Về cơ bản các báo cáo được lập phải phù hợp với Quyết định 803/ 20073 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Tuy nhiên, cẩm nang này chỉ đề cập đến những báo cáo liên quan đến Chuơng trình POSCIS.
Cẩm nang này không đề cập toàn bộ cấu trúc của báo cáo vì điều đó là không cần thiết. Quyết định đã đưa ra các chỉ số rất rõ ràng về thời hạn nộp báo cáo và nộp cho ai. Quyết định của của Bộ Kế hoạch và Đầu tư rất rõ ràng và chi tiết.
Thời hạn báo cáo
Đối với báo cáo trong nội bộ Chính phủ Việt Nam, vui lòng xem Quyết định 803 và Nghị định 131.
Đối với Bbáo cáo cho các nhà tài trợĐối tác phát triển, vui lòng xem Phụ lụcPhụ lục 1:1 về “Lịch báo cáo, kế hoạch thực hiện/ ngân sách, họp kiểm điểm và giải ngân cho các năm đầu tiên của Chương trìnhChương trình POSCIS”. Cần lưu ý là thời hạn báo cáo phải tương ứng với các cuộc họp kiểm điểm.
Đơn vị cóchịu tTrách nhiệm báo cáo
Trách nhiệm báo cáo của các đơn vị được hướng dẫn cụ thể trong Quy chế làm việc và bản mô tả công việc của đơn vị Chương trìnhmình. Trách nhiệm báo cáo là của BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và các BQL DAHP có trách nhiệm thực hiện báo cáo hoạt động của dự án theo quy định. Trách nhiệm của các đơn vị được đề cập trong Quy chế làm việc và bản mô tả công việc. Về cơ bản Giám đốc BQL dự án có trách nhiệm đảm bảo các báo cáo được gửi đi đúng thời gian hạn và có chất lượng tốt.
Cơ sở báo cáo
Cơ sở để báo cáo lên Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển là kKế hoạch hoạt động năm, và ngân sách năm và các báo cáo thực hiện cụ thể. Các báo cáo này lại dựa trên nền tảng cơ sở là Khung logic của văn kiện dự án hợp phầnDAHP
và văn kiện chương trìnhChương trình. Bên cạnh đó Ngoài ra, như đã mô tả ở Chương 3, hệ thống theo dõi sẽ cung cấp đầu vào cho các báo cáo của BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL và BQL DAHP. Ngoài ra, Các sự kiện quan trọngcác nhân tố khách quan phát sinh nếu tác động đến Chương trìnhChương trình/Ddự án, sẽ được BQL xem xét. khác cho sự phát triển của Chương trình POSCIS không nằm trong Chương trình/ dự án (như các nhân tố bên ngoài) cũng có thể được xem xét. Vấn đềCác nhân tố môi trường và
những yếu tố rủi ro xung quanh dự án có thể thay đổicũng có thể tác động đến dự án và được phản ánh trong báo cáo.
Thời gian và đối tượng . Việc này cũng sẽ được đưa vào trong báo cáo.
Ggửi báo cáo khi nào và gửi cho ai
Có nhiều sự khác biệt trong yêu cầu báo cáo khác nhau từ phíacủa Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợĐối tác phát triển..
Theo Quyết định 803/2007, các BQL DAHP sẽ báo cáo theo quý và 06 tháng và báo cáo theo năm cho các Vụ liên quan trong Uỷ ban Nhân dân tỉnhUBND tỉnh và báo cáo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan khác.
Theo Ở cấp độ Chương trìnhChương trình, BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL sẽ gửi báo cáo 06 tháng và báo cáo năm báo cáo lên Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan khác theo tháng, quý và năm.
.
Quyết định 803 đã ghi rõ thời hạn nộp báo cáo.
Đối với việc báo cáo cho các nhà tài trợĐối tác phát triển, trước tiên, các BQL DAHP sẽ gửi báo cáo 06 tháng cho BQL Chương trìnhBQL các dự ánBQL trong vòng hai tuần sau khi kết thúc kỳ báo cáo. BQL sẽ biên soạn lại các báo cáo theo mẫu chung. BQL các dự ánBQL sẽ gửi báo cáo cho Ban Chỉ đạo và các nhà tài trợĐối tác phát triển trong vòng 2hai tuần sau khi nhận được báo cáo từ các BQL DAHP.
Việc báo cáo được tiến hành trong vòng 2 tuần sau thời hạn báo cáo. BQL chương trình sẽ tập hợp theo một thể thức chung. BQL Chương trình sẽ gửi báo cáo cho Ban Chỉ đạo và các nhà tài trợ trong vòng 2 tuần sau khi nhận được báo cáo từ các BQL DAHP.
Báo cáo 6 tháng và báo cáo năm sẽ là tài liệu cho các cuộc họp kiểm điểm 6 tháng và kiểm điểm năm được tổ chức trong vòng 6 tuần sau khi kết thúc giai đoạn báo cáo 6 tháng và báo cáo năm. Tuy nhiên trong trường hợp báo cáo năm, chỉ phải lập báo cáo giai đoạn cho 1
0 tháng thực hiện trước khi diễn ra các cuộc họp kiểm điểm năm, báo cáo năm cho 12 tháng thực hiện sẽ được nộp sau.
