- Cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà hàng Hoa Sen số 1:
2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong nhà hàng Hoa Sen số 1:
hàng Hoa Sen số 1:
Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong toàn hệ thống nhà hàng:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của hệ thống nhà hàng
Giám Đốc Nhà Hàng
Các hoa sen
Trang trí âm thanh
Phòng thị trường
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 1
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 2
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 3
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 5
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 6
Cửa hàng trưởng Hoa Sen 7
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc nhà hàng:
- Lập kế hoạch, quản lý điều hành, giám sát hoạt động kinh doanh của hệ thống nhà hàng.
- Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của hệ thống nhà hàng trước hội đồng quản trị.
- Lập kế hoạch, tổ chức tuyển dụng nhân sự cho toàn bộ hệ thống nhà hàng. Thực hiện phân công, phân nhiệm cho tất cả các bộ phận trong hệ thống nhà hàng.
Phòng thị trường:
Phòng thị trường có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc nhà hàng trong việc quản lý, điều hành thuộc các lĩnh vực như kinh doanh, tiếp thị, quảng cáo.
Phòng thị trường có nhiệm vụ chính như sau:
- Nghiên cứu thị trường và đưa ra thị trường mục tiêu cảu nhà hàng. Từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh cho hệ thống nhà hàng.
- Thu thập phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạc tiếp thị quảng cáo của công ty.
- Tiến hành phân tích nhu cầu của thị trường mục tiêu và từ đó xây dựng thực đơn mới.
- Nghiên cứu giá cả, khảo sát thị trường từ các nhà hàng khác, đề xuất chiến lược kinh doanh cho nhà hàng phù hợp với từng giai đoạn và phù hợp với
chiến lược của công ty. Trang trí, âm thanh:
- Có nhiệm vụ chuyên phụ trách về vấn đề trang trí và âm thanh loa đài cho toàn bộ hệ thống nhà hàng.
- Tổ chức trang trí cho hệ thống 7 nhà hàng phù hợp với mục đích sử dụng: tiệc cưới, hội nghị, tiệc đứng...
- Trang trí nhà hàng sao cho phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng và thường xuyên quan sát đối thủ cạnh tranh và cách trang trí mới trên thị trường để học hỏi và phát huy.
- Thường xuyên tu sửa, bảo dưỡng hệ thống loa đài trong các nhà hàng.
- Luôn có những sáng kiến mới trong trang trí tạo sự hấp dẫn và thích thú cho du khách.
Các Hoa Sen:
Là hệ thống 7 Hoa sen và bao gồm 7 cửa hàng trưởng cũng như các nhân viên cụ thể có cơ cấu và có chức năng nhiệm vụ của từng vị trí tương tự như nhà hàng Hoa Sen số 1 sẽ được vẽ cụ thể ở phần sau đây.
Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà hàng Hoa Sen số 1:
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức của nhà hàng Hoa Sen số 1
Bộ phận quản lý nhà hàng Bộ phận bàn Bộ phận bếp Nhân viên Nhân viên Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ phó
Tổ phó
Nhà hàng hoạt động theo phương thức khoán quản, tức là công ty khoán đủ về doanh thu và nhà hàng thực hiện. Đứng đầu nhà hàng thuộc bộ phận quản lý là cửa hàng trưởng nhà hàng Hoa Sen số 1. Tiếp theo đứng đầu bộ phận bàn là Cửa hàng phó bàn, đứng đầu bộ phận bếp là cửa hàng phó bếp rồi tiếp tục đến các tổ trưởng, tổ phó, nhân viên của từng bộ phận. Các bộ phận này có mối quan hệ rất chặt chẽ, đồng bộ với nhau. Bởi vì chất lượng dịch vụ, sản phẩm của mỗi một cá nhân trong từng bộ phận sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và uy tín toàn nhà hàng.
Chức năng nhiệm vụ của từng chức danh:
- Bộ phận quản lý nhà hàng:
+ Chịu trách nhiệm thừa hành lệnh của giám đốc, quản lý chung và quan hệ với khách hàng.
quý và theo năm.
