5. 2 Điều kiện tiên quyết để đánh giá được khách quan và có hiệu quả
7.3Đơn vị chịu trách nhiệm
Công tác quản lý ở cả 2 cấp độ cần đảm bảo cho cơ chế trao đổi thông tin vận hành tốt. BQL sẽ chịu trách nhiệm để các trang web và mạng lưới thông tin nội bộ hoạt động hiệu quả. Cán bộ BQL và các BQL DAHP cần thực hiện tốt việc trao đổi thông tin và trang bị các kiến thức cần thiết để thực hiện tốt công việc này. Các cán bộ đều có thể đóng góp để xây dựng cơ chế trao đổi thông tin và hợp tác hiệu quả và BQL sẽ là người chịu trách nhiệm cuối cùng.
PHỤ LỤC Phụ lụcPhụ lục Chương I
Phụ lụcPhụ lục 1.1 Biểu thời gian dự kiến cho hoạt động báo cáo, lập kế
hoạch hoạt động/ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân trong năm đầu tiên triển khai Chương trìnhChương trình POSCIS.
Phụ lụcPhụ lục 1.2 Tiêu chí đánh giá hoạt động triển khai Chương trìnhChương trình POSCIS (20092525).
Phụ lụcPhụ lục 1.3 Thỏa thuận đồng tài trợ giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Canada, Đan Mạch, Bộ Hợp tác phát triển Hà Lan, Thụy Điển cho giai đoạn thực hiện Chương trìnhChương trình POSCIS.
Phụ lụcPhụ lục 1.4 Hướng dẫn xây dựng Điều khoản tham chiếu.
Phụ lụcPhụ lục Chương II
Phụ lụcPhụ lục 2.1 Mẫu kế hoạch năm và ngân sách (có hướng dẫn sử
dụng).
Phụ lụcPhụ lục 2.2 Mẫu kế hoạch thực hiện và ngân sách (có hướng dẫn sử dụng).
Phụ lụcPhụ lục Chương IV
Phụ lục 4.1 Báo cáo tiến độ thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng buộc
Phụ lục 4.2 Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA/Nhà tài trợ Phụ lục 4.3 Báo cáo tiến độ giải ngân vốn Đối ứng
Phụ lục 4.4 Báo cáo theo dõi Tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng Phụ lục 4.5 Khung Logic
Phụ lục 4.6 Biểu theo dõi các chỉ số thực hiện hoặc đầu ra Phụ lụcPhụ lục 4.1 Mẫu báo cáo 6 tháng và báo cáo năm.
Phụ lụcPhụ lục 4.8 2 Mẫu báo cáo hoạt động và ngân sách (đã thống nhất với các Đối tác phát triểnĐối tác phát triển).
PHỤ LỤC CHƯƠNG I Phụ lụcPhụ lục 1.1
KHUNG THỜI GIAN DỰ KIẾN CHO HOẠT ĐỘNG BÁO CÁO, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH/NGÂN SÁCH, TỔ CHỨC HỌP KIỂM ĐIỂM VÀ GIẢI NGÂN
CHO NĂM ĐẦU TIÊN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH
POSCIS
Hoạt động Thời gian Chú ý
Phê duyệt chương trìnhChương trình (Các nhà tài trợNhà tài trợ và Chính phủ) và văn kiện DAHP + kế hoạch hoạt động năm đầu tiên Tháng 108/2009 – 97/2010 (Các nhà tài trợNhà tài trợ)
08 hoặc 09/07/2009
Ký kết các Hiệp định song phương và Thỏa thuận đồng tài trợ
097/08/- 2009 Giải ngân: Các Nhà tài trợNhà tài trợ
giải ngân lần thứ nhất (cho 9 tháng, từ tháng 108/2009 đến tháng 63/2010)
Đầu tháng1008/20
09
Sau khi các hiệp định và thỏa thuận được ký kết và các tiêu chí đánh giá được phê duyệt trước khi chương trìnhChương trình được triển khai.
