5) Biểu đồ hệ thống mạng của Ngân hàng XYZ:
2.2.2.7. Tìm hiểu về quy trình và những điểm dễ xảy ra sai sót của lớp nghiệp vụ và thực hiện kiểm tra xuyên suốt
vụ và thực hiện kiểm tra xuyên suốt
Với việc xác định được những lớp nghiệp cần chú ý, các kiểm toán viên dễ dàng đi sâu vào đánh giá những rủi ro của mỗi lớp nghiệp vụ. Để làm được việc này, các kiểm toán viên cần phải thực hiện công đoạn tìm hiểu để phát hiện ra những điểm dễ xảy ra sai sót của lớp nghiệp vụ, sau đó thực hiện công đoạn kiểm tra xuyên suốt đối với lớp nghiệp vụ dựa theo những điểm dễ xảy ra rủi ro đó, để từ đó có thể đánh giá được những rủi ro của mỗi nghiệp vụ.
hiện việc tìm hiểu quy trình 3 lớp nghiệp vụ chi tiền, thu tiền và tiền ở máy ATM. Sau đây, ta sẽ tìm hiểu việc thực hiện công đoạn này với lớp nghiệp vụ tiền ở máy ATM để minh họa. Với lớp nghiệp vụ đối với tiền trong máy ATM thì đầu tiên các kiểm toán viên sẽ tìm hiểu về quy trình phát hành thẻ ATM cho khách hàng từ việc khách hàng đến đăng ký làm thẻ cho đến khi khách hàng nhận được thẻ ATM của mình. Tiếp đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu kỹ hơn về những vấn đề cụ thể liên quan đến thẻ ATM của ngân hàng XYZ như sau:
• Những dịch vụ mà thẻ ATM cung cấp cho khách hàng: rút tiền, xem số dư, mua sắm thông qua hệ thống liên ngân hàng…
• Những giới hạn của thẻ ATM: Số lần rút và lượng tiền cho phép rút ra trong ngày của từng loại thẻ bị giới hạn, không linh hoạt…
• Lãi suất: được hưởng mức lãi suất của tiền gửi thanh toán… • Phương pháp hạch toán:
- Khi khách hàng rút tiền ghi:
Nợ Tài khoản khách hàng
Có Tài khoản Tiền tại máy ATM
- Khi khách hàng gửi tiền vào tài khoản ghi:
Nợ Tài khoản Tiền tại máy ATM Có Tài khoản khách hàng
Sau khi có được những hiểu biết trên, kiểm toán viên sẽ xác định những điểm dễ xảy ra sai sót đối với những nghiệp vụ liên quan đến tiền trong máy ATM được liệt kê dưới đây.
Bảng 2.10: Bảng những điểm dễ xảy ra sai sót của Ngân hàng XYZ
Những điểm dễ xảy ra sai sót
Những hoạt động kiểm soát
quản lý Cơ sở dấn liệu liên quan Rủi ro có liên quan
nhập đúng vào hệ thống
thực hiện đăng ký cho khách
hàng trên hệ thống và chứng từ. Các khoản thu nhập từ phí và hoa hồng (C,E,V,P&D,R&O)
Các nghiệp vụ bị ghi sai vào Sổ Cái
Ghi khống/ghi thiếu thu nhập Phân loại sai tiền gửi
Tiền khách hàng gửi vào tài khoản không được cập nhật ngay lập tức
Cuối ngày, thực hiện đối chiếu danh sách các nghiệp vụ trong ngày với toàn bộ chứng từ của mỗi chi nhánh để chắc chắn rằng mọi khoản tiền gửi đã được ghi nhận.
Tiền và tương đương tiền (C,E,V,R&O)
Tiền gửi của khách hàng (C,E,V,R&O,P&D)
Ghi khống/ghi thiếu tài khoản tài sản
Ghi khống/ghi thiếu tài khoản tiền gửi
Tính không đầy đủ của tài khoản tiền do các nghiệp vụ không được ghi nhận đúng kỳ Ghi khống/ghi thiếu của tài khoản tiền Tất cả các nghiệp vụ không được ghi nhận đầy đủ và chính xác Tất cả các nghiệp đã hoàn thành phải được đặt ở trạng thái “Đã hoàn thành” trên màn hình Thực hiện đối chiếu cuối ngày tại phòng kế toán để chắc chắn rằng không có sai sót nào xuất hiện trong ngày.
Tiền và tương đương tiền (E,C,V, R&O)
Chi phí trả lãi (C,M,O, P&D)
Các khoản thu nhập từ phí và hoa hồng (C,E,V,P&D,R&O)
Tiền dễ bị các nhân viên biển thủ
Các nghiệp vụ bị ghi sai vào Sổ Cái
Ghi khống/ghi thiếu thu nhập Phân loại sai tiền gửi
Sau đó, các kiểm toán viên đã thực hiện kiểm tra xuyên suốt đối với những hoạt động kiểm soát những rủi ro trên nhằm đánh giá xem những rủi ro đó có được hạn chế bởi những kiểm soát trên không được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 2.11: Bảng các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế sai sót dễ xảy ra của Ngân hàng XYZ
Tên hoạt động kiểm soát Tần suất Thực hiện bởi Thiết kế Hoạt động
Cuối ngày, thực hiện đối chiếu danh sách các nghiệp vụ trong ngày với toàn bộ chứng từ của mỗi chi nhánh để chắc chắn rằng mọi khoản tiền gửi đã được ghi nhận.
Hàng ngày Bộ phận kế toán Hiệu quả Hiệu quả
Khi khách hàng đến thực hiện giao dịch, họ được yêu cầu phải khai tên giao dịch và chữ ký để kiểm tra cả trên hệ thống và trên chứng từ.
Nhiều lần trong ngày
Hệ thống và chứng từ
Hiệu quả Hiệu quả
Giám sát để kiểm tra và phê chuẩn hoạt động của nhân viên thực hiện đăng ký cho khách hàng trên hệ thống và chứng từ.
Nhiều lần trong
ngày Người kiểm soát Hiệu quả Hiệu quả Thực hiện đối chiếu cuối ngày tại phòng kế
toán để chắc chắn rằng không có sai sót nào xuất hiện trong ngày.
Hàng ngày Kế toán viên Hiệu quả Hiệu quả
những rủi ro tiềm tàng ở trên sẽ được đánh giá ở mức độ thấp.