CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CẢNG
3.1. GIẢI PHÁP THU HÚT KHÁCH HÀNG THÔNG QUA CÔNG TÁC
3.1.2. Nội dung giải pháp
3.1.2.1. Tăng cường công tác quảng cáo tuyên truyền và thường xuyên tiếp xúc nắm bắt nhu cầu khách hàng
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để một doanh nghiệp đưa hàng hóa xuất nhập khẩu về cảng nào tùy thuộc rất nhiều vào sự thông thoáng, hợp lý trong các chính sách của cảng và của hải quan cảng đó. Chính vì đặc điểm này mà cảng Sihanoukville phải nắm bắt kịp thời những yêu cầu của khách hàng nhằm đưa ra chính sách phục vụ cho phù hợp, đồng thời việc tuyên truyền quảng cáo về những ưu điểm, lợi thế cũng như những đổi mới trong chính sách của
cảng cũng có tác động rất lớn trong việc các doanh nghiệp lựa chọn cảng để xuất nhập khẩu hàng hóa của họ.
3.1.2.2. Ký kết với những khách hàng lớn các hợp đồng nguyên tắc
Thông qua công tác marketing, tìm hiểu những nhu cầu, phương thức lấy hàng thường xuyên của từng chủ hàng lớn để soạn thảo những hợp đồng nguyên tắc và thuyết phục khách hàng ký kết với cảng các hợp đồng này để tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với cảng và xây dựng cơ sở pháp lý tạo sự thuận lợi khi hai bên tiến hành các tác nghiệp xếp dỡ, như 5 công ty mang tên là công ty NSLC, FSA, PIL, MTS và HI đã hợp đồng với cảng Sihanoukville.
Đối với doanh nghiệp, sự an tâm về tính thuận lợi khi giao dịch, về tốc độ phục vụ của cảng như thời gian chuyển container, điều động phương tiện, bốc xếp là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian khách hàng kiểm hóa hàng, hoàn tất các thủ tục giao nhận hàng để phục vụ kịp thời cho việc sản xuaỏt kinh doanh cuỷa doanh nghieọp.
Trách nhiệm của mỗi bên trong hợp đồng này tùy thuộc vào sự thỏa thuận và nhu cầu của chủ hàng.
Trách nhiệm của cảng:
o Phục vụ kịp thời, đúng thời gian đã được khách hàng thông báo trước.
o Bố trí phương tiện, công nhân xếp dỡ hàng theo yêu cầu của khách hàng và theo tính chất của hàng hóa.
o Bố trí chuyển container khi nhận được bản fax yêu cầu hoặc thông báo thời gian làm hàng của khách hàng.
Trách nhiệm của khách hàng:
o Tập trung tối đa hàng về cảng Sihanoukville.
o Thông báo cho cảng kịp thời về thời gian làm hàng, phương án xếp dỡ, tính chất của hàng hóa.
o Thanh toán đầy đủ các khoản cước phí trước khi nhận hàng.
o Nếu có sự thay đổi phương án mà không thông báo kịp cho cảng Sihanoukville thì vẫn phải thanh toán các khoản cước phí mà Sihanoukville đã thực hiện theo hợp đồng.
Những điều khoản trong hợp đồng phần lớn là có lợi cho khách hàng và chính yếu tố này mà ta sẽ tạo được cho họ sự tin tưởng, an tâm khi họ tiến hành xuất nhập khẩu hàng ở cảng.
3.1.2.3. Cải tiến phương thức làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ
Theo phương pháp làm việc của cảng như hiện nay, khi đến nhận hàng chủ hàng phải đi lại và làm quá nhiều việc với nhiều người như thương vụ, thu ngân , điều độ, bốc xếp, bảo vệ, cơ giới,… làm mất nhiều thời gian của khách hàng và nhiều khâu dễ phát sinh tiêu cực, nhiều khách hàng đã phản ánh về chi phí
“ngoài” khi làm hàng tại cảng Sihanoukville luôn cao hơn so với các cảng của các nước trong khu vực (không kể chi phí chi cho Hải quan).
Để khắc phục được vấn đề này, Cảng cần phải đổi mới các cách thức làm việc. Sau khi khách hàng đã hoàn tất các thủ tục, khách hàng sẽ chỉ xuống gặp điều độ tại bãi để nộp chứng từ, điều độ cảng sẽ trực tiếp thông báo với bảo vệ cho xe của chủ hàng vào bãi, điều độ phương tiện, công nhân làm hàng theo yêu cầu được ghi rừ trờn chứng từ (cỏch làm này đang được cảng Sihanoukville thực hiện và được rất nhiều khách hàng hoan nghênh).
