THƯƠNG MẠI HẢI CHIẾN 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.2.2. Về kế toán kết quả kinh doanh
3.2.2.1. Về chứng từ kế toán
Việc luân chuyển chứng từ và cung cấp các thông tin về hàng hóa, chi phí từ kho lên phòng kế toán còn chậm làm cho việc phản ánh các thông tin kế toán đôi khi chưa được kịp thời. Để khắc phục tình trạng này, công ty có thể đưa ra một số giải pháp nhất định để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ được nhanh chóng hơn: yêu cầu các cán bộ quản lí cần thường xuyên chú ý đôn đốc việc luân chuyển chứng từ để đảm bảo kịp thời phản ánh các số liệu kế toán, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị và các đối tượng cần thông tin khác; tăng tần suất luân chuyển chứng từ từ các kho lên phòng kế toán 3 lần một tuần…để số liệu kế toán được cập nhật kịp thời và thường xuyên hơn.
Việc luân chuyển chứng từ một cách thường xuyên như trên sẽ giúp cho công tác hạch toán kế toán được thực hiện chính xác, kịp thời hơn, các số liệu kế toán kết quả kinh doanh cũng được phản ánh chính xác hơn, đáng tin cậy hơn.
3.2.2.2. Về tài khoản kế toán và vận dụng tài khoản
Để có thể theo dõi và phản ánh chi tiết doanh thu, giá vốn các hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, công ty có thể mở chi tiết tài khoản doanh thu và tài khoản giá vốn theo hoạt động, chẳng hạn:
Tài khoản 511 có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 2:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa (máy điều hòa, máy giặt,tivi, tủ lạnh…)
TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ (doanh thu bảo trì, bảo hành máy điều hòa, máy giặt, tủ lạnh, tivi….)
Và tương ứng với tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn hàng bán cũng cần được mở chi tiết thành các tài khoản:
TK 6321: Giá vốn hàng bán: Hàng hóa (máy điều hòa, máy giặt,tivi, tủ lạnh…)
TK 6322: Giá vốn dịch vụ cung cấp (doanh thu bảo trì, bảo hành máy điều hòa, máy giặt, tủ lạnh, tivi….)
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng hóa vào tài khoản 5111 và doanh thu cung cấp dịch vụ vào tài khoản 5112, sau đó cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng hợp lên tài khoản doanh thu tổng 511. Số liệu trên tài khoản 511 chính bẳng số liệu của tài khoản 5111 cộng với số liệu trên tài khoản 5112.
Đồng thời với bút toán ghi nhận doanh thu kế toán cũng ghi nhận luôn vào tài khoản 632. Cụ thể khi xuất kho bán hàng hóa kế toán ghi nhận giá vốn vào tài khoản 6321 còn khi cung cấp các dịch vụ như bảo trì, bảo hành thì kế toán ghi nhận vào tài khoản 6322. Sau đó tổng hợp lên tài khoản giá vốn tổng. Tài khoản 632 này cũng bằng tổng của hai tài khoản 6321 cộng với tài khoản 6322.
Như vậy, việc phản ánh doanh thu cũng sẽ được rõ ràng hơn. Và khi đó, việc kết chuyển doanh thu, giá vốn cũng phải được thực hiện theo từng tài khoản chi tiết cấp 2 này.
