,…, để
MHCƯVT chủđộng trong công tác chuẩn bị nhập mua hàng, như : Thông báo đến KTTV ngân sách chi tiêu mua vật trong thời gian tới, hoặc MHCƯVT có nhiều thời gian hơn để thuận lợi trong công tác lấy thông tin hỏi hàng từ nhiều nhà cung cấp,…, Ngoài ra, Công ty cũng nên tăng lượng lượng hao hụt đối với vật tư: Giấy, decal, mực in, hóa chất in trong sản xuất lên 15%/ Lượng thực dùng sản xuất, nhằm hạn chế rủi ro thiếu hụt lượng vật tư cần dùng đủ để sản xuất cho một lô sản phẩm, do lượng hao hụt tăng nhiều hơn 10% hao hụt dự tính ban đầu.
Ngoài ra, nếu Công ty Tín Thành có điều kiện tài chính phù hợp, thì Công ty Tín Thành nên trang bị phần mềm quản lý chuyên dùng cho công tác mua hàng, để
nhằm góp phần nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty được càng đạt hiệu quả hơn. Chẳng hạn, Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh công ty theo từng thời kỳ phát triển như sau:
Với quy mô như hiện nay, hoặc mở rộng quy mô sản xuất theo như mục tiêu dài hạn trên thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng FAST, với giá mua khoảng gần 10 000 USD.
Với quy mô mở rộng sản xuất như các công ty bao bì đối thủ lớn mạnh, như: Công ty cổ phần bao bì Biên Hòa (SOVI); Công ty cổ phần giấy Sài Gòn,..., thì Công ty trang bị mua phần mềm mua hàng ORACLE của Công ty FPT, với giá mua khoảng gần 01 Triệu USD.
3.2.1.2 Củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp chủ lực
Để có một hệ thống các nhà cung cấp hợp lý đảm bảo cho quá trình mua hàng được diễn ra một cách thường xuyên, đều đặn thì công ty cần phải cải thiện các điểm:
Công ty nên tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đã có uy tín, những nhà cung cấp này sẽ đảm bảo hàng kịp thời gian giao, đảm bảo đúng số
lượng và chất lượng mà công ty yêu cầu. Tuy nhiên, Công ty luôn phải có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ về chất lượng hàng hoá, giá cả, các dịch vụ sau bán hàng,... so với các nhà cung cấp khác.
Công ty nên tăng cường tìm kiếm, tạo lập nhiều mối quan hệ với các nhà cung cấp mới và từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu chủ lực để có thể cung cấp hàng hoá cho công ty.
Công ty nên cố gắng tìm kiếm những sản phẩm nguyên vật liệu mới, hàng thay thế tương đương, để đảm bảo có lợi nhất về mọi mặt. Nếu công ty cần duy trì và phát triển các mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp thì sẽ nhanh chóng nắm bắt được nhiều thông tin mua hàng trên thị trường và được nhà cung cấp sẽưu tiên hơn trong việc đặt mua hàng. Ví dụ: Nhân dịp cuối năm, Công ty tổ chức Tiệc Tất Niên thì MHCƯVT nên đề xuất mời một số nhà cung cấp chủ lực thường mua nhằm tạo mối quan hệ hợp tác tốt hơn giữa công ty và các đối tác nhà cung cấp.
Công ty phải đảm bảo giữ uy tín với các nhà cung cấp, như: Công ty phải thanh toán đúng hẹn, phải có công văn/văn bản, email thông báo đến các nhà cung cấp khi thanh toán trễ, ….
Để có thể tìm và lựa chọn được nhà cung cấp ổn định về nguồn, chất lượng hàng hóa tốt, giá cả hợp lý,… Công ty nên cần bổ sung vào các tiêu chí sau:
Uy tín tài chính, các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
Giá cả và chính sách chiết khấu phải hợp lý. Giá cả phải theo giá thị
trường và phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Vị trí địa lý của nhà cung cấp ảnh hưởng đến khả năng giao hàng, như: Nhà cung cấp gần công ty thì giao hàng giảm được chi phí vận chuyển,....
Chính sách bán hàng của nhà cung cấp phải phù hợp với nhu cầu chính sách mua hàng quy định của công ty khi có sự biến động giá cả, nguồn hàng hóa nguyên vật liệu trên thị trường.
3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng
Hiện nay, công ty chưa thực sự quan tâm tới vấn đề này, do công ty thường xuyên mua hàng của các nhà cung cấp cũ hiện hữu đối với những hàng vật tư
thường xuyên mua.
Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do công tác thương lượng và đặt hàng của MHCƯVT chưa có nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm còn yếu, nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao. Để khắc phục được tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ mọi mặt cho đội ngũ nhân viên mua hàng, đặc biệt là chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch. Bằng cách là tài trợ toàn bộ học phí cho nhân viên MHCƯVT tham gia khóa học nghiệp vụ mua hàng tại các trung tâm/ trường doanh nhân tổ chức giảng dạy, như Trường doanh nhân PACE,…, hoặc công ty tuyển thêm nhân sự có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm giỏi, để nhằm đào tạo, hướng dẫn lại nghiệp vụ chuyên môn , kinh nghiệm làm việc cho nhân viên cũ, tức là cầm tay chỉ việc cho nhân viên cũ.
Phòng MHCƯVT nên cố gắng thương lượng đàm phán và đặt hàng nhà cung cấp mới một hoặc vài ĐĐH sau vài lần hỏi hàng các nhà nhà cấp mới đó, nhằm tạo lập, duy trì mối quan hệ và hỗ trợ lấy thông tin hỏi hàng cho các lần tiếp theo khi có nhu cầu.
Mặc khác, BGĐ công ty cần quan tâm hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên cấp dưới thương lượng đàm phán mua hàng theo cách thức mà BGĐ gợi ý hướng dẫn.
3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng hoá
Công ty nên đầu tư trang bị thiết bị, dụng cụđo kiểm tra chuyên dùng càng sớm càng tốt, để phục vụ công tác kiểm tra chất lượng hàng mua về đạt kết quả
chính xác hơn, như: Máy đo định lượng giấy, đồng hồ đo độ dày micron,.... Thông qua đó để công ty sử dụng chi phí một cách tiết kiệm hơn nhằm góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh với các đối thủ khác.
Công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc kiểm tra giám sát nhân viên mua hàng, nhân viên kiểm tra giao nhận hàng. Sự kiểm tra, kiểm soát này được tiến hành nghiêm túc, bằng giải pháp là bổ sung thêm nhân sự Bảo Vệđể giám sát việc kiểm tra giao nhận hàng giữa nhân viên MHCƯVT, ĐĐKHSX – KTCL, KHO với bên giao hàng nhà cung cấp. Đồng thời, Công ty cần trang bị lắp đặt Camera quan sát tại nơi giao nhận hàng, tại cổng ra vào công ty,…, để BGĐ và Trưởng bộ phận kiểm tra giám sát gián tiếp nhân viên cấp dưới làm việc.
Ngoài ra, để hạn chế bớt hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng thì Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty cần cập nhật thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư, như giá cả, tình hình cung cầu hàng hóa vật tư trên thị trường, tỷ giá USD/VNĐ,…, thông qua báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè,..., để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn mua do nhân viên cấp dưới trình.
3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng
Trong mỗi doanh nghiệp thì con người vẫn đóng vai trò chủ chốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy muốn quản trị tốt một lĩnh vực nào đó trước tiên phải quản trị tốt con người hoạt động trong lĩnh vực đó.
Nhân viên trong bộ phận mua hàng được giao trách nhiệm mua danh mục hàng hoá nhất định. Công ty nên quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của họ bằng các văn bản cụ thể, và gắn trách nhiệm của họ với công việc được giao. Nếu như
viên mua hàng nào phụ trách thì nhân viên đó sẽ phải chịu trách nhiệm. Đồng thời, Công ty nên có những phần thưởng vật chất cũng như tinh thần để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm đem lại lợi ích cho công ty, như mua hàng giá rẻ và còn hưởng chính sách chiết khấu cao, tìm được nguồn hàng vật tư thay thế
tương đương làm giảm chi phí mua,... nhằm giảm thiểu hiện trạng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng.
Lực lượng lao động của công ty vừa đủ với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay. Công ty nên có công tác chuẩn bị tuyển dụng đạo tạo thêm nhân sự mua hàng nếu công ty hướng đến mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh trong nước và xuất khẩu trong thời gian tới, cũng như đào tạo lại và nâng cao trình
độ tay nghềđối với đội ngũ nhân viên hiện hữu.
Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Công ty phải có một chếđộ chính sách đãi ngộ
nhân sự hợp lý. Công ty nên quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên, như hàng năm nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty, công ty nên tổ chức cho cán bộ
công nhân viên công ty đi nghỉ dưỡng, để nhân viên vui chơi, giải trí. Giải pháp về chếđộđãi ngộ nhân sự thông qua hình thức mà như:
Thưởng cho những người có công sức đóng góp lớn cho công ty, những người trung thành tận tuỵ với công ty, ví dụ: Tăng hệ số thưởng cuối năm cho số
năm thâm niên làm việc,....
