1.3.3.1. Khuyến khớch cỏc thành viờn mạng lưới .
Mối quan hệ giữa cỏc thành viờn mạng lưới và nhà sản xuất là mối quan hệ hai chiều. Mối quan hệ đú càng mật thiết càng dễ đi đến mục tiờu chung của
cả hệ thống. Muốn vậy nhà sản xuất phải thường xuyờn nghiờn cứu, tỡm hiểu nhu cầu của cỏc trung gian và cú hướng giỳp đỡ giải quyết.
- Trợ giỳp về dũng sản phẩm: nhà sản xuất đảm bảo cung cấp cho cỏc thành viờn mạng lưới dũng sản phẩm tốt nhất, cú khả năng bỏn được với doanh số cao, đạt được lợi nhuận cao.
- Trợ giỳp về quảng cỏo và xỳc tiến bỏn hàng. Một chiến dịch quảng cỏo là cỏch lụi cuốn tốt nhất đối với người tiờu dựng vỡ khi đú họ sẽ biết đến sản phẩm, biết đến cụng ty và khi đú cơ hội bỏn hàng sẽ tăng lờn.
- Sự trợ giỳp về quản lý: cụng ty nờn đào tạo một lực lượng nhõn viờn bỏn hàng để họ cú khả năng trong việc phõn tớch và xỳc tiến thị trường.
Ngoài cỏc biện phỏp trờn, nhà sản xuất cũn phải giỳp đỡ họ khi họ gặp khú khăn về sự cạnh tranh gay gắt của cỏc đối thủ cạnh tranh, về sự thay đổi của mụi trường kinh doanh trong nền kinh tế thị trường.
Cỏc nhà sản xuất phải để cho cỏc nhõn viờn thấy rằng họ cú được sự giỳp đỡ khi họ tham gia vào hệ thống mạng lưới bỏn hàng của nhà sản xuất, đồng thời sự giỳp đỡ này phải được tiến hành thường xuyờn, liờn tục trong suốt thời gian họ là thành viờn của mạng lưới . Nhà sản xuất phải thấy được rằng cỏc trung gian chớnh là khỏch hàng của mỡnh. Và khi đú việc thoả món nhu cầu, ước muốn của cỏc trung gian là vụ cựng cần thiết.
Theo MC Vey "người trung gian thường hành động như một người mua hàng của họ rồi sau đú mới là người bỏn hàng thay cho người cung ứng của mỡnh… họ quan tõm đến sản phẩm mà khỏch hàng của họ muốn mua".
Nhà sản xuất phải thường xuyờn động viờn, khuyến khớch cỏc trung gian. Song khuyến khớch bằng cỏch nào để nú đem lại hiệu quả cao nhất là một vấn đề khụng đơn giản. Để cú thể cú những biện phỏp khuyến khớch thớch hợp thỡ cụng ty phải thực sự hiểu được cỏc thành viờn trong hệ thống mạng lưới bỏn hàng. Bờn cạnh những biện phỏp khuyến khớch đú, nhà quản lý cũng phải xõy dựng những hỡnh thức phạt thớch hợp đối với cỏc thành viờn hoạt động khụng cú hiệu quả. Biết kết hợp hài hoà giữa thưởng và phạt là một nghệ thuật trong quản lý.
1.3.3.2 Đỏnh giỏ hoạt động của cỏc thành biờn mạng lưới .
Bước cuối cựng của mỗi cụng việc là phải đỏnh giỏ kết quả. Với cỏc thành viờn mạng lưới cũng vậy, việc đỏnh giỏ hoạt động của họ là rất quan trọng, mang tớnh thời kỳ và là sự xem xột tổng hợp.
Mặc dự cú rất nhiều cỏc tiờu chuẩn để đỏnh giỏ cỏc hoạt động của cỏc thành viờn mạng lưới song hầu hết cỏc nhà sản xuất sử dụng cỏc yếu tố như: khối lượng bỏn, duy trỡ lượng tồn kho, khả năng cạnh tranh, thỏi độ của cỏc thành viờn trong mạng lưới .
