Tình hình ứng dụng CNTT và HTTT của công ty cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu

II. Đánh giá, phân tích thực trạng thanh toán tại website của công ty cổ phần bảo

2.2.3. Tình hình ứng dụng CNTT và HTTT của công ty cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu

a. Cơ sở hạ tầng và nhân lực HTTT

 Giới thiệu về website của công ty Ra đời năm 2008

Tên miền: www.gic.com.vn 0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 2010 2011 2012 2013 Doanh thu Chi phí LNTT

25

Các tính năng: giới thiệu các thông tin về công ty, về mạng lưới của công ty, các sản phẩm bảo hiểm và bồi thường khi có sự cố của công ty, cập nhật những tin tức mới về thị trường và về GIC, thông tin về tuyển dụng các vị trí mà công ty đang cần, số điện thoại liên hệ công ty khi kách hàng cần…

 Công nghệ

Các môi trường và nền tảng: Windows XP Professional phiên bản x64. Cơ sở dữ liệu: MS Access 2007; MS SQL Server 2008.

Mạng: LAN, WAN, Internet, Wifi. Ngoại ngữ: Tiếng Việt, Tiếng Anh.

Các phần mềm quản lý ấn chỉ và doanh thu và phần mềm kế toán.  Các phần mềm đã và đang sử dụng

Phần mềm Quản lý ấn chỉ và doanh thu Business Management Software (BMS): là phần mềm quản lý kinh doanh toàn diện cho doanh nghiệp do công ty TNHH Tin học Đại Phát cung cấp áp dụng cho mọi loại hình công ty từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn, cho mọi ngành nghề sản xuất, kinh doanh cho đến thương mại dịch vụ. Giảm 70% khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, tự động hóa và tin học hóa công việc quản lý kinh doanh. Và tránh được các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành.

Phần mềm Kế toán doanh nghiệp International Accounting Software (IAS) là phần mềm Kế toán khá phổ biến và hữu ích do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam xây dựng áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Góp phần giảm thiểu các thao tác thủ công trong kế toán, xây dựng một cái nhìn bao quát về các chỉ tiêu thông qua bảng biểu và biểu đồ, từ đó giúp nhân viên kế toán cũng như các nhà quản trị quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn.

b. Thực trang ứng dụng thương mại điện tử

Cổng thông tin website của GIC: www.gic.com.vn bắt đầu hoạt động năm 2010. Website là nơi giới thiệu về công ty, chứa các thông tin về các vị trí tuyển dụng của công ty, giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ cung cấp, chứa thông tin liên hệ của công ty.

Website do chính công ty thành lập và liên tục được cập nhật hàng ngày những tin tức về thị trường cũng như những thông tin về nội bộ công ty. Mỗi năm ước tính sơ bộ GIC

26

chi cho ứng dụng Thương mại điện tử trên tổng chi phí hoạt động thường niên từ 2% đến 5%.

c. Thực trạng về CNTT và HTTT trong doanh nghiệp:

 Thu thập thông tin

Công ty Cổ phần bảo hiểm Toàn Cầu hoạt động trong ngành dịch vụ nên thông tin cần thu thập là về nhu cầu sử dụng bảo hiểm của cá nhân, doanh nghiệp, thông tin về thị trường bảo hiểm, về các đối thủ cạnh tranh, các chính sách nhà nước áp dụng cho bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ và đầu tư tài chính,…Thông tin thu được có thể tập hợp từ các nguồn báo chí, mạng internet, các nghị định, nghị quyết do Chính phủ ban hành hay qua các cuộc điều tra, phỏng vấn.

Quá trình thu thập thông tin thường gặp một số vấn đề khó khăn như thiếu tính chính xác hay không kịp thời. Nhất là khi nhu cầu của khách hàng luôn bất định, do đó việc không nắm bắt thông tin kịp thời sẽ gây bất lợi lớn cho công ty. Chính vì vậy, công việc thu thập thông tin cần phải nhanh chóng và chính xác.

 Phương thức lưu trữ và xử lý thông tin o Xử lý thông tin:

Thông tin sau khi được thu thập sẽ được các nhân viên thuộc phòng ban phân tích, nghiên cứu thị trường xử lý dựa trên kinh nghiệm cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm nghiệp vụ như Microsoft Excel, SPSS…

o Lưu trữ thông tin:

Thông tin được lưu trữ trong máy tính nội bộ, đĩa từ, hồ sơ giấy tờ của công ty để thuận tiện cho việc sử dụng thông tin trong nội bộ công ty.

o Truyền nhận thông tin:

Việc truyền thông tin trong nội bộ công ty được thực hiện qua mạng nội bộ của công ty. Mỗi nhân viên tùy theo công việc sẽ được phân quyền người dùng và có quyền hạn xem các thông tin ở các mức quy định.

Việc truyền thông tin các dịch vụ của công ty tới khách hàng sẽ được các nhân viên phụ trách bán hàng, tổ chức và marketing thực hiện qua điện thoại, qua e-mail hoặc gặp trực tiếp.

