C. Tổ chức lại thời khắc biểu của bạn.
CHƯƠNG V TIẾT KIỆM THÌ GIỜ Ở PHÒNG GIẤY
Dù làm việc ở ngoài hay ở nhà, bạn cũng vẫn có thể tăng năng suất để tiết kiệm thời giờ. Trong chương này chúng ta sẽ xét vài hoạt động chính : thư từ, thảo tài liệu, đọc tài liệu, tìm kiếm, khảo cứu và lập kết hoạch.
• Làm cho mau công việc thư từ.
Công việc đó gồm đọc các thư nhận được, đọc lời hồi âm cho thư ký ghi chép, đánh máy bức hồi âm, soát lại trước khi ký gởi đi, ghi vào sổ. Dù làm ngành hoạt động nào thì công việc đó cũng chiếm nhiều giờ trong mỗi ngày. Có thể bớt được nhiều thì giờ lắm nếu theo quy tắc này : trong việc làm ăn, thư từ phải vắn tắt. Những câu vô ích chỉ làm mất thì giờ cho cả ba người : người thảo, người đánh máy, người nhận thư. Tuy nhiên ta không nên coi thường việc thư từ. Một bức thư khéo viết, gởi cho đúng người (nghĩa là có cần thiết thì mới viết) thì có thể giúp cho hãng thịnh vượng.
Ông tổng giám đốc Bưu điện Huê Kỳ cho rằng có hằng triệu người Mỹ không biết tận dụng cái lợi của sự giao thiệp bằng thư từ trong việc làm ăn. Chẳng hạn rất ít người biết rằng gởi thêm một bao thư để sẵn địa chỉ của mình thì được người nhận thư trả lời ngay. Họ quên rằng gạch dưới câu quan trọng nhất trong thư tức là làm dễ dàng công việc của người nhận thư và như vậy sẽ được hồi âm mau.
• Tự đặt mình vào địa vị của người nhận thư.
Nhiều khi có thể rút bớt nửa số thì giờ để viết thư mà vẫn làm tăng hiệu quả của bức thư : muốn vậy chỉ cần tưởng tượng, tự đặt mình vào địa vị người nhận thư và đoán xem phản ứng của họ ra sao. Phải tránh đừng bao giờ viết một câu gì để thỏa mãn mình, khoe mình. Phải cân nhắc từng chữ để nó đạt được mục đích của bức thư tùy theo tính tình người nhận thư. Cách đó là cách tốt nhất để làm cho người nhận thư có cảm tình với mình, chấp nhận quan điểm của mình.
• Thư từ gởi bà con họ hàng.
Một bà nọ sống một cuộc đời rất hoạt động đã tìm được cách thư từ với rất nhiều người mà không lấn vào thì giờ làm ăn của bà. Bà ta bảo :
Tôi nhận được nhiều thư và gởi đi cũng nhiều. Vì thì giờ của tôi rất hạn chế nên đọc xong một bức thư rồi tôi luôn ghi ra ngoài bao thư những ý chính để hồi âm. Ngày nào tôi cũng phải đi những quãng đường dài bằng xe điện đường hầm, tôi dùng những lúc ngồi xe để viết thư cho họ hàng xa gần. Mà đi đâu tôi cũng mang theo một tập giấy viết thư và nhiều bao thư. Tôi không bao giờ bỏ phí những lúc đợi xe hoặc đợi ai.
Một bà nữa cũng viết nhiều nói với tôi rằng hễ nhận được thư là hồi âm liền, vì mỗi bức gợi cho bà nhiều ý lắm, để lâu mới hồi âm thì quên mất bộn. Viết xong, đơi tới ngày nào định gởi thì mới đề ngày. Vì hồi âm mau hay chậm là tùy theo việc, nhưng thư thì bao giờ cũng viết sẵn, vì bà giao thiệp bằng thư từ với nhiều người. Cách đó làm cho bà tiết kiệm được nhiều thì giờ khỏi phải đọc lại thư của người gởi rồi nhớ lại cảm tưởng đầu tiên của bà, cảm tưởng đó bao giờ cũng đầy đủ, tươi tắn nhất, đúng nhất.
Tôi biết một số người viết một thư nhiều bản rồi thay đổi câu tái bút, thế là có thể gởi được cho nhiều người. Dĩ nhiên những bức thư đó kể những biến cố đã xảy ra, như cho biết những tin tức cuối cùng về một người thân trong nhà trong họ, vân vân. Người nhận thư trong trường hợp đó chỉ cần biết tin tức thôi, nhưng không lấy vậy làm buồn.
• Bao thư có địa chỉ sẵn sàng.
Nếu thư từ nhiều quá thì nên có một số bao thư đã sẵn sàng cả để khi cần phải gởi một bức thư gấp, khỏi phải lục lọi hộc tủ, sổ tay để tìm địa chỉ người nhận thư, tìm bao thư và tem. Mỗi tháng,
hôm nào rảnh nên bỏ ra mươi mười lăm phút lấy sổ ghi địa chỉ ra, đề sẵn địa chỉ những người mình thường viết thư đều đều, như vậy tiết kiệm được thì giờ.