- Hoạt động bỏn: đõy là tiờu chuẩn quan trọng nhất và hay được sử dụng nhất là để đỏnh giỏ hoạt động của cỏc thành vờn mạng lưới . Thụng thường người quản lý đỏnh giỏ hoạt động bỏn dựa trờn:
+ Doanh số bỏn hiện tại của cỏc thành viờn mạng lưới so với lượng bỏn hàng trong lịch sử.
+ So sỏnh khối lượng bỏn của mỗi thành viờn mạng lưới với tổng lượng bỏn của cỏc thành viờn mạng lưới .
+ Lượng bỏn của từng thành viờn mạng lưới so với cỏc chỉ tiờu đó được xỏc định trước.
Từ kết quả so sỏnh nhà quản lý sẽ biết được thành viờn nào hoạt động cú hiệu quả, so sỏnh nú với những chi phớ đó bỏ ra cho hoạt động mạng lưới , cho từng thành viờn mạng lưới để từ đú cú hướng đầu tư thớch hợp.
- Duy trỡ tồn kho: lượng tồn kho được thể hiện trong hợp đồng buụn bỏn của cỏc thành viờn mạng lưới . Xỏc định một mức tồn kho đều đặn là cần thiết bởi nú đảm bảo cho tớnh sẵn cú của hàng hoỏ trờn thị trường. Hoạt động tồn kho được thể hiện bởi:
+ Mức tồn kho trung bỡnh của cỏc thành viờn mạng lưới là bao nhiờu? + Điều kiện và phương tiện tồn kho như thế nào?
- Ngoài ra cỏc nhà quản lý phải đỏnh giỏ hoạt động của cỏc thành viờn mạng lưới dựa trờn sức cạnh tranh của cỏc thành viờn đú.
Thụng qua hoạt động đỏnh giỏ, nhà quản lý biết được thành viờn nào hoạt động cú hiệu quả để từ đú cú kế hoạch đầu tư hoặc loại bỏ kịp thời, tạo nờn cấu trỳc mạng lưới tốt nhất đỏp ứng được với sự đũi hỏi của thị trường.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG MẠNG LƯỚI BÁN HÀNG CỦA CễNG TY TNHH VIỆT THẮNG
I. Tổng quỏt Về Cụng ty Việt Thắng.
1.Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty.
Việt Thắng là một cụng ty chuyờn sản xuất và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật (BVTV) phục vụ cho sản xuất nụng nghiệp . Được Thành lập theo giấy phộp số 002080 Ngày 14 Thỏng 4 Năm 1994 Của UBND Tỉnh Hà Bắc (cũ), Số đăng ký kinh doanh 044579 do Sở Kế hoạch & Đầu tư Tỉnh Bắc Giang cấp.
- Tờn Cụng ty : Cụng ty Việt Thắng
- Tờn Giao dịch đối ngoại : Việt Thắng Company CO, LTD - Tờn Viết Tắt : VITHCO
- Trụ Sở chớnh : 398 Đường Xương Giang - Thị xó Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang
Là một đơn vị kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật từ những năm 1985, đến năm 1994 thỡ thành lập Cụng ty , hoạt động theo luật cụng ty.
Sản phẩm của cụng ty chuyờn cung cấp cho cỏc nụng , lõm trường , cỏc trang trại và phục vụ cho đụng đảo bà con nụng dõn ở tất cả cỏc vựng miền trong cả nước .
Là một Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn cựng với cỏc tổ chức kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật của tập thể, cỏ nhõn và quốc doanh hợp thành một hệ thống, thống nhất để phục vụ cho sản xuất nụng nghiệp. Trong hệ thống đú thỡ chủ đạo là cơ sở quốc doanh . Cụng ty Việt Thắng là một mắt
xớch quan trọng trong hệ thống đú . Cụng ty Việt Thắng là một trong số ớt cụng ty cú cỏc sản phẩm của cỏc nước tiờn tiến của Nhật, Mỹ, Anh, Phỏp ... như : Validacin, Daconil, Denfin, Cyperkill...Và được cỏc hóng nước ngoài, nước ngoài giao cho Việt Thắng độc quyền phối chế, sang chai , đúng gúi và cung ứng trờn thị trường Việt Nam và xuất khẩu.