Bản sao những báo cáo hoạt động nội bộ của BQL DAHP cũng có thể gửi cho BQL các dự án để nắm thông tin. Báo cáo này là cơ sở cho báo cáo chính mà BQL DAHP phải lập để gửi các cơ quan cấp trên (xem chương 4 về phần báo cáo và chương 3 về phần theo dõi).
Phản hồi về báo cáo
Thông thườngVề nguyên tắc, báo cáo không thểsẽ không được gửi lại để bổ sung và điều chỉnh vì thời gian không cho phép., ngoại trừ những trường hợp Thời gian không cho phép việc đó xảy ra trừ khi có những hạn chế rất cụ thểthiếu sót lớn. Vì thế BQL Chương trình sẽ chỉ góp ý cho các BQL DAHP vào một thời gian thích hợp để nâng cao chất lượng các báo cáo những lần sau.
Vì vậy, các phản hồi về báo cáo sẽ được BQL các dự ánBQL gửi tới BQL các DAHP kịp thời để các DAHP hoàn thiện báo cáo của mình.
Nội dung chính và đề cương của báo cáo
Mẫu báo cáo gửi cho phía Chính phủ Việt Nam được đưa ra trong Phụ lụcPhụ lục từ 4:712 đến 4:92. Thời hạn báo cáo được quy định trong Quyết định 803.
Mẫu báo cáo gửi cho phía các nhà tài trợĐối tác phát triểntrong được quy định tại Phụ lụcPhụ lục 4:8210. Mẫu cho báo cáo củatới phía Chính phủ Việt Nam (4:971) sẽ được dùng làm báo cáo tổng thể gửi cho các nhà tài trợĐối tác phát triển. Bất kỳ sự thay
đổi nào trong cấu trúc báo cáo sẽ được thống nhất giữa các nhà tài trợNhà tài trợ tham gia ký kết Thoả thuận đồng tài trợ phù hợp với các tại cuộc họp kiểm điểm. Mẫu báo cáo chi tiết sẽ được áp dụng khi các đầu ra và hoạt động đạt được liên quan kê hoach và ngân sách
Mẫu báo cáo được đưa ra trong bảng 4.2 phần Phụ lụcThể thức báo cáo cụ thể sẽ được dùng khi các đầu ra và hoạt động đạt được có liên quan đến kế hoạch thời gian và ngân sách.
Thể thức được đề cập trong mẫu 4:11 phần Phụ lục
Việc sử dụng các chỉ số được xây dựng trong hệ thống theo dõi là rất quan trọng, vì nó không chỉ giúp xác định thành công của các hoạt động đã triển khai mà còn phân tích hiệu quả thực hiện cũng như để làm nổi bật bất kỳ tồn tại cụ thể nào hoặc thành công trong quá trình thực hiện dự án. Báo cáo tài chính được lập trong mối liên quan với báo cáo tổng thuật vì thế chi phí cũng sẽ có liên quan mật thiết với các đầu ra và ngân sách để đạt được các đầu ra.
Chương 5 ĐÁNH GIÁ
5.1 Giới thiệu
Công tác đánh giá là một phần của dự án và chương trìnhChương trình. Đánh giá có 2 mục đích cơ bản: đánh giá hiệu quả của hoạt động can thiệp và học tập kinh nghiệm từ sự can thiệp này với mục đích sử dụng trong các trường hợp tương tự khác.
Thông thường công việc đánh giá được tiến hành trong khoảng thời gian dài. Vì vậy để đánh giá tác động lâu dài hoặc hiệu quả của dự án, cần một khoảng thời gian tương đối dài kể từ khi dự án kết thúc cho tới khi hình thành những tác động thực sự
Hình thức đánh giá chung nhất là đánh giá giữa kỳ. Việc này được tiến hành khi Chương trìnhChương trình, dự án đã thực hiện được khoảng một nửa thời gian; được dùng để kiểm tra việc thiết kế dự án, đánh giá những việc đã đạt được và phản hồi đối với những thay đổi của dự án và phương thức thay đổi nhằm làm cho dự án triển khai có hiệu quả hơn.
Trong một số trường hợp, theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc các nhà tài trợĐối tác phát triển, việc đánh giá đột xuất có thể được tiến hành, ví dụ trong trường hợp quá trình triển khai Chương trìnhChương trình/ Ddự án không tiến hành thuận lợi, hoặc khi có những sự việc bất thường xảy ra….. Những kiểu đánh giá này không phổ biến nhưng có tồn tại.
Công việc đánh giá thường do một cá nhân hoặc một tổ chức, công ty tiến hành mà trước đó không có bất kỳ lợi ích nào từ Chương trìnhChương trình/Dự dự án trong suốt giai đoạn lập kế hoạch hoặc giai đoạn thực hiện.
Điều này sẽ giúp cho việc đánh giá được khách quan và không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ lợi ích nào từ dự án.