Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự hạch toán diễn ra như sau:
*Ở kho: thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, sổ nhập kho, sổ xuất kho để theo dõi tình ghình nhập-xuất –tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Căn cứ lập sổ này là các chứng từ nhập, xuất kho, bản sao hoá đơn GTGT.
- Cách lập sổ nhập kho ( mẫu số 5) : được mở cho từng loại bánh kẹo khác nhau. Căn cứ vào sổ thực nhập trong ngày, thủ kho sẽ ghi ngày nhập và số lượng
nhập của từng chủng loại. Cột phiếu nhập thủ kho chưa ghi đến khi phiếu nhập kho từ Phòng kinh doanh chuyển xuống, thủ kho mới đối chiếu số thực nhập đã ghi trên sổ nhập kho với số lượng đã ghi trên phiếu nhập kho.
- Cách ghi sổ xuất kho ( mẫu số 6): được mở để theo dõi tình hình xuất kho thành phẩm về mặt số lượng. Sổ này được mở theo từng trang để theo dõi từng loại thành phẩm xuất bán. Dựa vào hoá đơn GTGT( bản sao) thủ kho sẽ ghi vào sổ xuất kho theo mẫu số 6.
- Cuối tháng thủ kho tiến hành lập báo cáo kho thành phẩm. Đây là sổ theo dõi tổng hợp tình hình nhập xuất tồn thành phẩm theo từng loại. Báo cáo này dùng để đối chiếu với báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm ở Phòng tài vụ về mặt số lượng nhập xuất tồn thành phẩm trong tháng ( vào cuối tháng ).
Căn cứ lập báo cáo : sổ nhập kho, sổ xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Cách ghi báo cáo kho thành phẩm ( mẫu số 7 ):
+ Cột tồn đầu tháng : căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo kho thành phẩm tháng trước chuyển sang.
+ Cột nhập, xuất trong tháng: căn cứ vào dòng tổng cộng từng loại thành phẩm trên sổ nhập kho, sổ xuất kho.
+ Cột nhập lại: căn cứ vào phiếu nhập kho của hàng nhập lại . + Cột xuất tái chế: căn cứ vào các phiếu xuất kho.
Từ đó tính được số tổng nhập, tổng xuất và số tồn cuối tháng theo công thức cân đối ( Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất trong tháng)
* Ở Phòng tài vụ: thành phẩm được theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị. Hàng ngày các chứng từ phát sinh được thủ kho chuyển lên Phòng tài vụ. Sau đó kế toán thành phẩm tiến hành phân loại chứng từ theo từng loại, từng nhóm thành phẩm và nhập số liệu vào máy tính để lên báo cáo nhập xuất tồn sản phẩm ( Bảng kê số 8). Hàng ngày kế toán theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho trên các
sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng khi nhận được bảng tính giá thành thực tế sản phẩm, kế toán thành phẩm tính giá vốn thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền để ghi vào các cột phù hợp trên các sổ kế toán chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị.
- Cách lập sổ chi tiết thành phẩm (Mẫu số 8):
Hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng ,khi kế toán giá thành chuyển bảng tính giá thành thành phẩm, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phần nhập, xuất theo chỉ tiêu giá trị. Sau khi tính được đơn giá thực tế thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Sổ chi tiết nhập lại, tái xuất: (Mẫu số 9):
Đối với một số nghiệp vụ ghi nhập lại ( do hàng bán bị trả lại) hoặc xuất tái chế, do phát sinh với khối lượng ít nên kế toán chi tiết thành phẩm mở sổ chi tiết nhập lại, tái xuất để theo dõi. Sổ này được mở theo từng trang, mỗi trang theo dõi một nội dung nhất định về nhập lại, tái xuất (xuất tái chế ).
- Báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm ( Mẫu số 10): tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng và giá trị .
+ Căn cứ lập báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm là sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất.
+ Phương pháp lập:
. Cột dư đầu tháng căn cứ vào số dư cuối kỳ của báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm tháng trước chuyển sang.
. Cột nhập trong tháng, xuất trong tháng căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm . Cột nhập lại trong tháng, xuất tái chế căn cứ vào các phiếu nhập kho của hàng nhập lại, phiếu xuất kho, sổ chi tiết nhập lại, tái xuất ( Mẫu số 9).
. Từ đó tính được số tồn cuối tháng theo công thức cân đối .
Cuối tháng, sau khi nhận được báo cáo kho thành phẩm ( Mẫu số 7) ở dưới kho đưa lên, kế toán thành phẩm tiến hành đối chiếu giữa báo cáo nhập xuất tồn
thành phẩm với báo cáo kho thành phẩm và sổ theo dõi thành phẩm ở Phòng kinh doanh nhưng chỉ đối chiếu về mặt số lượng. Đồng thời, kế toán thành phẩm tiến hành đối chiếu báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm với kế toán tổng hợp về mặt giá trị .