Nếu có những yêu cầu đặc biệt về phương thức bốc xếp hàng thì điều độ Cảng sẽ hướng dẫn chủ hàng gặp đội trưởng hoặc tổ trưởng bốc xếp để cùng bàn bạc, thống nhất cách giải quyết.
Điều độ bói phõn rừ trỏch nhiệm của từng nhõn viờn đối với từng lụ hàng, nhân viên điều độ này phải giám sát chặt chẽ suốt quá trình xếp dỡ hàng và giải
quyết đúng chức năng các yêu cầu của chủ hàng, tránh để khách hàng phải tiếp xúc với công nhân bốc xếp.
Nếu thực hiện tốt phương thức này, sẽ giúp chủ hàng tránh gặp nhiều người và theo đó các chi phí “ngoài” như chủ hàng phản ánh chắc chắn sẽ giảm.
Thực tế hiện nay tại cảng Sihanoukville thời gian giao nhận hàng nhanh hơn cảng Phnom Penh nhiều và đó cũng là một trong những nguyên nhân thu hút khách hàng xuất nhập khẩu hàng qua cảng này.
Qua tiếp xúc với khách hàng, chúng tôi nhận thấy là họ không cần cảng khác, ngoài cảng Sihanoukville có tốc độ giao hàng rất nhanh. Hiện nay sản lượng hàng và số khách hàng tại cảng này rất cao hơn nhiều so với cảng Phnom Penh, nhưng cảng này cần phải cú quy định thật rừ ràng và chặt chẽ về thời gian tối đa cho phép để giao hoặc nhận hàng cho chủ hàng
Quy định thời gian tối đa giao nhận hàng bao gồm:
o Thời gian giao hàng tối đa đối với hàng container không qua 24h.
o Thời gian chuyển bãi tối đa đối với container chuyển kiểm hóa hoặc chuyển rút ruột.
o Thời gian bắt đầu rút hàng sau khi nhận được thông báo của chủ hàng.
o Thời gian trãi bãi tối đa đối với container rỗng bãi để đóng hàng.
o Thời gian bắt đóng hàng sau khi nhận được thông báo của chủ hàng.
o Thời gian tối đa hạ container chờ xuất.
Quy định này phải được nghiện cứu thật kỹ lưỡng, cụ thể và thông báo công khai cho tất cả các khách hàng. Thực hiện tốt giải pháp này chúng ta tạo cho khách hàng sự an tâm về thời gian và chủ động trong việc hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, đồng thời sẽ hạn chế tối đa lý do để các vụ tiêu cực có thể xảy ra.
Mặt khác, tại cảng Sihanoukville hiện nay có nhiều loại chứng từ đã được sử dụng trong nhiều năm qua, đến nay những thông tin trên các loại chứng từ đó không còn phù hợp hoặc không còn đầy đủ với yêu cầu thực tế. Điều này cũng làm mất nhiều thời gian và gây phiền hà cho khách hàng khi đến làm thủ tục giao nhận hàng tại Cảng.
Để khắc phụ tình trạng này, các phòng, ban liên quan trong Cảng phải cùng các đại lý hãng tàu nghiên cứu, bàn bạc thống nhất về kiểu dáng, nội dung của từng loại chứng từ cho từng luồng hàng xuất – hàng nhập – hàng rỗng.
3.1.2.4. Trích phần trăm hoa hồng để khuyến khích, thu hút kháng hàng, nguồn hàng cho Cảng
Biện pháp chính trong công tác marketing vẫn là giá cả và chất lượng phục vụ, song không nên bỏ qua việc trích phần trăm hoa hồng cho khách hàng vì nó đã gần như trở thành thông lệ hiện nay. Tuy nhiên đây là một công việc “tế nhị”
và có tính “dao hai mặt” của nó và phải thực hiện đúng với quy định hiện nay của nhà nước (chỉ được phép trích tối đa từ 3% đến 4% doanh thu), nếu không nó sẽ trở thành hình thức hạ giá – phá giá.
Việc quyết định sẽ đưa hàng xuất nhập khẩu qua một cảng nào là do lãnh đạo hoặc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp quyết định, nhưng trên thực tế nhân viên xuất nhập khẩu mới là người tiếp xúc trực tiếp với cảng, với hãng tàu. Chính vì vậy cảm tình của họ khi báo cáo với cấp trên về hiệu quả làm hàng ở các cảng có tác động rất lớn đến quyết định doanh nghiệp họ.
Tóm lại chính sách trích phần trăm hoa hồng cho những khách hàng lớn và những khách hàng đang làm hàng ở các cảng khác sẽ thu hút được thêm khách hàng và nguồn hàng về cho Cảng Sihanoukville.