Các ứng thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu theo địa điểm và đúng thời hạn đấu thầu đã được quy định sẵn trong thông báo mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được hoàn chỉnh theo các nội dung sau:
1- Thủ tục hồ sơ
Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải được viết bằng tiếng Anh. Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau:
+ Đơn dự thầu,
+ Giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh,
+ Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị dự thầu tại Việt Nam (trường hợp nhà dự thầu với tư cách là đại lý hoặc nhà phân phối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia dự thầu (trường hợp nhà thầu là tổ chức thương mại XNK),
+ Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.
Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn.
Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận...của nhà thầu.
Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự ở Việt Nam + Bảng trả giá thiết bị
+ Bảo lãnh tham gia dự thầu
+ Tài liệu kỹ thuật: mô tả chi tiết đặc trưng về kỹ thuật và chất lượng hàng hoá. Tài liệu kỹ thuật cần đầy đủ các thông tin sau:
Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật chi tiết nêu trong hồ sơ mời thầu,
Giới thiệu tên thiết bị, mã hiệu, tên hãng, nước sản xuất, năm sản xuất, hình ảnh, kích thước, khối lượng..của thiết bị dự thầu,
Giới thiệu tính năng, tác dụng, nguyên lý làm việc của thiết bị (có sơ đồ kèm theo),
Đặc tính kỹ thuật của thiết bị,
Các thông số kỹ thuật chung và chi tiết,
Giải trình tính hợp lý, hiệu quả kinh tế của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cung ứng thiết bị, khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ và các vấn đề khác có liên quan...
2- Tư cách người tham gia dự thầu
Người tham gia dự thầu phải trung thực trong việc cung cấp các thông tin chứng minh năng lực của mình. Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà chủ đầu tư quy định tư cách của người dự thầu. Chỉ chấp nhận người dự thầu là: trực tiếp sản xuất; là đại lý cung ứng chính thức; các tổ chức thương mại XNK...Trong hồ sơ dự thầu dù là liên danh hay đơn phương cũng chỉ được 1 đơn dự thầu.
3- Giá đấu thầu, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán
Giá dự thầu: các ứng cử viên phải hoàn chỉnh biểu giá thích hợp, liệt kê chi tiết giá từng đơn vị thiết bị và giá dự thầu toàn bộ hàng hoá cùng chi phí có liên quan: vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt.. Đối với hàng hoá đến từ bên ngoài nước người mua, giá hàng tính theo giá CIF cảng đích. Đây là giá cố định cho đến khi hoàn thành hợp đồng mà không phụ thuộc vào sự thay đổi nào nhằm đảm bảo tính công bằng trong đấu thầu và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí đầu tư trong quá trình thực hiện hợp đồng do các nhà thầu bỏ giá quá thấp để trúng thầu.
Đồng tiền được sử dụng là ngoại tệ mạnh, thường là USD
Điều kiện giao hàng: các điều kiện giao hàng sẽ tuân theo Incoterms 2000 do ICC ấn hành.
Điều kiện thanh toán: các ứng thầu đưa ra điều kiện thanh toán của mình với mức độ ưu đãi khác nhau thì sẽ được ưu tiên khác nhau trong khi xét chọn thầu. Nhưng phải tuân thủ các điều kiện sau:
+Khoản tiền đặt cọc: không có khoản đặt cọc trước
+Phương thức thanh toán: có thể thanh toán một hay nhiều lần. Đối với nhà thầu cung ứng trong nước thì thanh toán bằng VNĐ (theo tỷ giá bán ra của ngân hàng ngoại thương VN tại thời điểm thanh toán) và chuyển khoản vào tài khoản được mở tại ngân hàng trong nước. Đối với các nhà thầu nước ngoài thanh toán bằng L/C hoặc chuyển trả trực tiếp.
+Thời gian thực hiện hợp đồng và bàn giao thiết bị cho bên mời thầu. Thời gian thực hiện nhanh cũng là một yếu tố đánh giá mức độ ưu tiên cho nhà thầu.
+Các điều kiện thương mại, tín dụng khác như: huấn luyện, đào tạo cán bộ, lắp đặt bảo hành, bảo trì... do các ứng thầu cung cấp.
4- Bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bảo lãnh dự thầu: nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu, coi nó như một bộ phận của hồ sơ dự thầu. Để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu, bên mời thầu quy định mức bảo lãnh dự thầu chung cho tất cả các ứng thầu. Tại Tổng công ty DKVN mức bảo lãnh dự thầu là 3%, đồng tiền bảo lãnh dự thầu là USD và được chấp nhận dưới hình thức sau:
+ Bảo lãnh của ngân hàng Việt Nam như ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam
+ Tiền mặt hoặc séc bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ khi nhà thầu gửi hồ sơ trúng thầu. Đến ngày mở thầu, bảo lãnh sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu không trúng thầu. Nếu nhà thầu trúng thầu thì thời hạn của bảo lãnh sẽ kéo dài 30 ngày kể từ
ngày trúng thầu và sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu cam kết ký hợp đồng kèm theo bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có những hình thức được chấp nhận:
+ Bảo lãnh của các ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam.
