Dựa vào các nguyên tắc đã được mô tả ở trên, mỗi ban quản lban quản lýý (BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP) sẽ quyết định các yêu cầu của họphương thức theo dõi của mình. Khi kế hoạch thực hiện được dự thảo (xem Cchương 2),ở phía trên) việc thiết kếmô hình theo dõi sẽ được quyết định.
Mô hình theo dõi bao gồm cả các chỉ số dùng để đánh giá các kết quả đạt được. Các chỉ số này bao gồm 2 loại: chỉ số định lượng (như có bao nhiêu hội thảo được tổ chức hoặc có bao nhiêu quy chế được soạn thảo), chỉ số định tính, và chỉ số thay thế. Ví dụ, mục tiêu nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ sẽ được đánh giá bằng số lượng của các khóa đào tạo được tổ chức hoặc số lượng các quy chế mới được xây dựng và thực hiện.
Chương 4 BÁO CÁO
4.1 Giới thiệu
Các yêu cầu báo cáo đối với Chương trìnhChương trình POSCIS được xuất phát từ yêu cầu của cả hai phía: Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển. Yêu cầu về báo cáo của Chính phủ Việt Nam được nêu rõ trong Quyết định 803/ năm
2007/QĐ-BKH, ngày 30 tháng 07 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và yêu cầu của các nhà tài trợĐối tác phát triển được đề ra trong Thoả thuận đồng tài trợ. Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ đã có một thoả thuận chung rằng yêu cầu về báo cáo sẽ chủ yếu tuân theo các yêu cầu của phía Việt Nam. Tuy nhiên việc này không phải áp dụng cho mọi trường hợp do các nhà tài trợ có một số quy định mà các yêu cầu về báo cáo của Chính phủ Việt Nam không thích hợp bởi sự chi tiết hoá các công việc được yêu cầu cao.
Các yêu cầu chính thức
Vì thế Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển đã thống nhất về các yêu cầu chung đối với việc lập báo cáo 6 tháng và báo cáo năm về cấp độ hoạt động/ đầu ra và việc sử dụng các nguồn lực tài chính.
Trong một số trường hợp, nội bộ Chính phủ Việt Nam có thể yêu cầu BQL và BQL DAHP nộp báo cáo quý và báo cáo tháng, trong đó một số báo cáo phải trình lên các cơ quan liên quan khác.
Các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp cả báo cáo giữa kỳ và báo cáo cuối kỳ khi Chương trình kết thúc.
Chính phủ và các Đối tác phát triển có thể yêu cầu nộp báo cáo đặc biệt theo mẫu quy định.
Đối với Chương trình POSCIS còn có một yêu cầu là lập báo cáo tháng và trong một số trường hợp các BQL DAHP phải báo cáo theo quý cho BQL Chương trình. Một số báo cáo này có thể sẽ được gửi cho các cơ quan liên quan khác.