Trên một cơ sở dữ liệu thờng có nhu cầu tổng hợp dữ liệu theo nhóm, ví dụ theo nhóm hàng, theo dơn vị, theo ngày...Tính năng subtotal của Excel dùng để phân tích các nhóm dữ liệu, đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi.
Giả sử ta có cơ sở dữ liệu:
Các bớc thực hiện:
Bớc 1: Sắp xếp CSDL theo khoá là cột cần thực hiện tổng hợp thống kê, (trong ví dụ ta tổng hợp theo cột
tên hàng).
- Quét chọn khối A1:F7 hoặc đa con trỏ ô vào CSDL
- Thực hiện lệnh Data / sort. Xuất hiện hộp thoại sort:
ở mục sort by chọn “Ten hang”, chọn
Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giản dần) Mục My list Has
Chọn Header Row (không thực hiện sắp xếp hàng tiêu đề) Chọn OK.
Kết quả bảng tính đợc sắp xếp theo cột Tên hàng tăng dần.
Chú ý: Tính Subtotal là chức năng để tính tổng vùng dữ liệu theo một trờng bất kỳ, tuy nhiên để thực hiện đợc chức năng này ta phải kết hợp với lệnh sắp xếp bảng tính (Sort) rồi mới thực hiện chức năng này.
Bớc 2: Đặt con trỏ vào vùng CSDL, chọn Data / Subtotals xuất hiện hộp thoại: Trong đó:
+ Mục At each change in: nhấn chuột vào nút đen bên phải để chọn trờng của vùng dữ liệu trong danh sách : “ten hang”
+ Mục Use function: nhấn chuột vào nút đen bên phải để chọn hàm cần tính toán: “SUM”
+ Mục Add subtotal to: Chọn trờng cần tính toán: “tien”
+ Replace current subtotals: Tính tổng ngay tại vùng dữ liệu.
+ Page break between groups: Không cho vùng tính tổng sang trang khác.
+ Summary below data: Tính tổng ngay dới dữ liệu của mỗi trục.
Sau khi xác lập đợc các thành phần xong nhấn nút OK để kết thúc.
Trong hình ta thấy : vế trái của bảng có các nút điều khiển thứ bậc số liệu. (1, 2, 3)
Nếu nháy chuột vào nút số 1, Database chỉ còn một dòng Grand total nh hình dới đây:
Nếu nháy chuột vào nút số 2, Database chỉ còn dòng Total và dòng Grand total ở cuối ( nh hình dới đây:
Nếu nháy chuột vào nút số 3 xuất hiện màn hình đầy đủ của Subtotal.
* Muốn huỷ tính năng Data / subtotal trong CSDL vừa làm, thực hiện lệnh: Data / Subtotal, rồi chọn Remove All.
Bài tập ôn luyện mục V Bài 1:
Cho bảng tính và bảng Điểm Ưu tiên theo Khu Vực:
A B C D E F G H I K
1 Danh sách điểm tuyển sinh
2 ST Tên Khu vực SBD khoa V T N u
tiên TĐ
3 1 Trần Thị Hà KV1 B01 ? 5.0 9.0 4.5 ? ?
4 2 Lê Thị Oanh KV2 A02 ? 8.5 8.5 9.0 ? ?
5 3 Lê Hà Anh KV3 C01 ? 7.5 6.5 8.5 ? ?
6 4 Trần Khánh KV1 D03 ? 7.0 6.0 9.0 ? ?
1. Nhập dữ liệu và trình bày nh mẫu . Cụ thể:
- Kết nối các ô ở dòng 1 và làm đợc dòng tiêu đề chữ hoa có dấu, cỡ chữ 14 đậm
- Làm mầu nền cho dòng 2 trong bảng - Làm đờng kẻ cho danh sách
2. Lu vào tệp tên bạn trên DESKTOP
3. Tính cột điểm u tiên (t) dựa vào bảng điểm u tiên theo khu vực 4. Tính cột TĐ =V+T+N*2 + t(điểm u tiên)
5. Điền vào cột khoa : Anh Nếu ký tự đầu của SBD là A Pháp Nếu ký tự đầu của SBD là B
Nga Nếu ký tự đầu của SBD là C Trung Nếu ký tự đầu của SBD là D
6. Rút trích ra một danh sách những học sinh có ký tự đầu tiên của cột Họtên là “L”.
7. Dùng hàm DAVERAGE() để tính điểm trung bình cộng cho cột điểm T (toán) của những học sinh có điểm N>=9.0
Bài 2: Nhập dữ liệu cho bảng tính sau:
Yêu cầu :
1. Nhập dữ liệu cho bảng kết quả thi tốt nghiệp khối 12. Cụ thể:
- Nhập đúng các kiểu dữ liệu. - Kết nối các ô ở dòng 1 nh mẫu. - Làm đờng kẻ cho danh sách
2. Tính cột tổng điểm (TSO) theo công thức:
3. Nhập tiếp 5 bản ghi mới vào các dòng tiếp theo trong bảng tính.
4. Tìm kiếm những HS có Tổng số điểm (TSO)>=40 điểm, rồi hiện lại toàn bộ danh sách các học sinh khối 12.
5. Rút ra 1 danh sách những học sinh đủ điểm đỗ tốt nghiệp ( yêu cầu sử dụng thao tác COPY TO another location) và đa vào vùng từ ô A18. Tiêu chuẩn đỗ tốt nghiệp : Có Tổng số điểm >=40 điểm và tất cả các môn không có điểm liệt (điểm <=1).
6. Tìm kiếm học sinh có số báo danh 200 (dùng Autofilter). Sau đó sao chép kết quả sang vùng khác trong bảng tính ; rồi hiện lại toàn bộ bảng tính.
7. Thực hiện Vẽ đồ thị (PIE) so sánh điểm toán, văn của các học sinh trong lớp. Bài 3:
Tạo bảng tính và 02 bảng phụ sau:
Cửa Hàng Máy Tính Tháng 4/2002
STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 PC586 14 2 PC486 10 3 FD120 12 4 HD420 4 5 HD850 10 6 PC586 4 7 FD120 10 8 FD144 10 Bảng tồn kho tháng 3 Tổng kết tháng 4
Mã hàng Tên hàng Đơn giá
PC486 Máy tính 486 5.000.000 PC586 Máy tính 586 10.000.000
Mặt hàng Số lợng Thành tiền
HD420 Đĩa cứng 420 200.000 HD850 Đĩa cứng 850 300.000 FD120 Đĩa mềm 1.2 70.000
Yêu cầu :
1. Dựa vào bảng tồn kho để điền vào cột Tên mặt hàng, đơn giá,
2. Dựa vào hai ký tự đầu của Mã hàng, nếu là PC hoặc HD thì đơn vị tính là “Cái”, còn FD thì đơn vị tính là “Hộp” để điền vào cột Đơn vị