Ưu thế cạnh tranh của cụng ty trờn thị trường chủ yếu được quyết định bởi chất lượng sản phẩm và sự tớn nhiệm của khỏch hàng đối với sản phẩm của cụng ty đó cú nhiều năm .
Sản phẩm thuốc bảo vệ thuốc thực vật do Việt Thắng sản xuất và cung ứng bao gồm:
- Thuốc trừ sõu. - Thuốc trừ bệnh . - Thuốc trừ cỏ.
- Thuốc kớch thớch sinh trưởng...
Cụng ty khi mới thành lập cú vốn kinh doanh là : 5.261.000.000 đồng. - Tớnh đến 31/12/2003, vốn kinh doanh của cụng ty là: 17.339.489.144 đồng.
Vốn cố định : 8.864.491.675 đồng. Vốn lưu động: 8.474.997.000 đồng .
- Tổng số lao động cú cú đến 31/12/2003 là 189 người . - Quy mụ hoạt động :
Tuy là cụng ty ngoài quốc doanh nhưng cụng ty cú thị trường rộng khắp cả nước với 04 chi nhỏnh tại Hà Nội , Thành Phố Hồ Chớ Minh, Quảng Ngói và Bắc Ninh. Cú 230 Đại Lý Cấp I.
- Cỏc Tỉnh phớa bắc: 140 Đại lý Cấp I . - Cỏc tỉnh Miền Trung : 10 Đại lý cấp I
- Cỏc Tỉnh Miền Nam và Đồng bằng sụng Cửu Long: 80 Tổng Đại lý.
Về trang thiết bị:Cụng ty đó trang bị cho mỡnh hệ thống trang thiết bị tương đối hoàn chỉnh:
- Một nhà mỏy sản xuất được trang bị: 5 dàn mỏy đúng gúi tự động
20 dàn mỏy đúng gúi bỏn tự động 10 mỏydập nỳt .
và một số trang thiết bị cần thiết khỏc - Một đường điện cao thế chuyờn dựng - 2 nhà kho nguyờn liệu
- Ba nhà sản xuất trong đú cú 1 nhà lạnh - Bốn kho chứa hàng hoỏ
- Hai trụ sở chi nhỏnh tại Hà Nội và TP Hồ Chớ Minh - Mười xe ụ tụ vận tải
- Văn phũng cụng ty được trang bị những trang thiết bị cần thiết như:mỏy vi tớnh ,điện thoại, mỏy fax, photcoppy...
2. Cơ Cấu Bộ Mỏy Của cụng ty.
2.1. Chức năng và nhiệm vụ của cụng ty Việt Thắng:
Sản Xuất : Nhà mỏy sản xuất căn cứ trờn nhu cầu tiờu thụ của thị trường mà phũng kế hoạch đề ra , sản xuất cỏc loại thuốc Bảo vệ thực vật để phục vụ và đỏp ứng kịp thời người tiờu dựng trong cả nước.
Kinh doanh : Phũng Marketing cựng phũng kế hoạch giới thiệu sản phẩm thuốc chất lượng, uy tớn và xõy dựng cỏc chế độ khuyến mói với từng mặt hàng trong từng thời điểm cần thiết để kớch thớch tiờu thụ cỏc hàng húa ( nguyờn vật liệu, thuốc bảo vệ thực vật...) và mở rộng kinh doanh hàng húa sản xuất trong nước và xuất khẩu . Thị Trường quyết định sự tồn vong của sẩn phẩm cụng ty đặt lờn hàng đầu và đú là nhiệm vụ cực kỳ quan quan trọng trong thời kỳ đổi mới.
2.2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh tại cụng ty Việt Thắng.
* Bộ mỏy quản lý cuả cụng ty:
Cụng ty Việt Thắng là đơn vị đúng trờn địa bàn phường Ngụ Quyền - Thị xó Bắc Giang- Tỉnh Bắc giang cú nhiều đại lý tiờu thụ thuốc Bảo vệ thực vật (BVTV) và được bà con nụng dõn cả nước biết đến như một địa chỉ quen thuộc. Cụng ty vừa sản xuất vừa kinh doanh, vỡ thế Cụng ty lựa chọn hỡnh thức tổ chức theo phương phỏp tập trung cú phõn cấp quản lý . Giỏm đốc chỉ đạo và quản lý, phú giỏm đốc điều hành và cỏc phũng, ban, nhà mỏy, phõn xưởng sản xuất chịu trỏch nhiệm thi hành.
