V. Ra quyết định trong nhĩm
1. Ưu và nhược điểm của việc ra quyết định theo nhĩm.
Ưu điểm:
- Thơng tin và kiến thức đầy đủ hơn. - Tăng tính đa dạng của các quan điểm. - Quyết định cĩ chất lượng cao hơn. - Dễ dàng chấp nhận giải pháp.
Nhược điểm:
- Tốn nhiều thời gian.
- Gây áp lực tuân thủ trong nhĩm.
- Một hoặc một vài thành viên cĩ tính thống trị trong thảo luận. - Trách nhiệm mơ hồ.
Bây giờ, ta xét về hiệu quả và hiệu suất. Các nhà nghiên cứu cho rằng quyết định đưa ra bởi một nhĩm cĩ hiệu quả hơn quyết định đưa ra bởi một cá nhân. Tính hiệu quả ở đây được hiểu là tính chính xác, tính sáng tạo hay tính chấp nhận. Cịn nếu hiệu quả được hiểu là tốc độ thì cá nhân ra quyết định cĩ hiệu quả hơn. Tuy nhiên ra quyết định theo nhĩm thường cĩ hiệu suất (hiệu suất được đo bằng thời gian) thấp hơn ra quyết định cá nhân do nhĩm mất nhiều thời gian để thu thập thơng tin và thảo luận. Nhìn chung khi ra quyết định theo nhĩm, nếu hiệu quả đủ lớn để triệt tiêu những tổn thất về mặt hiệu suất, thì nên khuyến khích áp dụng.
Khi làm việc nhĩm và cùng nhau ra quyết định, nhĩm sẽ áp dụng 1 trong 3 kỹ thuật dưới đây. Các kỹ thuật này sẽ gĩp phần hạn chế bớt những nhược điểm của hình thức này.
2.1 Động não (brainstorming).
Động não là kỹ thuật nhằm khắc phục áp lực tuân thủ trong nhĩm. Kỹ thuật này liên quan đến quy trình tập hợp ý kiến. Các thành viên trong nhĩm ngồi quanh một bàn trịn, người lãnh đạo trình bày vấn đề một cách rõ ràng và dễ hiểu. Sau đĩ, các thành viên tự do đưa ra các giải pháp. Chúng được ghi nhận và thảo luận phân tích mà khơng ai được chỉ trích.
2.2 Kỹ thuật nhĩm danh nghĩa.
Kỹ thuật này hạn chế sự thảo luận trong quá trình ra quyết định. Các thành viên trong nhĩm vẫn gặp mặt nhau như các cuộc họp truyền thống nhưng lại làm việc một cách độc lập. Do đĩ mới cĩ tên là danh nghĩa. Khi tiến hành ra quyết định, kỹ thuật nhĩm danh nghĩa sẽ tiến hành như sau:
(1). Trước khi thảo luận, mỗi thành viên viết ra giấy những ý tưởng của mình liên quan đến vấn đềđĩ.
(2). Từng thành viên trình bày ý tưởng của mình. Khơng thảo luận ngay mà đợi cho đến khi mọi ý kiến được ghi nhận.
(3). Nhĩm tiến hành thảo luận để làm rõ và đánh giá các ý kiến.
(4). Từng người sắp xếp mức độưu tiên cho từng ý kiến. Ý kiến nào cĩ thứ hạng cao nhất sẽ là quyết định sau cùng.
Đây là một dạng cuộc họp mà các thành viên lại thảo luận với nhau trên mạng máy tính. Kỹ thuật này cĩ những ưu điểm như trung thực, nhanh và giấu được tên người cĩ ý kiến.
Tĩm lại.
- Hành vi của nhĩm thể hiện qua kết quả thực hiện cơng việc và sự hài lịng của các thành viên trong nhĩm sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. - Cấu trúc nhĩm sẽ gĩp phần định hình và dự báo hành vi của nhĩm. - Quy trình làm việc của nhĩm sẽ ảnh hưởng đến kết quả cơng việc
và sự hài lịng của các thành viên.
- Mức độ phức tạp hay đơn giản của nhiệm vụ mà nhĩm đảm nhận cũng tác động đến hành vi của nhĩm.
