Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo trúng thầu tới đơn vị trúng thầu với một lịch biểu quy định sẵn về mặt thời gian và địa điểm để thương thảo hợp đồng. Theo quy định của Tổng Công ty Dầu khí, trong 10 ngày sau khi nhận được thông báo trúng thầu, người trúng thầu phải gửi giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng và tiến hành ký kết hợp đồng với bên mời thầu. Dự thảo hợp đồng mới ít
nhiều có những thay đổi theo với dự tính của TCT. Do vậy, người tham gia trực tiếp ký kết hợp đồng phải gửi công văn xin ý kiến các ban ngành của TCT trước khi triển khai ký kết hợp đồng. Vì vậy, người trúng thầu đòi hỏi một kiểu xác nhận chính thức đối với hợp đồng sẽ được ký kết để có thể tiến hành chuẩn bị thực hiện hợp đồng. Sự xác nhận chính thức được thực hiện dưới dạng "thư bày tỏ ý định" do Tổng công ty DKVN gửi cho người trúng thầu. Người trúng thầu cũng phải xác nhận việc nhận được "thư bày tỏ ý định", đồng thời phải gửi cho ngân hàng của mình một bản sao để thông báo. "Thư bày tỏ ý định" chỉ có thể xem như một văn bản tạm thời và không thể thay thế cho văn bản hợp đồng chính thức.
Hợp đồng là văn bản chính thức do người trúng thầu và Tổng công ty DKVN ký kết. Qua đó, người trúng thầu có nghĩa vụ thực hiện việc cung cấp thiết bị được mô tả trong hồ sơ tài liệu thầu. Nó cụ thể hoá các điều kiện, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên tham gia.
Vào lúc trao hợp đồng, chủ đầu tư sẽ gửi cho người trúng thầu mẫu hợp đồng có trong tài liệu thầu cùng mọi thoả thuận chi tiết giữa các bên. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận mẫu hợp đồng, người trúng thầu phải ký ngay rồi chuyển cho Tổng công ty DKVN. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trao hợp đồng của bên mời thầu, nhà thắng thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng theo các điều kiện của hợp đồng và mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng được quy định trong tài liệu đấu thầu.
Tổng công ty DKVN đấu thầu mua sắm thiết bị chiếu sáng, chống nổ và phụ kiện thuộc Package 1/E cho công trình 2 tr m3 khí. Sau khi được ban phê duyệt chấp nhận về danh sách mời thầu, Tổng công ty DKVN gửi đầu bài đến các nhà thầu (đều là các nhà thầu nước ngoài). TCT nhận được 4 chào hàng kỹ thuật và thương mại. TCT tiến hành mở phong bì chào hàng và tiến hành đánh giá kỹ thuật, thương mại. Qua đánh giá hãng thầu Govan có tiêu chuẩn về kỹ thuật, thương mại đáp ứng được đòi hỏi của TCT ở mức cao nhất. TCT mời hãng Govan vào đàm
Ký hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C
Kiểm tra hàng hoá Làm thủ tục hải quan Đôn đốc giao hàng
Giao cho TCT DKVN Thanh toán Khiếu nại(nếu có)
phán để làm rõ thêm một số điểm về cung cấp phụ kiện. TCT chính thức chấp nhận hợp đồng với hãng Govan với nội dung cơ bản như sau:
Tổng giá trị: 606.000 USD- CIF Vũng Tàu
+Phần cho công trình 2 triệu m3 khí là: 504.000 USD (tăng so với dự kiến ban đầu do tăng số lượng thiết bị).
+ Phần By- pass là: 34.000 USD
+ Phần train line 2 công trình 3 triệu m3 khí là: 67.000 USD.
Thời gian giao hàng: giao hàng lên tàu 90 ngày kể từ ngày đơn hàng có hiệu lực và 100 ngày đến cảng Vũng Tàu kể từ ngày đơn hàng có hiệu lực.
Performance Bond: 10% giá trị đơn hàng mở qua Vietcombank chi nhánh Vũng Tàu.
Bảo lãnh: 12 tháng kể từ ngày ký chấp nhận.