5) Biểu đồ hệ thống mạng của Ngân hàng XYZ:
2.2.2.4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng
Để có thể đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng, các kiểm toán viên đã xem xét những thông tin liên quan đến 5 yếu tố của kiểm soát nội bộ. Để có được những thông tin cần thiết này, các Kiểm toán viên phải quan sát rất kỹ quy trình thực hiện các hoạt động kiểm soát có liên quan đến từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời họ cũng liên hệ với các phòng ban có liên quan của Ngân hàng để thu thập những thông tin để trả lời cho các vấn đề được nêu ra ở mỗi yếu tố dưới đây:
Môi trường kiểm soát
Ernst & Young Việt Nam đã xác định và đánh giá những thiết kế kiểm soát của ngân hàng có vai trò quan trọng đối với cuộc kiểm toán và xác định xem những kiểm soát này có được thực hiện hay không? Và các kiểm toán viên đã thu thập được những thông tin sau:
• Hàng năm, Ngân hàng có sự đánh giá và kiểm tra lại việc thực hiện của mỗi chi nhánh và mỗi nhân viên trong chi nhánh nhằm quyết định mức thưởng và mức lương thu nhập
• Ban Quản trị của Ngân hàng không có những quy trình khác để giải quyết những khúc mắc về kế toán, kiểm toán, công nghệ thông tin hay các vấn đề vể kiểm soát nội bộ.
• Hàng tuần, ở chi nhánh cũng như ở Hội sở, trung tâm giao dịch luôn tổ chức những cuộc họp nhằm đánh giá, giải quyết những vấn đề nổi bật và lập kế hoạch chi tiết cho mỗi phần.
• Ngân hàng có hướng dẫn cụ thể về nghĩa vụ và trách nhiệm được quy định cho mỗi nghiệp vụ (như tín dụng, bảo lãnh, ngân quỹ…)
• Hàng quý, Ban Kiểm soát nội bộ sẽ trình bản báo cáo giám sát và báo cáo sửa đổi lên Hội đồng Quản trị và Ngân hàng Nhà nước.
• Hội sở chính sẽ thiết lập hệ thống phân quyền từ Hội sở chính đến các Chi nhánh.
Đánh giá rủi ro
Đối với yếu tố này, các Kiểm toán viên đã xem xét các vấn đề nổi bật có liên quan, liên hệ với Ban Quản lý rủi ro của Ngân hàng để thao khảo ý kiến và có được những thông tin dưới đây:
• Ngân hàng đã thành lập Ban Quản lý rủi ro Kinh doanh để xác định và đề xuất những thủ tục nhắm đương đầu với rủi ro.
• Hàng quý, Ngân hàng đã có báo cáo nội bộ tóm tắt về tín dụng, vốn lưu động, dịch vụ, Công nghệ thông tin …và đánh giá kết quả hoạt động.
• Vào đầu năm, Ban Giám đốc của Ngân hàng sẽ tiến hành một cuộc họp để đánh giá kết quả của năm trước và kế hoạch chiến lược cho năm nay.
• Giám đốc sẽ xem xét kết quả năm trước và ra quyết định để lập nên mục tiêu kế hoạch.
Thông qua những thông tin cơ sở đã được thu thập trên đây, các Kiểm toán viên đã đưa ra được những đánh giá của mình về việc thực hiện những thủ tục liên quan đến yếu tố này của Môi trường kiểm soát của Ngân hàng. Theo các Kiểm toán viên thì quy trình đánh giá rủi ro của Ngân hàng vẫn chưa được kiểm soát một cách bao quát, ví dụ như:
những sự cố có khả năng xảy ra và xác định những hoạt động cần thiết thì lại chưa được thiết lập.
• Quy trình đánh giá rủi ro không bao gồm việc xác định và đánh giá những rủi ro mang tính gian lận.
Tuy nhiên quy trình này của Ngân hàng XYZ đã được đánh giá tốt hơn quy trình của những ngân hàng khác, ví dụ: Ban Kế toán của Ngân hàng có khả năng thực hiện được tất cả các quy định mới của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Các hoạt động, thông tin kiểm soát
Để có thể đưa ra được những đánh giá về yếu tố này, các Kiểm toán viên đã tiến hành quan sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát và tìm hiểu về thông tin kiểm soát của Ngân hàng để từ đó có những hiểu biết về những đặc trưng của yếu tố này ở Ngân hàng XYZ được liệt kê dưới đây:
• Ngân hàng đã có hướng dẫn cụ thể từng nghiệp vụ ( như tín dụng, bảo lãnh, ngân quỹ…) và về trách nhiệm và nhiệm vụ của từng phần, của từng người bằng văn bản. • Định kỳ, Ban Giám đốc của Ngân hàng luôn tổ chức các cuộc họp để ra báo cáo
kết quả kinh doanh của Ngân hàng.
• Ủy ban kiểm soát nội bộ sẽ xem xét kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lên Giám đốc một cách thường xuyên.