Ngày bắt đầu chính thức của Chương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
trìnhChương trình 01/1008/2009
Xây dựng báo cáo 6 tháng trình Nhà tài trợ (bao gồm cả Bbáo cáo về các tiêu chí đánh giá) trình các Nhà tài trợ
031/053/2010
Báo cáo cho giai đoạn 1/1008/2009 – 31/031/2010 (6 tháng)
Xây dựng kế hoạch năm + ngân sách (01 đến 12/ 2010) trình các Nhà tài trợ.
Họp về báo cáo 6 tháng tiêu chí đánh giá
2001/053/201 0
Điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với lịch năm tính từ 01/01 đến 31/12/2010, vì vậy sẽ điều chỉnh lại những hoạt động đang tiến hành và những hoạt động đã được phê duyệt tới 31/07/2010.
Họp kiểm điểm 6 tháng đầu tiên 15/03/2010 Giải ngân: Các Nhà tài trợNhà tài trợ
giải ngân lần thứ 2 cho 6 tháng. (1/6/2010 – 31/12/2010)
01/064/2010
Ra quyết định cùng với các cuộc họp tiêu chí đánh giáSau khi các báo cáo, tiêu chí đánh giá, kế hoạch hoạt động/ ngân sách được phê duyệt.
Trình báo cáo 9 tháng ( 10/2010 – 30/06/2010)Trình báo cáo 6 tháng lần
thứ hai 0110/08/2010
Báo cáo cho giai đoạn 01/01/2010 đến 30/06/2010. Phê duyệt kế hoạch hoạt động và
ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 – 31/12/2011 trình cho các Nhà tài trợ Họp kiểm điểm 6 tháng lần thứ hai4
0125/08/2010 Bao gồm 5 quý để có thể tổng hợp theo dương lịch
Các nhà tài trợ giải ngân lần thứ ba cho 6 thángHọp kiểm điểm đầu tiên
20/08/2010 09/2010
Sau khi các báo cáo được phê duyệt.Bao gồm 9 tháng đầu tiên của Chương trình
Xây dựng báo cáo năm và kế hoạch/ngân sách năm trình các Nhà tài trợ.Phê duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách cho giai đoạn 01/10/2010 đến 31/12/2011
1501/12 năm 2010
Báo cáo cho giai đoạn 1/01- 31/10/2010
Kế hoạch hoạt động/ngân sách cho năm 2011.
Họp kiểm điểm nămSoạn thảo báo
cáo năm trình các Nhà tài trợ 0115/12/2010
Báo cáo bao gồm giai đoạn 1/1 đến 31/10/2010
Giải ngân: Các nhà tài trợ giải ngân lần thứ tư cho 06 thángHọp kiểm điểm năm.
15/1201/2010
1 Sau khi phê duyệt báo cáo và kế hoạch/ngân sách. Trình các nhà tài trợNhà tài trợ phê (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
duyệt báo cáo năm 2010 đã được điều chỉnh/cập nhập Giải ngân: Các Nhà tài trợ giải ngân lần thứ 3 cho 6 tháng
01/013/2011
Các cuộc họp kiểm điểm được lên kế hoạch sao cho phù hợp với việc phê duyệt kế hoạch thực hiện. Báo cáo năm hoàn thiện (cho 12 tháng) sẽ được trình tới các Nhà tài trợ và các
4 Điều chỉnh cho phù hợp với lịch 12 tháng (tháng 1 đến tháng 12), sẽ có hai kế hoạch 06 tháng liên tiếp và họp kiểm điểm 06 tháng cho 12 tháng thực hiện đầu tiên. Cuôc họp kiểm điểm năm lần thứ nhất sẽ vào tháng 12/2010.
