Tại Công ty, việc hạch toán ban đầu về thành phẩm sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho, nhập kho, hoá đơn GTGT.
3.1.Phiếu nhập kho: (mẫu số 01): được lập khi thành phẩm hoàn thành có nhu cầu nhập kho hoặc thành phẩm đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại mà Công ty chấp nhận nhập trở lại kho:
- Trường hợp nhập kho thành phẩm hoàn thành (Mẫu số 1A): Phiếu nhập kho thành phẩm được lập thành bốn liên:
Liên 1: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình nhập kho Liên 2: Thủ kho giữ
Liên 4: Bộ phận sản xuất giữ để đối chiếu
- Trường hợp nhập kho thành phẩm do khách hàng trả lại (Mẫu số 1B): Phòng kinh doanh lập 3 liên:
Liên 1: Phòng kinh doanh giữ Liên 2: Thủ kho giữ
Liên 3: Lưu ở phòng tài vụ
3.2. Hoá đơn GTGT (mẫu số 2A):
- Trường hợp khách hàng thanh toán ngay ( mẫu số 2A): thì Phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn (GTGT), căn cứ vào số lượng thành phẩm trong kho.
- Trường hợp khách hàng thanh toán chậm (Mẫu số 2B): Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên đen Phòng kinh doanh giữ Liên xanh lưu ở Phòng tài vụ Liên đỏ giao cho khách hàng
3.3. Phiếu xuất kho (Mẫu số 3): được Phòng kinh doanh lập thành bốn liênLiên 1: Phòng kinh doanh giữ Liên 1: Phòng kinh doanh giữ
Liên 2: Thủ kho giữ
Liên 3: Lưu ở Phòng tài vụ Liên 4: Giao cho người nhận giữ
* Trình tự ghi sổ quá trình hạch toán thành phẩm, tiêu thụ và XĐKDSXKD (kết quả tiêu thụ) có thể khái quát theo sơ đồ số 11:
Sơ đồ số 11: Trình tự quá trình ghi sổ kế toán thành phẩm, tiêu thụ và XĐ KQSXKD
Chứng từ gốc phản ánh quá trình nhập kho v xuà ất kho TP Sổ chi tiết bán h ngà
Sổ chi tiết TP
Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất Sổ chi tiết công nợ
Sổ theo dõi công nợ
Báo cáo N - X - T kho TP Báo cáo doanh thu bán h ngà
bảng theo dõi số dư của khách h ngà
Báo cáo t i chínhà
Sổ cái NKCT số 8
Ghi chú: ghi hàng ngày
ghi cuối tháng, quý, năm