27

Công ty đã có nhiều biện pháp đảm bảo an toàn bảo mật như: tường lửa, các phần mềm diệt virus có bản quyền, phân quyền người sử dụng, có đặt khóa cho các thông tin quan trọng. Tuy nhiên công ty vẫn chưa chú trọng đến việc bảo mật an toàn thông tin, thông tin chưa được mã hóa, tính bảo mật chưa cao, còn nhiều thiếu sót.

d. Phân tích và đánh giá việc sử dụng HTTT thông qua việc điều tra:

 Phương pháp điều tra.

Trong quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã sử dụng phương pháp phỏng vấn sâu để điều tra về tình hình hoạt động của công ty. Qua các câu trả lời thu được sau khi phỏng vấn, tác giả đã tập hợp số liệu, phân tích để đưa ra đánh giá về thực trạng của công ty.

Tác giả thực hiện phỏng vấn 3 nhân viên đại diện cho công ty:

Họ tên Chức vụ

Nguyễn Gia Bảo Nhân viên phòng công nghệ

Dương Văn Quân Trưởng phòng kinh doanh

Tiêu Thanh Dung Kế toán viên

Bảng 2.2 Danh sách nhân viên tham gia phỏng vấn sâu

 Xử lý dữ liệu.

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp bạn đã và đang sử dụng phầm mềm có bản quyền nào?

Kết quả thu được:

Câu trả lời Số lƣợng ngƣời chọn Tỷ lệ (đơn vị %) Hệ điều hành Windows 3 100 SQL Server 0 0 Access 3 100 Phần mềm Văn phòng MS Office 3 100

Phần mềm tài chinh kế toán 3 100

Phần mềm quản lý khách hàng 0 0

Phần mềm quản lý kinh doanh 3 100

Phần mềm quản lý nhân sự 0 0

28

Có thế thấy doanh nghiệp đa phần còn sử dụng các phần mềm có sẵn của Mircosoft, đã có sử dụng phần mềm kế toán tài chính nhưng mức độ vẫn chưa sâu.

Câu hỏi 2: Dữ liệu của đơn vị được tổ chức và xử lý như thế nào?

Kết quả thu được:

Câu trả lời Số lƣợng ngƣời chọn

Tập trung 3

Phân tán 0

Lưu trong file riêng 0

Lưu trong CSDL 0

Kết hợp lưu trong file riêng lẫn CSDL 3

Bảng 2.4 Kết quả điều tra về việc xử lý dữ liệu

Doanh nghiệp đã có định hướng về việc lưu trư dữ liệu tập trung để dễ quản lí, thêm đó việc phân bố dữ liệu trong cơ sở dữ liệu kết hợp với việc để trong các tập tin riêng rẽ sẽ giảm thiểu được những rủi ro đáng tiếc. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần có những biện pháp bảo vệ cần thiết.

Câu hỏi 3: Sự đồng bộ trong hoạt động của HT ứng dụng của đơn vi ̣ với HTTT doanh

nghiê ̣p

Kết quả thu được:

Câu trả lời Số lƣợng ngƣời chọn

Đồng bộ 3

Không đồng bộ 0

Khác 0

Bảng 2.5 Kết quả điều tra về sự đồng bộ giữa hệ thống ứng dụng và HTTT

Đa số người tham gia trả lời đều đánh giá khả năng kết hợp giữa HT ứng dụng và HTTT là khá cao. Như vậy tiềm năng để phát triển quản trị CSDL cho doanh nghiệp là khá tốt, từ việc quản trị CSDL tốt, có thể hỗ trợ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp rất nhiều.

Câu hỏi 4: Đơn vị thường hay gặp sự cố nào về an toàn bảo mật thông tin?

29

Câu trả lời Số lƣợng ngƣời chọn

Thông tin thất lạc 2

Hệ thống gặp sự cố 1

Khác 0

Bảng 2.6 Kết quả điều tra về rủi ro an toàn bảo mật thông tin

Việc xảy ra sự cố thi tiến hành công việc là không thể tránh khỏi, chính vì vậy việc chuẩn bị các phương án xử lí là vô cùng cần thiết. Nhưng công ty cũng nên có nhưng biện pháp bảo đảm an toàn cũng như kiểm tra bảo trì định kì để giảm thiểu những thiệt hại có thể xảy ra nếu có.

Ngoài những đánh giá được rút ra sau khi phỏng vấn, tác giả còn thấy một số vấn đề bất cập đó là:

Website của công ty là nơi cung cấp thông tin cho đối tượng khách hàng là ch ủ yếu, tất cả những hiểu biết của khách hàng về doanh nghiệp cũng do những thô ng tin đươ ̣c cung cấp trên website mang la ̣i .Vì vậy công ty cần chú trọng hơn nữa việc quảng bá thông tin doanh nghiệp và hướng tới một website thân thiện với người dùng.