Sơ đồ 9: Tổ chức bộ mỏy cụng ty Việt Thắng Giỏm đốc cụng ty Phú Giỏm đốc Kinh doanh Phũng kế toỏn t i vụ Phú Giỏm đốc Sản Xuất Phũng Marketing Tiếp Thị Phũng kế hoạch kinh doanh Phũng nhập khẩu Phũng kỹ thuật Ban cơđiện Ban kiểm Định KCS Nh Mỏy Sản xuất Phũng Tổ chức H nh chớnh
* Nhiệm Vụ của cỏc phũng ban.
Ban giỏm đốc:
Giỏm đốc : Là người đứng đầu đại diện cho nhõn viờn toàn cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật Nhà nước.
Phú giỏm đốc ( Phụ trỏch kinh doanh): chỉ đạo theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ , kế hoạch mở rộng thị trường và trực thay giỏm đốc đi vắng.
Phú giỏm đốc( phụ trỏch sản xuất): Chỉ đạo sản xuất , cụng tỏc kỹ thuật, nghiờn cứu ứng dụng cỏc phỏt minh tạo sản phẩm mới.
Phũng tổ chức hành chớnh:
Lập kế hoạch nhõn sự , bố trớ điều phối nhõn sự theo yờu cầu sản xuất kinh doanh.
Tổ chức phõn loại và định mức lao động để trả lương , thực hiện theo dừi tăng lương thưởng cho CB- CNV.
Quản lý cỏc phũng, xõy dựng chỉnh trang khuụn viờn cụng ty , thoe dừi việc tu sửa cảnh quan cụng ty đảm bảo vệ sinh mụi trường.
Phũng kế hoạch kinh doanh:
Lập kế hoạch sản xuất hàng thỏng hàng quý, năm cho nhà mỏy sản xuất .
Theo dừi việc nhập nguyờn liệu nước ngoài để ổn định sản xuất và tiờu thụ hàng húa.
Tổng hợp quỏ trỡnh đưa sản phẩm ra tiờu thụ.
Phũng Marketinh- Tiếp thị :
Sưu tầm, giới thiệu và đề xuất cỏc sản phẩm Thuốc BVTV phự hợp thị trường để tiến hành nghiờn cứu đưa vào sản xuất .
Đưa ra cỏc mẫu mó bao bỡ nhón mỏc thuốc phự hợp với thị hiếu người tiờu dựng để cải tiến cỏc mẫu mó của sản phẩm khụng cũn phự hợp .
Quảng cỏo sản phẩm qua cỏc phương tiện thụng tin , in cỏc catalogue giới thiệu sản phẩm đang được ưa chuộng và sản phẩm mới.
Phũng Kế toỏn tài vụ:
Quản lý chặt chẽ tài sản , nguồn vốn của cụng ty.
Tổ chức phõn bổ chớnh xỏc chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm cho Giỏm đốc và cơ quan chức năng .
Giỏm sỏt việc thu chi tài chớnh trong cụng ty , Cung cấp thụng tin tài chớnh cho Giỏm đốc và cơ quan chức năng .
Thụng qua việc ghi chộp phản ỏnh giỏm đốc kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chỉ tiờu nhiệm vụ kinh doanh
Phũng kỹ thuật:
Theo dừi quy trỡnh sản xuất tạo sản phẩm, kịp thời điểu chỉnh cỏc sai sút kỹ thuật, kiểm tra nguyờn vật liệu trước khi đem vào sản xuất.
Cải tiến quy trỡnh cụng nghệ tạo sản phẩm ,theo dừi tỡnh trỡnh tiờu hao nguyờn vật liệu với từng lọai sản phẩm phũng kế hoạch kinh doanh xõy dựng định mức kế hoạch tiờu hao nguyờn vật liệu .