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
Để tăng sức cạnh tranh của công ty, thu hút thêm khách hàng, công ty nên có các chính sách chiết khấu, giảm giá,.. sẽ kích thích tiêu thụ, thu hút khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp chẳng hạn như chiết khấu cho các hợp đồng có giá trị
lớn, chiết khấu giảm giá cho khách hàng nếu có tổng giá trị trên các hóa đơn trong vòng một tháng đạt mức doanh số nhất định,...Theo quyết định 48/QĐ – BTC thì các khoản chiết khấu thương mại được phản ánh vào tài khoản 5211, do đó khi thực hiện các chính sách chiết khấu trên, công ty cần sử dụng thêm tài khoản 521: các khoản giảm trừ doanh thu, và chi tiết cho tài khoản 5211: chiết khấu thương mại, để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại phát sinh. Như vậy có thể dễ dàng hơn khi theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và giúp cho việc ghi nhận doanh thu được hợp lí hơn. Cụ thể - Chiết khấu thương mại: Với khách hàng có vốn lớn, công ty nên khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng cụ thể:
Với những mặt hàng chủ yếu như Máy điều hòa, tủ lạnh nếu khách hàng mua với số lượng lớn từ 10 – 15 sản phẩm hoặc mua nhiều loại mặt hàng như tủ lạnh, ti vi, điều hòa cùng lúc có tổng trị giá từ 50triệu – 80 triệu thì công ty nên chiết giá 1%; Còn số lượng trên 15 sản phẩm hay có trị giá mua trên 80 triệu thì chiết giá 1,2%.
- Chiết khấu thanh toán: Với khách hàng có nhu cầu lớn mà khả năng tài chính lại hạn chế thì Công ty nên khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách bán theo phương thức thanh toán chậm và áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán. Việc sử dụng chiết khấu thanh toán có tác dụng rất lớn trong việc thu hồi công nợ, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Ví dụ, điều kiện “1/10, n/20” có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1%. Từ ngày thứ 11 đến ngày thứ 20, người mua phải thanh toán toàn bộ công nợ là “n”. Nếu hết 20 ngày mà người mua chưa thanh toán nợ thì họ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng.
Ngoài ra, để tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh theo từng hoạt động, kế toán có thể mở sổ chi tiết cấp 3 cho tài khoản 5211 như sau:
TK 52111 - Chiết khấu thương mại: hoạt động bán hàng hóa. TK 52112 - Chiết khấu thương mại: hoạt động cung cấp dịch vụ
Vận dụng phản ánh các nghiệp vụ:
Khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các khoản chiết khấu thương mại phát sinh, kế toán ghi:
Nợ TK 5211( 52111,52112): Chiết khấu thương mại (chi tiết từng hoạt động) Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Cuối kì, kết chuyển khoản chiết khấu phát sinh trong kì sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 5211(52111,52112): Chiết khấu thương mại
3.2.2.3. Về sổ kế toán
Đồng thời với việc sử dụng và mở các tài khoản chi tiết nêu trên, doanh nghiệp cũng phải thực hiện mở các sổ chi tiết tương ứng theo dõi cho các tài khoản này. Các sổ chi tiết này sẽ có mẫu tuân theo mẫu sổ hiện đang sử dụng của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất Cụ thể:
- Mở các sổ chi tiết cho tài khoản 521 (5211) để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại phát sinh. Cụ thể, mở sổ chi tiết cho các tài khoản 52111, 52112 (Phụ lục 3.1)
- Sổ chi tiết tài khoản 511 cần được mở chi tiết cho các tài khoản cấp 2 là
Sổ chi tiết TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa (máy điều hòa, máy giặt,tivi, tủ lạnh..( Phụ lục 3.2)
Sổ chi tiết TK 5112: Doanh thu cung cấp dịch vụ (doanh thu bảo trì, bảo hành máy điều hòa, máy giặt, tủ lạnh, tivi….)
- Sổ chi tiết TK 632 cũng được mở chi tiết tương ứng 2 sổ chi tiết theo dõi cho các tài khoản cấp 3 như đã nêu ở trên.( Phụ lục 3.3)
- Mở thêm các sổ chi tiết cho các tài khoản 3382, 3383, 3384, 3389.. (Phụ lục 3.4) Việc ghi sổ chi tiết các tài khoản này cũng được thực hiện tương tự như các sổ chi tiết khác. Hàng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh và các chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết các tài khoản này. Sau đó căn cứ vào sổ chi tiết để vào tài khoản tổng hợp. Sau đó từ tài khoản tổng hợp công ty vào sổ Nhật ký sổ cái.