C. Tổ chức lại thời khắc biểu của bạn.
CHƯƠNG VIII VỪA NÓI VỪA LÀM VIỆC
Nếu do nghề nghiệp, bạn cần phải viết nhiều thư từ thì bạn nên tân thức hóa các đồ dùng trong phòng giấy và mua một chiếc máy đọc dictaphone chạy điện. Bạn đọc thư từ, chứ không viết, máy ghi lại, rồi sau đó cô thư ký sẽ cho máy chạy để nghe mà chép ra hoặc đánh máy. Máy đó đắt tiền thật, nhưng lợi rất nhiều, một xí nghiệp trung bình cũng nên dùng.
Trước kia người ta chỉ có mỗi một cách viết thư mau là đọc cho một cô tốc ký lại. Cách đó có nhiều điểm bất tiện. Người chủ không tự do: khi muốn đọc thư, cho kêu cô thư ký thì cô đương mắc việc, mình phải đợi. Rồi khi cô ta vô thì hoặc mình mắc bạn công việc khác, hoặc hứng của mình đã mất, ý không được minh bạch nữa. Trong nhiều phòng giấy, thường là do cô thư ký định giờ cô ấy rảnh mà vô để mình đọc thư từ cho cô ghi. Nếu hai ba ông chủ phòng chỉ có một cô tốc ký thì càng thêm bất tiện. Cho nên, chiếc máy đọc quả là cần thiết.
Có máy đó thì lúc nào nẩy ra ý viết thư cho ai, có thể đọc cho máy ghi lại liền. Chính tôi đã dùng máy đó để độc nhiều cuốn sách và nhiều bài báo rồi giao cho thư ký đánh máy, sau cùng tôi chỉ còn việc sửa văn lại thôi.
• Ích lợi của máy đọc.
Tôi biết nhiều ông chủ sự không muốn làm mất thì giờ của cô thư ký nghĩ ra câu nào là đọc cô chép ngay, mà những câu đó thường lung tung ,không thành văn. Lại có những ông trước mặt một người khác, nhất là người đó chăm chăm ngó vào miệng mình, rình từng tiếng của mình, thì hứng bay đi đâu mất hết. có máy đọc, thì ta không bị ngượng nghịu, suy nghĩ kỹ rồi, thành câu rồi mới đọc, tránh được những bất tiện trên.
Lại thêm, đọc trước máy thì nhanh hay chậm máy cũng ghi lại được, còn như đọc cho một cô thư ký tập sự thì có khi cô ghi không kịp xin ta đọc lại lần nữa, thế là dòng tư tưởng của ta bị đứt quãng.
Dùng máy, đọc tới giữa bức thư bạn có thể ngưng lại mà không phải xin lỗi. Bạn có thể tùy ý sửa một câu vừa mới đọc vì các máy tối tân tự động báo cho cô thư ký biết những chữ sửa đổi đó. Nhận được thư, đọc ngay thư hồi âm cho máy ghi, bạn sẽ lợi nhiều thời giờ, khỏi phải ghi lên thư những ý chính để trả lời. công việc nhờ vậy không khi nào bê trễ.
• Đọc chỉ thị.
Muốn ra chỉ thị cho nhân viên, bạn cũng có thể dùng máy đó, khỏi phải viết, mà cũng khỏi phải kêu điện thoại.
• Điện đàm và văn thư.
Càng ngày các nhà kinh doanh càng dùng điện thoại để thương lượng, bàn tính công việc. cách đó mau nhưng có điểm bất tiện là “ lời bay đi”, không còn lại chút dấu vết gì cả. Có thể đặt một máy ghi âm ở bên cạnh máy điện thoại để tránh sự bất tiện đó.
Nhiều máy ghi âm có bộ phận điện thoại. lời nói của hai bên đều được ghi lại cả. Có thể cho đánh máy lại hoặc chỉ cần giữ cuốn băng làm chứng, tránh được mọi sự cãi cọ sau này.
• Đỡ mất thì giờ hội họp.
Ai cũng biết các cuộc hội họp luôn luôn mất thì giờ. Nhưng theo cách quản lý dân chủ ngày nay, không thể hội họp được mỗi khi cần có một quyết định quan trọng.
Một phần lớn thời giờ các buổi hội họp dùng vào việc tường thuật nội dung vấn đề cho các người tới dự được biết.
Dùng máy đọc, ta có thể ghi âm trước phần tường thuật đó mà giữ đúng giọng như khi hội họp, chứ không có cái giọng bản báo cáo. Đưa cuộn băng ghi cho các hội viện nghe trước rồi suy nghĩ về vấn đề; tới buổi họp ai cũng chuẩn bị sẵn sàng rồi, quyết định sẽ mau.
• Dùng máy để gom góp ý.
Khi nảy ra một ý gì mới, tôi đọc ngay cho máy ghi. Cô thư ký của tôi đánh máy lại thành một thẻ riêng cho mỗi ý. Lâu lâu tôi lại lật ra coi xem có ý gì dùng được không.
Soạn diễn văn hay viết một bài báo cũng có thể dùng cách đó cho tiện. Chẳng hạn kiếm được tài liệu, đáng lẽ chép lại mất ba bốn giờ, tôi đọc cho máy ghi, chỉ mất một giờ.
• Đọc trong khi đi xa.
Đi xa có thể mang một máy đọc để dùng.
Ông Thomas E. Dewey, cựu thống đốc tiểu bang New York, mùa hè năm 1952 đi công cán ở Thái Bình Dương. Ngày nào ông cũng đọc báo cáo cho máy ghi âm rồi gởi cuộn băng về cơ quan phái ông đi. Về nhà ông dùng những cuộn băng đó mà viết thành một cuốn sách.
Có máy đọc thì công việc của thư ký giảm đi nhiều. Một nhà kinh doanh Mỹ đã có sáng kiến cung cấp những thư ký trả giờ cho những người có máy đọc mà không cần mướn thư ký suốt tháng suốt năm. Cứ đúng giờ cô thư ký lại nhận chỉ thị và máy đọc, đánh máy một vài giờ xong rồi về. Công việc làm ăn của ông ta rất phát đạt, đã có chi nhánh tại mười hai thành phố lớn và dùng tới 400 thư ký.
Ở Brooklyn, hai chị em nhà nọ cũng có sáng kiến tương tự. Khách hàng của họ đọc thư từ hay bản báo cáo bằng điện thoại, họ ghi âm, cho đánh máy rồi gởi trả lại.
Một xí nghiệp quan trọng có một chi nhánh ở Alaska, chi nhánh này dùng rất ít nhân viên nhờ có máy đọc. Thư từ, chỉ thị, comment… đều ghi lên băng mỗi ngày mỗi gởi máy bay về hãng chính, đỡ được một số thư ký mà cũng tiết kiệm được phí tổn điện thoại rất cao vì ở xa.