Trong thao tác này, cần tạo trớc vùng Database, vùng Criteria, không cần tạo tr- ớc vùng Extract.
- Thực hiện các bớc nh thao tác tìm kiếm để liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện.
- Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria, chọn các các dòng cần xoá.
- Chọn Edit / Delete Row
* Thực hiện Data /Filter /show all để trình bày trở lại các mẫu tin bị dấu đi trong khi thực hiện thao tác.
4. Lọc các bản ghi nhờ AUTOFILTER
Lọc các bản ghi là chỉ cho hiện các bản ghi thoả mãn một điều kiện nhất định. Ta thực hiện các bớc nh sau:
- Đặt con trỏ ô vào vùng Database hoặc di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Nhấn chuột vào menu Data /Filter /Autofilter
Excel tự động chèn những mũi tên thả xuống (Drop-Down arrows) vào bên phải của các tên trờng trong CSDL (nh hình sau đây)
- Kích vào mũi tên bên phải tại cột chứa dữ liệu cần làm tiêu chuẩn để lọc thì xuất hiện một menu liệt kê tất cả các giá trị của trờng này đồng thời thêm 2 mục ALL ( tất cả), TOP 10 (chọn 10 bản ghi có giá trị trờng này lớn nhất, chỉ dùng cho trờng số, số 10 này có thể thay đổi tuỳ ý), Custom ( để nhập điều kiện lọc phức tạp).
Ví dụ:
- Chọn một trong các lựa chọn tại Drop-Down menu: + All: Hiện toàn bộ các bản ghi.
+ Blanks: Chỉ hiện những bản ghi trống.
+ NonBlanks: Chỉ hiện những bản ghi không trống.
+ Custom...: Lựa chọn với những toán tử so sánh (sẽ đợc trình bày chi tiết trong mục Tạo Custom Auto Filter ở dới).
Phần còn lại là danh sách các giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột đó (Khi cần chọn hiển thị các bản ghi theo một giá trị cụ thể nào đó ta chỉ việc kích vào giá trị đó trong danh sách).
Giả sử chỉ muốn lọc các bản ghi có tên DONVI là “tự nhiên” thì ta tiến hành nháy chuột vào giá trị “tự nhiên” trong hộp thoại. Bảng tính chỉ
giữ lại các giá trị thoả mãn điều kiện nh hình sau:
Kết quả trên màn hình hiện ra:
* Ta cũng có thể đặt điều kiện lọc phức tạp trên một trờng.
Chẳng hạn, nếu muốn giữ lại các bản ghi thoả mãn điều kiện 900000<=l- ơng<=1150000 đồng ta tiến hành nh sau:
- Nháy chuột vào mũi tên sau trờng Lơng - Chọn custom
autofilter xuất hiện hộp thoại
Trong đó có 2 hộp bên trái dùng để ghi các tiêu chuẩn so sánh. Ta chọn một tiêu chuẩn nào đó bằng cách kích vào mũi tên của hộp này
dùng để chọn các toán tử so sánh gồm: + Equals: Bằng (=)
+ Does not equal:
Không bằng (< >)
+ Is greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng (> =)
+ Is less than: Nhỏ hơn (<)
+ Is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng (<=)
+ Begins with: Bắt đầu với
+ Does not begin with: Không bắt đầu với
+ Ends with: Kết thúc với
+ Does not begin with: Không kết thúc với
Ta nhập vào hộp thoại biểu thức logic LUONG>=90000 AND LUONG<= 1150000 nh trình bày trong hộp thoại. Rồi nhấn nút OK
* Ta chọn 2 tiêu chuẩn:
Đặt tiêu chuẩn thứ nhất: Chọn các toán tử so sánh trong phần bên trái và chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp trên.
Chọn nút And hoặc Or
Đặt tiêu chuẩn thứ hai: Chọn toán tử so sánh ở phần bên trái và chọn giá trị định so sánh ở phần bên phải của hộp dới.
Kích OK.
5. Các hàm trong cơ sở dữ liệu
Tất cả các hàm dữ liệu đều có các đối là Database, N, Criteria Trong đó:
Database: Vùng dữ liệu của bảng tính.
N: Số thứ tự của trờng dữ liệu cần tính toán, cột đầu tiên trong cơ sở dữ liệu bắt đầu từ bên trái đợc đánh số 1.
Criteria: Vùng tiêu chuẩn.