+ Lập kế hoạch nhập hàng cho nhà hàng Hoa Sen số 1 + Điều hành hoạt động kinh doanh cuả nhà hàng
+ Quản lý và hỗ trợ nhân viên trực thuộc trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
+ Báo cáo tình hình kinh doanh theo yêu cầu của ban giám đốc hệ thống nhà hàng.
+ Báo cáo và đề xuất các biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh tại cửa hàng theo ngày hoặc theo định kỳ từng tuần, từng tháng.
+ Theo dõi và đốc thúc thu hồi công nợ của khách hàng
+ Kiến nghị các vấn đề liên quan đến sản phẩm, chính sách bán hàng để hoạt động kinh doanh phát triển hơn.
+ Thiết lập và duy trì mối quan hệ với các hãng sản xuất, đại lý, nhà cung cấp các sản phẩm trong lĩnh vực nhà hàng.
+ Theo dõi các chi phí hoạt động và đề ra các biện pháp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Đào tạo và huấn luyện nhân viên về nghiệp vụ.
+ Đánh giá nhân viên định kỳ, hàng quý hoặc đột xuất theo yêu cầu.
+ Đề xuất các chế độ chính sách cho cấp dưới: điều chỉnh lương, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, sa thải.
+ Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng các thiết bị tài sản được giao của bộ phận.
+ Đảm bảo cửa hàng tuân thủ quy chế, quy định, hệ thống quản lý chất lượng của công ty quy định.
+ Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban, nhà hàng và hệ thống lưu trú, lữ hành, lễ tân... trong toàn công ty. Chủ động hỗ trợ và phối hợp với các nhân viên khác nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty.
+ Tham gia các hoạt động chung, hoạt động tập thể của toàn công ty, đồng thời tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cho cửa hàng.
+ Theo dõi vệ sinh ăn uống của nhà hàng, thái độ phục vụ của nhân viên đồng thời hàng tuần, hàng tháng chủ trì các cuộc họp chung để rút kinh nghiệm phục vụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Trưởng bộ phận bàn:
+ Chịu trách nhiệm trước cửa hàng trưởng về lĩnh vực phục vụ bàn.
+ Phải nắm được các yêu cầu, ý kiến của khách để phản ánh với cửa hàng trưởng và giám đốc đồng thời làm việc với các bếp trưởng.
+ Quản lý và phân việc cụ thể cho nhân viên dưới quyền.
+ Luôn luôn theo dõi sát sao quy trình phục vụ khách của nhân viên
+ Có nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới hoặc các nghiệp vụ mới trong lĩnh vực phục vụ bàn.
- Bếp trưởng:
+ Chịu trách nhiệm trước của hàng trưởng về bộ phận bếp.
+ Tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra nhân viên nhà bếp thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
+ Hàng ngày kiểm tra sổ đăng ký khách ăn để tính tiêu chuẩn dự trữ nguyên liệu, thực phẩm để chế biến các món ăn.
+ Đồng thời còn phải đảm nhiệm chế biến món ăn hoặc hướng dẫn nhân viên chế biến món ăn theo đúng quy trình và kỹ thuật, có chất lượng và mỹ thuật cao tạo cảm giác ngon miệng cho thực khách, và có thể tiết kiệm được nguyên liêụ thực phẩm trong chế biến.
+ Thường xuyên chỉ dẫn , kiểm tra các nhân viên thực hiện theo quy trình chế biến và giải thích các yêu cầu về chất lượng, mỹ thuật, vệ sinh,... của các món ăn.
- Tổ trưởng bàn:
+ Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc phục vụ bàn.
+ Chịu sự chỉ đạo và làm theo yêu cầu của cửa hàng phó bàn.
+ Đốc thúc nhân viên phục vụ bàn và kết hợp với họ để phục vụ thực khách các món ăn.
+ Phân công công việc cho nhân viên về các dẫy bàn, các món.
+ Nhận các yêu cầu trực tiếp của khách và giúp khách những việc khách có yêu cầu thêm.
- Tổ trưởng bếp:
+ Thực hiện chế biến món ăn theo hướng dẫn của bếp trưởng.
