Chỉ tiêu số lợng tại doanh nghiệp đợc phản ánh trên (Sổ danh sách lao động) của doanh nghiệp do phòng (bộ phận) lao động - tiền lơng lập dựa trên số lao động hiện có tại doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn , lao động tạm thời , lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động khác ngoài sản xuất . "sổ danh sách lao động" không chỉ lập chung cho toàn doanh nghiệp mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, nhằm thờng xuyên nắm chắc số lợng lao động hiện có của từng bộ phận và từng doanh nghiệp. Cơ sở để ghi "sổ danh sách lao động" là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác , nâng bậc, thôi việc . Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng tổ chức lao động mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc , cho thôi việc .
Mọi sự biến động về số lợng lao động để phải đợc ghi chép kịp thời vào "sổ danh sách lao động" để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời .
* Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán sử dụng thời gian lao động phả bảo đảm ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc , nghỉ việc của từng ngời lao động , từng đơn vị sản xuất , từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là ( Bảng chấm công ) mẫu số 01 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán) . Bảng chấm công sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của ngời lao động theo từng ngày. Bảng chấm công phải lập riêng cho từng bộ phận (tổ sản xuất, phòng ban và dùng trong 1 tháng tơng ứng với kỳ tính lơng ). Tổ trởng tổ sản xuất hoặc trởng các phòng ban là ngời trực tiếp ghi "Bảng chấm công " căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công là căn cứ để tính lơng, tính thởng cho từng ngời lao động và để tổng hợp tời gian lao động trong doanh nghiệp.
Đối với các trờng hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì, đều phải lập " Biên bản ngừng việc" trong đó ghi rõ thời gian ngừng việc thực tế của mỗi ngời có mặt và ngời chịu trách nhiệm. " Biên bản ngừng việc " là cơ sở để tính lơng và sử lý thiệt hại xảy ra.
" phiếu báo làm thêm giờ" đợc hạch toán chi tiết cho từng ngời theo số giờ làm việc.
" Phiếu nghỉ hởng BHXH " dùng cho trờng hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động. Chứng từ này do y tế cơ quan, ( nếu đợc phép ) hoặc do bệnh viện cấp và đợc ghi vào " Bảng chấm công " theo những ký hiệu nhất định. * Hạch toán kết quả lao động:
Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lợng, chất l- ợng sản phẩm hoàn thành của từng công nhân hoặc của tập thể công nhân để từ đó tính lơng, tính thởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận và của cả doanh nghiệp.
Để hạch toán kết quả lao động, ngời ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mỗi một bộ phận sản xuất phải mở sổ tổng hợp theo dõi kết quả lao động dựa trên các chứng từ hạch toán kết quả lao động hàng ngày. Phòng kế toán có nhiệm vụ tập hợp kết quả của toàn doanh nghiệp.
Chứng từ ban đầu đợc sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là "Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành " ( Mẫu số 06- LĐTL chế độ chứng từ kế toán) , hợp đồng giao khoán ( mẫu số 08 -LĐTL chế độ chứng từ kế toán ) " phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành " của từng đơn vị hoặc các nhân ngời lao động. Phiếu này do ngời lao động lập và phải có đầy đủ chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc, kiểm tra chất lợng sản phẩm và ngời duyệt. Phiếu
Trong trờng hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là " hợp đồng giao khoán" Hợp đồng này là biên bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán .về khối lợng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó . Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán .
Trờng hợp khi kiểm tra, nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm ta chất lợng phải cùng với phụ trách lập bộ " Phiếu báo hỏng" để làm căn cứ lập biên bản xử lý .
Dựa trên các chứng từ đã lập về số lợng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, kế toán lập bảng thanh toán tiền lơng cho từng tổ, đội từng phân xởng và các phòng ban dựa trên kết quả tính lơng cho từng ngời lao động .