Khi viết thư cho ai, dù cho người thân, cũng nên ghi địa chỉ của mình, để người ta khỏi kiếm địa chỉ của mình khi trả lời. Bắt người ta phải nhớ địa chỉ của mình là một điều vô lễ.
• Thiệp mừng.
Nên có một hộp chứa sẵn những thiệp mừng, có dịp lại tiệm sách hay tạp hóa thì nên mua trước một xấp thiệp mừng, thiệp chúc tết, vân vân... Lúc nào rảnh, bỏ sẵn vào bao thư, ghi địa chỉ rồi viết ngày gởi bằng bút chì bên góc tay trái, trên cao, tới ngày đó dán cò đè lên. Mỗi tháng hay mỗi tuần lật coi những bức thư đề sẵn đó, rút ra những bức nào sắp đến ngày gởi, như vậy khỏi quên mà hóa ra vô tình.
• Định thức.
Trong công việc kinh doanh nào cũng thường dùng những định thức gởi cho khách hàng để bảo rằng hãng đã nhận được hàng, hoặc xin đổi một món hàng, xin mẫu hàng, xin trả tiền, xin giao hàng vân vân... Những định thức đó nên in sẵn hay đánh máy sẵn rồi quay rô nê ô.
Dùng những tấm thiệp in sẵn, có địa chỉ của mình, dán cò sẵn thì tiết kiệm được nhiều thì giờ mà thư từ gởi được mau, khỏi quên hoặc chậm trễ. Lúc nào trên bàn giấy hoặc trong phòng riêng cũng nên có sẵn một xấp thiệp đó, hễ nhớ tới thì viết ngay mấy chữ lên rồi gởi liền.
• Con dấu bằng cao su.
Chẳng cần phải là giám đốc một xí nghiệp lớn cũng nên có một con dấu riêng ghi tên, địa chỉ và số điện thoại của mình. Tốn kém không bao nhiêu mà lợi rất nhiều. Có thể dùng con dấu bằng cao su, sách báo cho ai mượn cũng nên đóng dấu lên.
• Chuẩn bị sẵn.
Các cô thư ký có kinh nghiệm luôn luôn chuẩn bị sẵn một ít giấy viết thư có xen tờ giấy than, để sẵn trong một ngăn kéo, có việc gấp thì lấy ra đánh máy liền. Hễ sẵn sàng thì đỡ hấp tấp.
Mỗi buổi chiều nên coi lại xem cây viết chì có cần phải gọt không, gôm có sẵn, mực có đủ không, để sáng hôm sau, tới sở làm việc liền, khỏi phải chuẩn bị .
• Những miếng giấy nhỏ mà lại gupos được việc.
Những giấy viết thư khổ nhỏ, những tấm thiệp để viết thư kiết kiệm cho ta được nhiều thì giờ vì buộc ta phải viết vắn tắt. Viết thư cho ai mà ngưng ở giữa trang thì thấy nó làm sao ấy. Dùng khổ nhỏ thì tránh được nỗi thắc mắc đó. Nhiều danh nhân, đặc biệt là George Bernard Shaw, ưa dùng lối ấy.
• Trả tiền bằng chi phiếu.
Đem tiền lại chầu chực trước két để chờ người ta thu cho mình, thật là mất thì giờ vô ích quá. Ký một chi phiếu bỏ vào bao thư,chỉ mất có một phút, mà gốc chi phiếu có thể dùng làm biên lai được, lúc nào muốn sẽ dễ tìm hơn là lật một xấp biên lai. Thật là nhất cử lưỡng tiện.
Bà Charoltte Montomery năm 1954 được giải thưởng cho nữ nhân viên quảng cáo tài ba nhất, đã chỉ cho tôi tất cả những cái lợi của cách trả tiền bằng chi phiếu ngân hàng. Bà bảo : trước hết, những giờ ngân hàng mở cửa, tôi thường bận việc. Mà muốn trả bằng tiền thì tôi phải lại ngân hàng nhiều lần để rút tiền ra, vì, dĩ nhiên, tôi không để sẵn ở nhà những số tiền lớn. Nhận được chi phiếu nào tôi cũng gởi lại hết ngân hàng, rồi khi trả tiền cho ai hay cho hãng nào tôi cũng dùng toàn chi phiếu. Như vậy lâu lâu tôi mới lại ngân hàng một lần, mặc dâu giao dịch với ngân hàng rất thường. Tôi khỏi phải chạy lại ngân hàng rút tiền ra để trả tiền điện, tiền nước hoặc tiền mua hàng, mỗi khi tôi không có tiền sẵn trong xắc.
• Dự trữ một số tem. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nên mua sẵn một số tem thường dùng, vì mỗi lần phải ra bưu điện mua vài ba con phải chầuchực lâu lắm. Món đó để lâu bao nhiêu cũng được, không hư, không mất giá mà.
• Giờ gởi thư.
Au cũng có thói quen đợi tới buổi chiều mới gửi thư, thành thử có những giờ sở bưu điện đông nghẹt người. Nên lựa một giờ nào vắng người mà gởi thì đỡ tốn thì giờ chờ đợi mà nhân viên bưu điện đỡ làm việc hấp tấp.