cơ quan liên quan vào 1/03 hằng năm.Sau khi phê duyệt dự thảo báo cáo
Cập nhật/ sửa đổi báo cáo năm 2010
trình các Đối tác phát triển phê duyệt 01/03/2010
Các cuộc họp kiểm điểm sẽ được tổ chức trước khi kết thúc kì báo cáo (12 tháng) và sẽ được trình các Đối tác phát triển và các cơ quan liên quan trước 1/3 hàng năm
Phụ lụcPhụ lục 1.2
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHƯƠNG
TRÌNHCHƯƠNG TRÌNH POSCIS
(Sau sáu tháng tổ chức triển khai Chương trìnhChương trình – theo yêu cầu của phía nhà tài trợNhà tài trợ)
I. Đánh giá trước giai đoạn thực hiện
1.Thanh tra Chính PhủTTCP đã đã đáp ứng được các kiến nghị đưa ra trong báo cáo kiểm toán
2. Các cán bộ được bổ nhiệm vào các vị trí của Ban quản lý dự án (BQL) và các Ban quản lý Dự án hợp phầnDAHP (BQL DAHP) đều có năng lực và trình độ.
3. Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho BQL và các BQL DAHP được hoàn thiện, dịch, phê duyệt, in và phát hành theo phương thức điện tử cho các DAHP.
4. Các khoá đào tạo sơ bộ về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho các cán bộ chủ chốt trong BQL và của các BQL DAHP được hoàn thành.
II. Đánh giá 6 tháng đầu thực hiện
1. Về việc quản lý và điều phối ở cấp độ Chương trìnhChương trình và dự án hợp phầnDAHP
a) Cán bộ của BQL và các BQL DAHP đều có năng lực và chuyên môn. Việc đánh giá năng lực quản lý sẽ được tiến hành thông qua một đơn vị độc lập như Học Viện Quản lý Châu Á hoặc một đơn vị tương đương.
b) Tính kịp thời và chất lượng của báo cáo tài chính và báo cáo tiến độ phải đáp ứng yêu cầu
- Tính kịp thời:
Bản báo cáo 6 tháng đầu năm phải được trình cho Đại sứ quán Thụy Điển theo đúng kế hoạch báo cáo đã được mô tả trong Thoả thuận đồng tài trợ.
- Chất lượng:
+) Đánh giá nội dung báo cáo liên quan tới tình hình thực tế triển khai so với kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự khác biệt.
+) Đánh giá nội dung báo cáo về tình hình giải ngân thực tế so với dự kiến ngân sách đã được phê duyệt và các lý do giải thích nếu có sự chênh lệch.
c) Tổ chức cuộc họp kiểm điểm 6 tháng đầu thực hiện, gửi thông báo mời họp theo đúng thời gian quy định, kịp thời gửi tài liệu có liên quan và lịch trình họp đến các đối tượng tham gia.
2. Về tiến độ thực hiện ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP
a) Đối với các dự án hợp phầnDAHP: đánh giá chung về số lượng các hoạt động được thực hiện so với kế hoạch và kế hoạch thực hiện 6 tháng đầu năm được phê duyệt.