Tiền thưởng cho nhân viên mua hàng mà đảm bảo hàng mua chất lượng tốt, giao hàng đúng thời hạn, mua được hàng với giá rẻ và hưởng chính sách chiết khấu cao,…, nhằm giảm thiểu hiện tượng tiêu cực của nhân viên trong quá trình mua hàng. Tuy nhiên, chếđộ thưởng đãi ngộ phải dựa trên nguyên tắc công bằng và hợp lý. Bởi vì, nếu công ty làm tốt công tác này thì sẽ tạo nên bầu không khí làm việc tin cậy lẫn nhau
Trợ cấp và các khoản thu nhập khác: Trợ cấp y tế, giáo dục, thai sản, tặng quà nhân dịp ngày lễ tết,...., và thực hiện đầy đủ chế độ chính sách bảo hiểm y tế - xã hội cho người lao động.
3.3 Một số kiến nghị
3.3.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Với các máy móc thiết bị cũ không còn giá trị sử dụng, thì Công ty nên thanh lý bán, nhằm có thể hỗ trợ phần nào chi phí đầu tư trang bị đổi hoặc mua máy móc thiết bị mới hiện đại, để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ngoài ra, Công ty nên tổ chức cho CB CNV tham gia các buổi hội chợ triển lãm về máy móc thiết bị ngành in ấn bao bì, để các CB CNV công ty có dịp nắm bắt cập nhật trau dồi thêm kiến thức về các công nghệ thiết bị tân tiến.
3.3.2 Cơ quan nhà nước
Chính sách nhà nước là yếu tố khách quan, có tác dụng mạnh mẽ tới sự tồn tại và phát triển của Công ty. Vì vậy, vấn đề nóng hiện nay liên quan đến chính sánh nhà nước mà các doanh nghiệp đang bị ảnh hưởng nhiều nhất là do biến động tăng mạnh về giá xăng dầu, nên đã kéo theo tăng giá hàng loạt các vật tư, hàng hóa khác trên thị trường.
Do đó, xin kiến nghị cơ quan nhà nước nên có chính sách bình ổn hỗ trợ giá xăng dầu cho các doanh nghiệp vận tải, dẫn đến có thể góp phần hỗ trợ quản lý chi phí mua hàng trong Công ty được ổn định hơn.
Hiện nay, nhà nước đang đầu tư xây dựng rất nhiều cơ sở hạ tầng, mọc rất nhiều lô cốt trên đường, nên thường xuyên gây ách tắt giao thông, nạn kẹt xe kéo dài, điều này làm ảnh hường lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, như: Không kịp tiến độ mua hàng của công ty, trễ lịch giao hàng của nhà cung cấp,…. Cho nên, nhà nước nên chú ý đến hoàn thiện hệ thống giao thông vận tải, đường xá, công trình công cộng càng sớm càng tốt.
Nhà nước nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rườm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh để tiếp tục đầu tư cho quá trình kinh doanh. Tránh tình trạng doanh nghiệp cứ phải ngồi chờ nhà nước hoàn lại vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Qua quá trình tìm hiểu về quá trình mua hàng nội địa tại Công ty Tín Thành thì nhận thấy Công ty Tín Thành là một doanh nghiệp họat động kinh doanh khá hiệu quả. Tuy nhiên, do Công ty mới thành lập chưa lâu nên công ty cũng có nhiều khó khăn vì sức cạnh tranh của các công ty đối thủ lâu năm lớn mạnh trên thị
trường, cùng với sự quản lý của Ban giám đốc kết hợp với các phòng ban của công ty, nên đã đưa họat động sản xuất kinh doanh của công ty đạt lợi nhuận như mong muốn.
Nhìn chung, tình hình kinh doanh của công ty hiện nay đang trên đà phát triển và hứa hẹn sẽ gặt hái nhiều thành công trong tương lai. Tuy nhiên, công ty vẫn cần cắt giảm các khoản chi phí không hợp lý mà chủ yếu là do chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí vận chuyển (gồm cả mua hàng và bán hàng), chi phí khác phát sinh quá nhiều. Nếu công ty khắc phục được điều này thì sẽ làm cho công ty
đạt lợi nhuận cao hơn.
Do thời gian thực tập có hạn và bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm, nên những nhận xét và kiến nghị nêu trên chắc chắn không thể trách khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các Thầy Cô và Công ty Tín Thành để bài chuyên đề này hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương (2008). QuảnTrị Sản Xuất và Dịch Vụ. NXB Thống Kê.
2. ThS. Nguyễn Thị Mai Trâm (2010). Tài liệu giảng Môn Quản Trị Sản Xuất. Giảng dạy Lớp 09HQT1.
3. GS.TS. Nguyễn Kế Tuấn (2004). Quản Trị Chức Năng Thương Mại của
Doanh Nghiệp Công Nghiệp. NXB Thống Kê.
4. PGS.TS. Hoàng Minh Đường; Phó Giáo Sư Tiến Sỹ Nguyễn Thừa Lộc (2005).
QuảnTrị Doanh Nghiệp Thương Mại. NXB Lao Động – Xã Hội. 5. Web site: www.thuvienluanvan.com