Theo dõi thực hiện nhằm thu thập số liệu và thông tin làm đầu vào cho BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP cũng như các bên liên quan để triển khai các hoạt động và đầu ra cũng như tiến trình giải ngân và sử dụng các nguồn lực tốt và có hiệu quả hơn.
3.2.1 Người thực hiện
Công tác theo dõi sẽ được thực hiện bởi đội ngũ cán bộ của BQL và BQL DAHP, bao gồm cả cán bộ được chỉ định đảm nhiệm công tác theo dõi và đánh giá, cũng như các cán bộ khác của Chương trình/Dự án. BQL các DAHP và BQL sẽ chịu trách nhiệm cho việc xây dựng hệ thống đánh giá. Kế hoạch thực hiện được miêu tả ở trên sẽ cung cấp các thông tin cơ bản quy định về các số liệu cần thu thập và chủ thể cần đệ trình.
3.2.1 2 Các công cụ theo dõi.
- Các kế hoạch hoạt động (bao gồm kế hoạch thực hiện chi tiết và dự toán ngân sách).
- Các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể do các Vụ, cục, đơn vị chuyên mônchức năng tiến hành.
3.2.2 3 Phương thức theo dõi
- Tổng hợp các báo cáo kết quả về các hoạt động cụ thể của các vụ, cục, đơn vị chức năng và so sánh với các kế hoạch hoạt động để sửa đổi/ điều chỉnh phương thức tổ chức và huy động nguồn lực phù hợp.
- BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP sẽ chỉ định cán bộ trực tiếp tham gia một số hoạt động để lấy thông tin về việc triển khai các hoạt động cụ thể.
- Trong hệ thống theo dõi sẽ có các nguyên tắc và cách thức giao tiếptrao đổi thông tin giữa cán bộ chịu trách nhiệm với cán bộ quản lý.
Thông tin thu thập được từ quá trình theo dõi sẽ được sử dụng trong các báo cáo tiến độ hàng tháng và các báo cáo quý (cùng với báo cáo tài chính đính kèm, xem Cchương 4 về phần bBáo cáo) được gửi cho các Giám đốc BQL DAHP ( gửi một bản cho Giám đốc BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL) và tất cả và/ hoặc các bên liên quan để nắm thông tin và sửa đổi/ điều chỉnh kịp thời cũng như hướng dẫn thực hiện dự án.