b) Đánh giá chi tiết một số tiêu chí đánh giá cho mỗi dự án hợp phầnDAHP cần được hoàn thành trong vòng 6 tháng (số thứ tự của hoạt động giống như trong văn kiện của các dự án hợp phầnDAHP tháng 5/2009) Khánh Hoà: 1.1-1.2, 4.2.1.1, 7.1.11.2.1, 1.4.1, 6.1.1 Kiên Giang: 1.4.1-1.4.3, 4.3.1-4.3.21.4.1-1.4.3, 4.3.1, 4.3.2 Bình Dương: 1.1.1 – 1.1.5, 3.2.1, 3.2.21.1.1-1.1.5,3.2.1,3.2.2 Hà Tĩnh: 1.1.1, 2.3.31.1.1, 2.3.3-1.1.5, 3.2.1, 3.2.2 Hồ Chí Minh: 1.2.1 – 1.2.5 1.2.1-1.2.5 Bộ Tài Chính: 1.3.3, 1.3.51. 3.3 (, 1.3.5 (1.1.3 Thanh Tra Chính PhủTTCP: 1.1.1-1.1.5,1.1.1 – 1.1.5, 1.4.1, 2.5.1, 5.3.1 - 5.3.3 1.4.1, 2.5.1, 5.3.1-5.3.3 Bộ Nội Vụ: 1.2.1 - 1.2.51.2.1-1.2.5 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư: 3.1.1, 3.1.23.1.1, 3.1.2, 4.1.1 , 4.1.1 Bộ Công an: 1.1.2,1.1.2, 1.2.1 1.2.1, 7.3.1
III. Báo cáo về tiến độ liên quan đến tiêu chí đánh giá (BQL chương trìnhBQL các dự ánBQL POSCIS)
Trước giai đoạn thực hiện
Trước khi đợt giải ngân đầu tiên của chương trìnhChương trình được chuyển cho TTCP, BQL cần trình cho các Nhà tài trợĐối tác phát triển một bản báo cáo tóm tắt. Bản báo cáo này bao gồm:
1. Báo cáo về các biện pháp BQL đã áp dụng để thực hiện các kiến nghị trong báo cáo kiểm toán;
2. Danh sách liệt kê các vị trí/cán bộ/trình độ chuyên môn của BQL và các dự án hợp phầnDAHP;
3. Danh sách phát hành Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án qua thư điện tử, báo cáo về các khoá đào tạo đã được thực hiện, bao gồm: 1) mô tả chi tiết các phương pháp đào tạo đã được áp dụng, 2) số lượng các khoá đào tạo đã được tiến hành và người thực hiện; 3) bản mô tả chức vụ của các cán bộ từ BQL và các BQL DAHP tham gia khoá đào tạo; bản đánh giá tóm tắt kết quả các khoá đào tạo. Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển xem xét các báo cáo nhằm xác định việc tuân thủ các tiêu chí đánh giá, và sẽ thông qua phía Thụy Điển để có ý kiến phản hồi chính thức bằng văn bản cho BQL. Trong trường hợp các đối tác phát triểnĐối tác phát triển đều có mối quan ngại chung, ĐSQ Thụy Điển có thể triệu tập một cuộc họp với BQL để thảo luận thêm. Nếu các tiêu chí đánh giá trên chưa đạt được thì việc giải ngân sẽ chưa được thực hiện.
Sau 6 tháng bước vào thực hiện
Các báo cáo bắt buộc về tiêu chí đánh giá phải được đính kèm trong báo cáo 6 tháng đầu thực hiện và sẽ được thảo luận tại các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ. Vì việc đáp ứng các tiêu chí đánh giá là một điều kiện quan trọng cho việc tiếp tục thực hiện Chương trìnhChương trình, các đối tác phát triểnĐối tác phát triển có thể tổ chức các cuộc họp nội bộ trước khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm giữa kỳ với BQL và các BQL DAHP để nhận định các vấn đề chung.
Các báo cáo bổ sung liên quan đến tiêu chí đánh giá sau đây cũng nằm trong báo cáo 6 tháng đầu thực hiện:
1) Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Đánh giá của Học Viện Quản lý hoặc công ty tư vấn liên quan đến thành phần và năng lực quản lý của BQL và các BQL DAHP sẽ được đính kèm vào báo cáo 6 tháng đầu thực hiện như một phụ lụcPhụ lục. BQL sẽ có ý kiến phản hồi về bản đánh giá và sẽ có các biện pháp cụ thể để có thể đáp ứng các kiến nghị trong bản đánh giá. Có thể là kế hoạch đào tạo thêm hoặc kế hoạch tổ chức lại BQL, hoặc thuê thêm cán bộ.