Nhà mỏy sản xuất:
Sản xuất cỏc chủng loại sản phẩm theo đỳng cỏc chỉ tiờu, định mức và kế hoạch mà cụng ty đó đề ra.
Bộ phận cơ điện
Quản lý và tiến hành sửa chữa đột xuất, định kỳ hệ thống điện, mỏy múc trong cụng ty .
Bộ phận kiểm định KCS:
Giỏm sỏt việc kiểm tra cỏc định mức kỹ thuật của cỏc loại thành phẩm cho phộp hay khụng cho phộp nhập kho thành phẩm.
2.3. Cụng tỏc quản lý tài chớnh của cụng ty
- Hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Hỡnh thức tổ chức kế toỏn hiện nay mà cụng ty ỏp dụng là hỡnh thức kế toỏn tập trung. Hỡnh thức này cụng ty chỉ cú một phũng kế toỏn duy nhất để thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn ở cụng ty. Cụng ty cú 04 chi nhỏnh ởThành phố Hồ Chớ Minh, Hà Nội, Bắc Ninh và Quảng Nam. Định kỳ chuyển về phũng kế toỏn tài vụ cụng ty để kiểm tra và ghi sổ kế toỏn. Tại phũng kế toỏn tài vụ của cụng ty thực hiện việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kếtoỏn chi tiết và toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh ở tất cả cỏc đơn vị bộ phận trong cụng ty
Sơ đồ 10: Bộ mỏy kế toỏn tập trung của cụng ty Việt Thắng
Phũng kế toỏn cú 10 nhõn viờn, toàn bộ đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phũng kiờm kế toỏn trưởng.
Phũng tài vụ lập chứng từ căn cứ trờn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kiểm tra chứng từ vào cỏc sổ chi tiết và sổ nhật ký tổng hợp, cuối kỳ bỏo cỏo kế toỏn tổng hợp lập bỏo cỏo chung toàn cụng ty.
Trưởng phũng t i vụ (kế toỏn trưởng) KẾ TO N TỔNG HỢP KẾ TO N 04 CHI NH N KẾ TO N VẬT TƯ KẾ TO N NG N H NG KẾ TO N DOAN H THU KẾ TO N THAN H THỦ QUỸ
* Kế toỏn trưởng: Cú nhiệm vụ hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toỏn tài chớnh cho mọi nhõn viờn. Kiểm tra phõn tớch kế toỏn tài chớnh, ký duyệt cỏc chứng từ liờn quan đến hợp đồng kinh tế. Tổ chức việc ghi chộp, phản ỏnh chớnh xỏc, trung thực kịp thời toàn bộ hoạt động theo quy định của chế độ kế toỏn. Bỏo cỏo quyết toỏn cho năm tài chớnh cựng Giỏm đốc lập kế hoạch tài chớnh cho năm tiếp theo. Bờn cạch đú kế toỏn trưởng cũn cú nhiệm vụ tham mưu cho giỏm đốc trong việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế
* Kế toỏn tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp cỏc bỏo cỏo theo quy định nhà nước. Định kỳ khi nhận chứng từ sổ sỏch của cỏc phần hành kế toỏn gửi lờn cú nhiệm vụ nhập dữ liệu vào mỏy tớnh kịp thời, chớnh xỏc để tờ đú làm cơ sở cho việc tổng hợp cũng như bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra kế toỏn tổng hợp làm phần hành tài sản cố định và tớnh giỏ thành sản phẩm
* Kế toỏn thanh toỏn: Làm nhiệm vụ theo dừi tỡnh hỡnh thu chi tiền mặt. Lập cỏc phiếu thu chi hạch toỏn chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, thu hồi tạm ứng thực hiện việc theo dừi nộp thuế GTGT tại đơn vị. Hàng ngày tiến hành ghi sổ vào nhật ký thu chi tiền mặt và lờn nhật ký chứng từ số 01 và bảng kờ số 01. Căn cứ tờn bảng chấm cụng mà phũng hành chớnh cung cấp tớnh toỏn lương và cỏc khoản phải nộp bỏo cỏo cho