+ Đồng thời hướng dẫn nhân viên bếp về các quy trình chế biến, vệ sinh an toàn thực phẩm và trang trí món ăn.
+ Kết hợp với bộ phận phục vụ bàn đưa món ăn ra để phục vụ cho thực khách.Tổ chức nhân viên trong việc sơ chế thức ăn và chế biến nóng theo đúng thực đơn và đảm bảo đúng yêu cầu của khách về thời gian, số lượng và chất lượng món ăn.
- Tổ phó bàn:
+ Chịu trách nhiệm ở các khu vực của phòng ăn, nhận các yêu cầu của khách cũng như giúp khách trong những việc khách yêu cầu.
+ Kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ khăn trải bàn, bày biện những vật dụng cần thiết trước bữa ăn như một nhân viên phục vụ bình thường.
+ Đồng thời giúp đỡ tổ trưởng bàn quản lý nhân viên phục vụ và đốc thúc họ làm việc.
- Tổ phó bếp:
+ Tổ chức chế biến món ăn theo hướng dẫn của tổ trưởng và của hàng phó bếp.
+ Hướng dẫn nhân viên sơ chế thức ăn khi mới được mua về.
+ Quan sát và đốc thúc nhân viên bếp làm việc theo đúng quy định và phân công.
- Nhân viên bàn:
+ Nhân viên phục vụ các món ăn cho du khách đồng thới phục vụ trực tiếp khách tại bàn ăn.
+ Liên lạc giữa các khu vực bàn và khu vực bếp, bưng dọn bát đĩa thức ăn thừa... vào trong và mang thức ăn từ bếp ra.
+ Phục vụ bia, rượu, nước ngọt theo yêu cầu của khách, đồng thời còn phải biết giới thiệu các loại đồ uống dùng cho đúng khẩu vị riêng của từng món.
+ Chịu trách nhiệm thu dọn các bàn ăn đã xong, thay khăn bàn, quét dọn phòng ăn.
- Nhân viên bếp:
+ Thực hiện sơ chế món ăn khi mới được mua về. + Tổ chức làm theo sự hướng dẫn của tổ trưởng bếp.
+ Trang trí món ăn và kết hợp với bộ phận bàn mang thức ăn ra phục vụ khách.
+ Tổ chức thu dọn bếp và rửa sạch trang thiết bị trong bếp sau khi nấu và phục vụ xong.
Bảng 2.6: Nguồn nhân lực của nhà hàng Hoa Sen số 1:
Đơn vị: người
Nhân viên bàn Nhân viên bếp
Nam 10 22
Nữ 14 6
(Theo: Cửa hàng trưởng nhà hàng Hoa Sen 1)
Toàn bộ nhà hàng Hoa Sen số 1 gồm 53 người trong đó có một cửa hàng trưởng. Cuh thể nhân viên phục vụ bàn gồm 24 người, nhân viên bếp gồm 28 người và đội ngũ nhân viên của nhà hàng hàng năm được đi thi nghề cũng như nâng bậc nghề vào mùa vắng khách. Nhìn từ bảng trên ta có thể thấy sự sắp xếp nhân viên bất hợp lý. Bởi vì nhân viên bếp quá đông, đông hơn rất nhiều so với nhân viên phục vụ bàn. Điều này sẽ dẫn đến sự lãng phí nguồn nhân lực nếu không được sử dụng một cách tối đa.
Nhìn từ bảng ta cũng thấy cơ cấu nam nữ trong nhân viên rất cụ thể, ở bộ phận bàn do cần sự kheo léo khi phục vụ khách nên nhân viên nữ nhiều hơn nhân viên nam còn ở bộ phận bếp thì nhân viên nam chiếm đa số.
Đội ngũ lao động của nhà hàng đều là những người được đào tạo căn bản với trình độ thấp nhất là được đào tạo nghiệp vụ 6 tháng sơ cấp du lịch và trình
độ cao nhất là đại học chiếm 13 người đạt 24,5%, 26 nhân viên đạt trình độ cao đẳng và trung cấp đạt 52% còn lại đạt trình độ sơ cấp.