2) Báo cáo tiến độ (báo cáo tài chính và tổng thuật): BQL sẽ cho ý kiến về thời gian hoàn thành báo cáo của các dự án hợp phầnDAHP và sẽ áp dụng một số phương pháp để đẩy nhanh thời gian hoàn thiện báo cáo như đào tạo thêm, áp dụng mẫu báo cáo đơn giản hơn…
3) Cuộc họp kiểm điểm 6 tháng lần đầu: BQL sẽ đánh giá công tác chuẩn bị để đảm bảo cho các cuộc họp diễn ra đúng như dự kiến, thực hiện các công việc tư vấn cần thiết và kịp thời phát các tài liệu liên quan cho các BQL DAHP và các đối tác phát triểnĐối tác phát triển. Phần đánh giá này cần ngắn gọn và súc tích.
4) Tiến độ thực hiện ở cấp độ dự án hợp phầnDAHP: Báo cáo về quá trình thực hiện bản chất chính là báo cáo 6 tháng đầu thực hiện của BQL. Tuy nhiên, khi xét đến các lí do của việc áp dụng những tiêu chí đánh giá này thì các Nhà tài trợNhà tài trợ cần được tạo cơ hội độc lập để có thể đánh giá năng lực quản lý cụ thể của từng dự án hợp phầnDAHP và để xem xét quá trình thực hiện có nên tiến hành, có cần áp dụng các biện pháp chỉnh sửa hoặc kết thúc các dự án hợp phầnDAHP hay không. Từ đó BQL sẽ bổ sung phần miêu tả và thông tin dưới mỗi đầu mục của phần đánh giá các DAHP, bao gồm:
- phần tóm tắt ngắn về quá trình thực hiện của từng dự án hợp phầnDAHP (các hoạt động và việc giải ngân đã được hoàn thành như kế hoạch);
- một bản đánh giá tóm tắt về tiến độ thực hiện của các DAHP (những thành công và thách thức trong giai đoạn tới).
IV. Phương pháp và cách thức đánh giá (bởi các đối tác phát triểnĐối tác phát triển)
1. Các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án: các khoá đào tạo về Cẩm nang quản lý tài chính và Cẩm nang quản lý dự án cho các cán bộ thích hợp đã được BQL tổ chức. Đại diện nhà tài trợNhà tài trợ sẽ được mời tham dự ít nhất 2 khoá đào tạo để đánh giá chất lượng đào tạo.
2. Thành phần và năng lực của BQL và các BQL DAHP: Các đối tác phát triểnĐối tác phát triển sẽ xem xét báo cáo đánh giá độc lập và ý kiến phản hồi của BQL. Các bên cần thống nhất rằng về việc liệu BQL có đủ năng lực quản lý và liệu phần lớn các dự án hợp phầnDAHP có đủ năng lực quản lý dự án đạt hiệu quả hay không. Với các dự án hợp phầnDAHP thừa nhận còn tồn tại những yếu kém về nguồn nhân lực và chất lượng chuyên môn, cũng như về năng lực quản lý, các Nhà tài trợNhà tài trợ cần chấp thuận các lý do thích hợp được đưa ra để giải thích cho các khó khăn và bất cập trên cũng như kế hoạch tổ chức thêm các khoá đào tạo, sửa đổi các thủ tục và cơ cấu quản lý. BQL và đối tác phát triểnĐối tác phát triển cần đặt thời gian cụ thể cho việc đánh giá thêm.
3. Tiến độ báo cáo (tài chính và tổng thuật): Các đối tác phát triển sẽ sử dụng thước đo dể đánh giá báo cáo: báo cáo xuất sắc (không cần sửa đổi, các lỗi trong báo cáo rất ít và không nghiêm trọng); rất tốt (chỉ cần sửa đổi một số lỗi và các lỗi không nghiêm trọng); tốt (cần sửa đổi 1 số lỗi nghiêm trọng); kém (cần sửa đổi và có nhiều lỗi nghiêm trọng); kém (cần sửa lại hoàn toàn). Các tiêu chí cho báo cáo: 1) đúng thời gian; 2) rõ ràng, chặt chẽ, mẫu báo cáo đơn giản, dễ hiểu; 3) bao quát tất cả nội dung và chi tiết; 4)có tính phân tích và có biện pháp phù hợp để giải quyết các vấn đề ; 5)chính xác về