- Việc ra quyết định nhĩm cĩ những điểm mạnh và những hạn chế so với ra quyết định cá nhân. Cĩ thể áp dụng một số kỹ thuật để giảm bớt những nhược điểm này.
Câu hỏi trắc nghiệm
1. Câu phát biểu nào sau đây khơng đúng?
a. Quyết định đưa ra bởi một nhĩm cĩ hiệu quả hơn quyết định cá nhân. b. Quyết định đưa ra bởi một nhĩm cĩ hiệu suất hơn quyết định cá nhân. c. Quyết định nhĩm thường mất nhiều thời gian để thu thập thơng tin và
thảo luận.
d. Quyết định nhĩm thể hiện tính đa dạng về quan điểm.
a. Vị trí. b. Thăng tiến. c. Địa vị. d. Vai trị.
3. Phương pháp mới nhất để giúp nhĩm họp chính thức ra quyết định dựa trên cơng nghệ máy tính là:
a. Kỹ thuật họp điện tử. b. Gửi thưđiện tử. c. Quyết định bằng máy tính. d. Tất cả đều đúng. 4. Điểm yếu của ra quyết định nhĩm đĩ là: a. Tốn nhiều thời gian. b. Tăng áp lực tuân thủ trong nhĩm. c. Trách nhiệm mơ hồ. d. Tất cả đều đúng.
5. Ba nhân viên từ các phịng ban khác nhau trong tổ chức cùng đi ăn trưa thì cĩ được coi là nhĩm chính thức khơng?
a. Đúng. b. Sai.
6. Nhân viên khơng chỉ trích sếp của mình ở nơi cơng cộng hay khơng nĩi chuyện bằng điện thoại quá lâu trong giờ làm việc là những ví dụ liên quan đến:
a. Chuẩn mực. b. Địa vị. c. Đồn kết. d. Vai trị.
7. Tiêu phí thời gian xã hội là một hiện tượng thường xảy ra trong các tổ chức cĩ nền văn hĩa đề cao lợi ích cá nhân.
a. Đúng. b. Sai.
8. Một nhĩm khi làm việc phải tuân theo các quy định và chính sách do ban giám đốc đề ra được coi là một ví dụ về………..ảnh hưởng đến kết quả cơng việc và sự hài lịng của các thành viên trong nhĩm.
a. Cấu trúc nhĩm.
b. Quy trình làm việc nhĩm.
c. Các điều kiện bên ngồi ảnh hưởng đến nhĩm. d. Nguồn lực của các thành viên trong nhĩm.
Bài 6:
TRUYỀN THƠNG TRONG NHĨM VÀ TRONG
TỔ CHỨC
Xin chào,
Ở bài 5, các bạn đã biết rằng hành vi của nhĩm chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Cĩ thể kể cho chúng tơi nghe những yếu tố đĩ là gì khơng? Và các yếu tố này cĩ liên quan gì đến bài học ngày hơm nay khơng?
Câu trả lời là : Cĩ. Trong số các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhĩm, chắc các bạn khơng quên quy trình làm việc của nhĩm. Một nhĩm khi làm việc phải cĩ sự trao đổi, thảo luận, chia sẻ thơng tin để đi đến thống nhất về cách làm và hỗ trợ lẫn nhau để hồn thành tốt cơng việc được giao. Vậy quá trình trao đổi, thảo luận đĩ chính là truyền thơng. Ngồi ra truyền thơng cịn tác động đến nhận thức của mỗi cá nhân mà chúng ta cĩ dịp đề cập ở bài 2 và hỗ trợ cho các quyết định của nhĩm. Trước khi đi vào nội dung bài học, đừng quên rằng bài này sẽ giúp cho các bạn:
- Hiểu thế nào là truyền thơng và quy trình về truyền thơng. - Nắm vững các dạng truyền thơng trong tổ chức.
- Biết được những ảnh hưởng của tin đồn và cách kiểm sốt tin đồn.
- Biết cách lựa chọn hình thức truyền thơng phù hợp với thơng tin muốn truyền đi.
NỘI DUNG