+ Tiền bảo lãnh bằng USD (có thể là tiền mặt hoặc séc)
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải được mở muộn nhất là 30 ngày kể từ khi nhà thầu trúng thầu. Bảo lãnh này sẽ bị tịch thu trong các trường hợp theo quy định của quy chế đấu thầu.
5- Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu
+ Các hồ sơ dự thầu có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày mở thầu, hồ sơ nào có hiệu lực thời hạn ngắn hơn sẽ bị loại bỏ.
+ Trong những trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực dự thầu. Yêu cầu và phúc đáp này phải đưa ra bằng văn bản (điện tín, fax, điện báo). Bảo lãnh dự thầu cũng phải gia hạn tương ứng. Nhà thầu có thể từ chối yêu cầu mà không bị tước thu bảo lãnh dự thầu.
6- Quy cách về hồ sơ thầu và chữ ký
+ Nhà thầu phải chuẩn bị 5 bộ hồ sơ (1 bộ gốc và 4 bộ sao) ghi rõ bản sao và bản gốc (tài liệu chuẩn). Bản gốc và bản sao phải được đánh máy và có chữ ký của bên dự thầu hoặc người được uỷ quyền. Tất cả các trang của hồ sơ phải có chữ ký của người ký đơn dự thầu hoặc đóng dấu của nhà thầu.
+ Hồ sơ không được có những dòng chen giữa, tẩy xoá hoặc viết đè. Khi sửa phải có chữ ký tắt và dấu của người ký tên vào hồ sơ.
7- Gửi hồ sơ
Mỗi bản gốc và bản sao của hồ sơ dự thầu phải cho vào một phong bì riêng, có niêm phong, sau đó bỏ chung vào một phong bì có niêm phong, các phong bì trong và ngoài ghi rõ:
+ Tên và địa chỉ của bên mời thầu: Văn phòng Thẩm định thầu, Tổng công ty dầu khí Việt Nam. Tel: 844- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942
+ Tên gói thầu
+ Tên và địa chỉ nhà thầu
+ Phải ghi rõ không được mở trước ngày mở thầu
Bên mời thầu không chịu trách nhiệm về việc gửi nhầm địa chỉ và không nhận các hồ sơ không được niêm phong và đánh dấu theo quy định trên.
8- Hạn nộp hồ sơ
Được ghi theo địa chỉ và thời hạn trong thông báo mời thầu. Bên mời thầu có thể gia hạn kéo dài thêm hạn của việc nộp hồ sơ dự thầu khi có những nhu cầu điều chỉnh, bổ sung do yêu cầu phát sinh và phải thông báo kịp thời cho các ứng thầu. Các đơn thầu nộp muộn sẽ không được chấp nhận theo quy định của quy chế đấu thầu.
9- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu
Mọi thay đổi và thủ tục rút hồ sơ dự thầu chỉ thực hiện trước thời hạn kết thúc nhận hồ sơ dự thầu.
10- Giải thích hồ sơ mời thầu
Mọi thắc mắc của các ứng thầu về hồ sơ mời thầu sẽ được Văn phòng Thẩm định thầu giải thích tại văn phòng của Tổng công ty DKVN - 22 Ngô Quyền -Hà Nội.
3.5- Mở thầu
Việc mở thầu tiến hành công khai sau khi hết hạn nộp thầu (tuy nhiên không được quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp hồ sơ) và được xem xét, đánh giá tại TCT- DKVN với sự chứng kiến của đại diện các công ty dự thầu tham dự. Chuẩn bị mở thầu và trình tự mở thầu như trong quy chế đấu thầu. Các cuộc họp mở thầu đều thông qua một số nội dung cơ bản sau đây:
Tình hình thu nhận hồ sơ dự thầu + Số công ty đã gửi thư mời thầu
+ Tình trạng bên ngoài của Hồ sơ mời thầu
+ Việc thực hiện bảo lãnh của các công ty dự thầu
Công bố danh mục chính trong Hồ sơ mời thầu gồm: +Tên công ty dự thầu
+ Giá cả chủng loại hàng hoá
+ Hồ sơ dự thầu có đầy đủ hay không
Biên bản mở thầu của Tổng công ty DKVN.
Munite of bid opening For(...)
Biên bản mở thầu cho (cung cấp thiết bị đầu giếng)
Today (Date/Month/Year) at... Hôm nay (ngày...tháng...năm..) tại We are bidding council including Hội đồng chúng tôi gồm
Opening bid and confirming that: Mở thầu và khẳng định rằng: All the bidding evelopes sealed before opening
(Tất cả các phong bì thầu bảo đảm trước khi mở)
Bảng 8
Names of bidder Submitted (Tên nhà thầu)
Units price (USD) (Giá đơn vị)
Sets of Documents (Loại tài liệu) Completed (Đầy đủ) Missing (Thiếu) ABB SG-5 MS- 700 349.244 399.528 x DRIL-QUIP SS-10 349.160 x COOPER STC-10 435.152 x
HUNTING
SM-10 339.717 x
Sau cùng là chữ ký của các bên tham gia mời thầu (Văn phòng Thẩm định thầu và đại diện các công ty dự thầu)