Từ đó, các Kiểm toán viên đã đánh giá rằng: Tại Ngân hàng , Ban Kế toán và Ban Công nghệ thông tin hiện đang hoạt động gắn liền với những hệ thống mới. Định kỳ, những người quản lý ở các cấp sẽ phải báo cáo cho cấp cao hơn về việc thực hiện của các chi nhánh hay các khu vực thuộc quản lý của họ. Tất cả các kết quả thực tế sẽ được so sánh với Ngân sách. Đồng thời các kiểm toán viên cũng đã phát hiện ra một điểm yếu của Ngân hàng, đó là hiện nay, cùng việc thực hiện hệ thống mới, các yêu cầu vấn chưa được thỏa mãn và do đó, mức độ hài lòng của nhân viên không phải là cao nhất.
Sự kiểm tra
Đây là quá trình đánh giá chất lượng của việc thực hiện kiểm soát nội bộ theo thời gian. Một trách nhiệm quan trọng của việc quản lý là thiết lập và duy trì kiểm
soát nội bộ. Các nhà quản lý của Ngân hàng thực hiện kiểm tra các hoạt động kiểm soát để biết khi nào họ hoạt động như đã định và khi nào họ phải thay đổi để thích nghi với những thay đổi của các điều kiện.
Đối với Ngân hàng XYZ, sau khi thu thập được đủ tài liệu, các kiểm toán viên nhận thấy ở Ngân hàng đang tồn tại những vấn đề sau:
• Định kỳ, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ cung cấp các báo cáo về các kết quả bổ sung cho Hội đồng Quản trị, Ngân hàng Nhà nước.
• Cuối mỗi quý, báo cáo giám sát nội bộ sẽ được trình lên Hội đồng quản trị và Ngân hàng Nhà nước.
• Phạm vi của cuộc kiểm toán nội bộ vẫn bị giới hạn trong việc kiểm tra các thủ tục, tính tuân thủ các nguyên tắc, do đó, không nhiều mảng công việc trên Báo cáo tài chính được thực hiện.
Sau khi có được những cơ sở trên, các Kiểm toán viên mới đưa ra những đánh giá của mình về sự Kiểm tra trong Kiểm soát nội bộ của Ngân hàng như sau:
• Chức năng kiểm toán nội bộ của Ngân hàng là khá yếu do nhân viên không có đủ kinh nghiệm, được đào tạo không bài bản nên có kỹ năng và chất lượng kém. Với mức năng lực này, tính hữu ích của kiểm toán nội bộ sẽ bị giới hạn về mục đích của nó. Hơn thế nữa, bộ phận kiểm toán nội bộ của Ngân hàng được đặt ở chi nhánh nào thì chỉ thực hiện kiểm toán cho chi nhánh đó, vì vậy công việc của họ sẽ không độc lập với chi nhánh.
• Các nhà quản lý có thể hành động dựa trên những ý kiến của kiểm toán nội bộ. Các thủ tục kiểm tra được thực hiện bởi Ngân hàng Nhà nước, kiểm toán nội bộ và kiểm tra một chiều của nhà quản lý.
• Chức năng giám sát bởi Ngân hàng Nhà nước là tương đối đơn giản, không mang tính toàn diện nhưng vẫn có ích cho mục đích kiểm soát và kiểm tra các hoạt động của ngân hàng.
Sau khi xem xét từng yếu tố của kiểm soát nội bộ, Ernst & Young Việt Nam đã đi đến kết luận về tính hiệu quả của Ngân hàng XYZ. Theo Ernst & Young Việt Nam thì XYZ là một ngân hàng nhà nước chịu sự giám sát và kiểm soát chặt chẽ, nghiêm
túc của Ngân hàng Nhà nước và các cổ đông khác. Ban quản lý của Ngân hàng xuất hiện nhằm có thẩm quyền trong những nhiệm vụ và trách nhiệm được giao phó. Hội đồng quản trị và Ban giám sát của Ngân hàng đã thiết lập một cách hiệu quả những hệ thống và chính sách để ngăn ngừa và phát hiện các sai sót và gian lận. Ngân hàng XYZ đã thiết lập những quy tắc, luật lệ và những thủ tục toàn diện tạo điều kiện cho chức năng kiểm soát và kiểm tra của ngân hàng. Mặc dù những yếu kém tồn tại có thể được xác định tại các cấp chi nhánh nhưng về tổng thể Ernst & Young Việt Nam vẫn đánh giá khả năng quản lý của Ngân hàng là đủ tốt trong việc phát hiện những kỳ vọng và sự chệch hướng từ những luật lệ của Ngân hàng.
Theo những nhận xét trên đây thì các kiểm toán viên của Ernst & Young Việt Nam đã đi đến kết luận rằng: Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng XYZ hoạt động hiệu quả. Như vậy, rủi ro kiểm soát của ngân hàng được đánh giá là ở mức thấp.